★2016年春のイベントレポートその3★ 「クラウド コンピューティング EXPO 」 に出展しました。

こんにちは。ガルーン プロモーションチームです。

今回は、5月に東京で開催された「クラウド コンピューティング EXPO 春」への出展レポートです!

ジャングルのようなブースデザイン

毎回ユニークな展示ブースで定評のあるサイボウズですが、今年は「CYBOZU FOREST CAFE」をテーマに、ジャングルのような楽しいデザイン。いつもは日本橋オフィスにいるキリンや羊、サル、鳥たちも大移動して、美味しいコーヒーやお菓子と共に皆様をお迎えしました。

無題.png <キリン親子も日本橋から駆けつけました>

ガルーン コーナーでは、5月にアップデートされた新機能(詳しくは 2016年5月版アップデート紹介(前編)2016年5月版アップデート紹介(後編)をご覧ください。)のご説明やNotesマイグレーションのご相談コーナーを設けました。

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<今年のEXPO限定!? カフェ風なロゴが眩しいガルーンのパネル>


お陰様で、常に人足が絶えず大盛況だったガルーン コーナー。Notesマイグレーションの抱える課題を説明した動画を公開し、Notesの移行先としてGaroonとkintoneで実現できることをご紹介したところ、立ち止まって見てくだったり、ご質問を頂いたりとご好評を頂きました。

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<ブース内では、「Notes マイグレーションセミナー」も開催>

また、ビジネスプロダクトマネージャー 池田の「Notes マイグレーションセミナー」が終了すると、4台のPCがすぐに埋まり・・・並んで頂くこともしばしば。実際にデモ画面をご覧頂き、ご要望を伺うという流れが1日に何度も続き、改めて「Notes マイグレーション」の注目度の高さを実感する機会となりました。

ガルーンのワークフロー

「新機能」や「Notes マイグレーション」に続いて多かったのが、ワークフローへのご質問やお悩み。「ガルーンのワークフローでは何ができるの?」「サイボウズ Officeのワークフローとは、何が違うの?」などなど。

たしかに、スペースやメッセージなどガルーン特有のものはパネルなどでも詳しくご説明していますが、ワークフローだけを詳しくご説明!という機会はあまりなかったかもしれません。

そこで、今回少しだけ機能のご説明をさせていただきます。

ガルーンのワークフロー 3つの特徴

ガルーンのワークフローは、紙書類で行われている申請・承認業務を電子化することによって業務プロセスの改善を実現するアプリケーションです。履歴が全て残るため、近年重要性が謳われている、内部統制の「見える化」にも有効と言われています。まずは、3つの特徴をご紹介します。

■「サイボウズ ガルーン」とセットで手軽に導入、ユーザー情報も一元化

ガルーンに登録されているユーザー情報を、ガルーン ワークフローでそのまま利用できます。組織変更などに伴う、複雑な権限などの変更作業も一度のメンテナンスで実行できます。最新の申請や承認案件はガルーンに通知されるので、申請・承認業務の効率がさらにアップ。また、ガルーンのハードウェア*をそのまま利用できるので、トータルコストを劇的に抑えることが可能です。

* オンプレ製品の場合は、利用状況によってハードウェアの増強 / 追加アプリが必要になる場合あります。

■Webブラウザ上で申請フォームを簡単作成

Webブラウザ上から申請フォームを簡単に作成でき、専門の知識は不要。さらに、すぐに使える無料テンプレートを60種類以上ご用意しています。シンプルで直感的な構成のため、用途に応じて様々なフォームの申請書類をすぐに作成することができます。

■モバイルからも承認

至急承認が必要な稟議案件も、添付書類の付いた見積書も、外出先から申請・承認することができます。接続方法は、ブラウザーからアクセス可能なスマートフォン画面と、シンク型アプリケーションの「KUNAI」を、必要に応じて選択することが可能です。

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モバイルによるワークフロー利用の詳細は、実際にご活用頂いているコンビ株式会社様の事例にも記載しています。合わせて、ご覧ください!

ワークフローおすすめ機能

申請 ⇒ 通知 ⇒ 承認 ⇒ 確認と、一連の流れに必要な多くの機能を備えていますが、その中でもご好評いただいているのが、以下の3つの機能です。

代理申請・代理承認

出張や長期休暇の時でも申請が滞らないよう、承認経路を変更せずに代理人が申請 / 承認処理を行うことができます。処理履歴もきちんと残るため、管理面でも安心です。

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経路設定・経路の自動分岐

組織図や属性別の「ロール」単位で承認経路を設定できるため、人事異動があっても自動的に所属部署の上長が設定されます。また、条件によって経路を自動的に変更できるため、経路設定に迷うことがありません。

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スケジュールへの自動登録

「休暇申請」や「出張申請」など、個人の予定に関わるようなワークフローを申請した場合、承認と同時に指定した日時に、自動でスケジュール登録できます。

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いかかでしたか?ガルーンのワークフローは、「専用のシステムを導入するほどのお金は掛けたくないけれど、承認・申請を効率化したい」「グループウェアと一緒に始めてみたい」という方におすすめです。もちろんデータの出力ができるため、申請データの二次活用も可能です。

次回は北の大地へ

春のイベントその4は、6月30日(木) - 7月1日(金)の2日間、「Cloud Days 札幌」にkintoneやサイボウズ Officeと共に出展します。ガルーン プロモーションチームからも参加しますので、日頃お会いできないお客様と直接お話できることを、チーム一同楽しみにしております!皆さまのご来場をお待ちしております。

サイボウズ ガルーン アシスタントプロダクトマネージャー 矢岡郁絵