こんにちは。最近東京オフィスの近くにオープンした星のや東京が気になってしょうがないガルーンプロモーションチームです。

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社会人の悩み「会議」

さて、社内の業務効率化の話になると必ず出てくるのがこんな声ではないでしょうか。

　　「打合せが多くて自分の仕事ができない」

　　「無駄な会議が多い」

会議効率化の記事は、ニュースサイトやブログでも多く見られます。

　　一流のリーダーはすべての会議をこうして30分以内にした

　　会議を効率化し、生産性を高めるためにやるべき10の取り組み

　　会議の何が問題なのか？

もはや日本の全社会人が悩んでいると言っても過言ではない「会議」。そこで今回はガルーンのスケジュールを使って会議を効率化する方法をご紹介します。

事前に資料を共有する

まず会議開始前に必要な資料を共有しましょう。なるべく1日前、量の多い資料は3日前が理想。たとえば下記の記事では、資料を事前配布することを徹底したところ、会議参加者からは「会議が活発になった」という声が寄せられたそうです。

参加者が事前に資料を読んでおけば、会議中は疑問点の確認をするだけ。時間の節約になりますね。資料を送るときに使うのは

メール

ではなく

ガルーンのスケジュール

スケジュールの詳細画面に、ファイルを添付するだけで、関係者に資料を共有することができます。

資料を更新する場合も、いちいちメールを配信しなおさなくて済みますし、メールボックスの容量節約にもなります。

アジェンダに沿って進める

また、当日話すことや決めるべきことをまとめたアジェンダを用意することも大切です。

アジェンダを見ながら会議を進めると、「この会議で決めるべきことはなにか」「あとどれくらい議題があるのか」などを全員で共有できるので、話が脱線したり、時間オーバーすることを防ぎます。事前にアジェンダを共有するために使うのは

メール

ではなく、ここでも

ガルーンのスケジュール

詳細画面の下についているコメント欄が便利です。議題にあげたいことを、それぞれがコメント欄にあらかじめを書き込んでおくと、そのままアジェンダ代わりになります。

1画面にまとまっていることで、議題の見落としを防ぐことができ、またアジェンダ作成時間の短縮にもつながります。

その日のうちに議事録の配信し、タスクをフォローする

「じゃ、そゆことで」と終わった会議、その後TODOがほったらかしになってしまうことはないでしょうか。このようなことを防ぐためには、会議終了後、各自のタスクや課題を書いた議事録を配信し、それに沿ってフォローをしていくことが重要です。

さて議事録を配信するときに使うのは

メール

ではなく、やっぱり

ガルーンのスケジュール

レポート作成ボタン(マルチレポート機能)から、議事録を作成することができます。

議事録が登録されたら、参加者には通知が配信されるので、改めてメールで配信する必要はありません。また議事録に異議がある場合は、議事録のコメント欄を使って連絡することができます。

議事録を見ながらやりとりすれば、読み違いや誤解を防ぎ、スムーズにやりとりすることができます。　※パッケージ版のガルーンでは、マルチレポート機能を使うためにはサービスライセンスの契約が必要です。

会議のメールが不要になる？！

お気づきかもしれませんが、ガルーンのスケジュールをフル活用すれば、打合せに関するメールを全てなくすことも可能です。日程調整や資料配布などの細かいやりとりをスケジュールに集約することで、伝達漏れを防ぐことができます。また、1つにまとまってるからあとから資料や議事録を探すのも簡単。「あのときの資料どこだったかなぁ・・・」がなくなります。

終わりに

ガルーンのスケジュールは使っているけど、コメントやレポート機能は使ったことがない・・・という方も意外といらっしゃるのではないでしょうか。思い切って使ってみると、情報がまとまっていること、メールをいちいち出さなくて良いことの便利さを感じていただけるはずです！まずはチームの定例会など、身近な会議で試してみてください。

サイボウズ アシスタントプロダクトマネージャー　山本悠子