CybozuDays大阪ガルーンセッションレポート～事例に学ぶグループウェア移行成功の鍵～

こんにちは、ガルーンチームです。12月6日に大阪で開催されたサイボウズのイベント「Cybozu Days 2016 大阪」。こちらも予想を超える多くのお客様にお越しいただきました。

＜ありがとうございました！＞

そんな「Cybozu Days 2016 大阪」でガルーンチームがお届けしたセッションは「事例に学ぶグループウェア移行成功の鍵」。今回はその内容を抜粋してご紹介します。

そろそろ他のに乗り換えたいな~でも・・・

グループウェアに限らずですが、システム移行には常に壁が立ちはだかるもの。よく聞くのは

社内からこんな声が上がると「乗り換えるの止めようかな・・・」と気持ちが萎えてしまう方も多いと思います。でも、それで検討を止めてしまうのはもったいない！ここは一つ一つ、落ち着いて考えてみましょう。

移行を阻む声①「今のままでも仕事できてるし、十分じゃない？」

確かに今のままでも業務は回っているかもしれません。でもその業務・・・

大切な情報がメールに埋もれてしまったり、情報の行き違いから手戻りが発生したり・・・。1つ1つは小さなことですが、積み重なると膨大な時間のロスになっている可能性があります。

昔のグループウェアの役割は、単なる情報共有やワークフローだけでしたが、近年はコミュニケ―ション基盤としての役割も増えてきました。

例えばガルーンの場合、「スペース」や「メッセージ」のようなコミュニケーション機能が豊富に備わっています。

　■グループウェアNEWSバックナンバーより

　・スペースの活用：　【徹底解説】情シスの情報共有を考える－スペース活用法②－

　・メッセージの活用：　社内イベントの準備はメッセージでー創業祭裏話ー

　・スケジュール活用：　【徹底解説】会議を効率化させるためにガルーンでできること－スケジュール活用術－

グループウェアがコミュニケーションの基盤になると、メールボックスにごちゃまぜだった情報が、すっきり整理できます。イメージとしてはこんな感じ。

ITの世界は日進月歩。今のシステムが本当に最適なのか？今一度見直してみると、業務を効率化できるヒントが見つかるかもしれません。

移行を阻む声その②「コストアップは許さん」

システム移行を検討する場合、コストは重要なポイントです。誰だって今よりもコストダウンすることを期待するでしょう。でも、ここで気を付けなくてはいけないのは、目に見えるコストだけではなく、目に見えないコストも含めて考える必要がある、ということです。

グループウェア移行のときは、オンプレかクラウドか？開発プラットフォームかパッケージか？と比較することが多いと思います。このとき、要件を実現するためにどれだけの手間や時間がかかるのか？というところも含めて、考える必要があります。ライセンス費だけを見て「コストアップするから」と選択肢を狭めず、運用管理全体で検討することが大切です。

移行を阻む声③「データ移行しんどい・・・」

5年10年と使い続けてきたシステムには、大量のデータが眠っていることでしょう。データは企業の大切な資産。全データを新システムに移行するのが理想的と考えるのは自然なことです。しかし、今日の業務に必要はデータ、果たして全体の何％でしょうか？

一般的にPCに保存しているファイルのうち、実際に利用するのは「全体の2割」と言われています。使われないデータを時間と費用をかけて移行するのは無駄なこと。データの棚卸をきちんと行うことが大切です。

システムそのものに関しても、旧システムを完璧に再現する必要はありません。現在と、この先の業務で必要なシステムはどれなのか？一度立ち止まって考えてみることをお勧めします。

どこから手を付けていいか分からない・・・という方は導入相談へ！

グループウェア移行の概要は分かった。でも具体的にどうすればいいの？そんな疑問をお持ちのお客様には「導入相談Cafe」がおすすめ。サイボウズでは製品の導入をご検討中のお客様を対象に、個別相談を毎日行っています。

現在ご利用中のツールをガルーンやkintoneに置き換えるにはどんな方法があるの？移行のステップは？このような疑問に、マンツーマンでご相談をお伺いします。また、Notesをご利用中のお客様については、専用の相談会をご用意しています。カフェスペースでの相談会ですので、お気軽にお申込みください。皆様のお越しをお待ちしております！

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