ビジネスのアドバンテージに!ワークフロー活用効果まとめ


「ガルーン」のお客様の中で、ワークフローをご利用いただくお客様が年々増えています。使われるからには、きっと活用効果があるはず・・・!
お客様からお聞きしたワークフローの活用メリットや運用ノウハウをまとめてご紹介します。

◆INDEX◆
■ワークフローの活用メリットって?
■どんなシーンで使えるの?
■これからワークフローを利用したい。ポイントは?

ワークフローの活用メリットって?

1. 進捗状況が確認できる

ワークフローを電子化すると、進捗状況がひと目でわかるようになります。万が一、急ぎの申請が止まっていても、その決裁者に直接確認できます。

    • 申請した側もどこまで処理が進んでいるか、誰のところで止まっているかを簡単に確認できます。
      株式会社池田模範堂

      株式会社池田模範堂

    • 地方都市との郵送にかかる時間もなくなり、オンラインで瞬時に承認されます。複数の承認者が必要な申請も、経緯をたどることが可能となり、スピードがビジネスのアドバンテージになりますね。
      コンビ株式会社

      「ガルーン 3」と会計システムの連携

    • 紙で申請を回していたときは、誰で止まっているかが分からない状況でしたが、ワークフローを入れてからは、ステータスをきちんと管理できるようになりました。
      リース業他のお客様(第14回ガルーンユーザー会)

      第14回ユーザー会レポート

2. ペーパーレスによる業務改善とコスト削減効果

申請書の数が多い場合は、処理がとりわけ大変です。紙での申請は、判を押したり、書類を受け渡したりするだけでも、かなりの手間がかかってしまいます。ワークフローを活用することで、こうしたムダを削減することができます。

    • 以前の"1枚1枚押印して、次の担当者に紙を回す"という状況から比べれば、手間の面でも時間の面でも格段の差がありますね。
      株式会社幸和製作所

      株式会社幸和製作所

    • 申請書類が紙の束で渡されたのを処理していると、ほとんど中身を見ないんですね。ハンコを押すことが目的のロボットになってしまいますから。しかし、「KUNAI」だと申請書の金額が目に入ってくるんですね。ですので、以前よりも返って中身を精査するようになりました。
      株式会社IDA

      株式会社IDA

    • 「ガルーン ワークフロー」導入を機に介護事業を含む社内の稟議案件の電子化を実現し、決裁や情報伝達のスピードを大幅に向上しました。稟議の紙のやりとりについてもほぼなくなり2010年の開始前と比較して、目標の半分程度まで紙の削減を達成しています。
      ワタミ株式会社

      ワタミグループ導入事例

    • ペーパーレスによる経費削減の効果は実感としてあります。また、申請承認のスピード化はもちろん、「ガルーン」を活用することで、業務に専念できる"時間"を生みだし、結果的に会社の"利益"につながっています。
      九州産業交通ホールディングス株式会社

      九州産業交通ホールディングス株式会社

    • 現在、運用開始から三年目に入っています。初期目標だったペーパーレスについては営業全体が利用するようになって1帳票あたり300枚/月の削減につながり半年で達成できました。
      日本ヒルティ株式会社

      日本ヒルティ株式会社

3. モバイル活用で決裁スピードアップ

KUNAI_ワークフロー
「ガルーン」のワークフローは、スマートフォンやタブレットから承認することができます。時間や場所を選ばず決裁できるようになれば、全社の意思決定のスピードが上がります。

    • いちいちPCを開く必要もなく、どこでも営業日報などを見られるし、承認なども行える。
      東洋ハイテック株式会社

      東洋ハイテック株式会社

    • 押印する立場の上長や取締役は外出や出張の機会が非常に多く、いつもどこかで承認が止まってしまっているという状況でした。現在では外出先でもiPadやiPhoneを使って承認作業ができるため、移動中や空き時間などに小まめに行ってもらえるので、決裁スピードが上がりました。早く承認が下りるとその分現場は早く動けますから、全社の業務スピードが向上しています。
      株式会社幸和製作所

      株式会社幸和製作所

    • 出張の多い役員層での「ケータイ」活用が頻繁です。緊急時にも迅速に指示を出せる環境を整えることで、意思決定スピードも飛躍的に向上しました。未承認事項についても滞留時間を確認できるので、承認者の責任範囲もより明確になりました。
      鴻池運輸株式会社

      鴻池運輸株式会社

    • 即座の判断が必要な際にも、時間や場所を選ばず迅速に対応できます。決裁者は外出も多いので、ケータイから利用することが多いですね。あらゆる業務の決定事項に活用している、まさに基幹システム的な役割を担っています。
      株式会社エスプール

      株式会社エスプール

    • 駅や空港での待ち時間や、例えばスポーツジムで一息してる、ちょっとした空き時間に申請の内容を確認して承認できます。かなり効率的ですよ。
      株式会社IDA

      株式会社IDA

4. 証跡を残せるから業務フローの見直しや監査対応もスマート

ワークフローの証跡

ワークフローを活用すれば、「いつ」「だれが」「何を」承認したのかという証跡や、関連書類を一元管理できます。検索性にも優れているため、必要な書類を見つけ出すことも簡単です。

    • 証跡が残るだけでなくどの部署からの依頼が多いとか、どんな依頼が多いといった内容を簡単に集計できることもわかりました。それによって、業務の計画を立てることや、業務フローを改善できることもワークフロー導入のメリットだと思っています。
      サービス業のお客様(第7回ガルーンユーザー会)

      第7回 ユーザー会レポート ワークフローの活用事例

    • J-SOXでは、システム改訂した経緯を説明する必要があるのですが、今は決裁された「ガルーン」のワークフローの承認の証跡、障害管理票とエビデンスを見せるだけで済んでいます。以前のように、いろいろなファイルから書類を探してくるという必要が一切なくなりました。
      リース業他のお客様(第14回ガルーンユーザー会)

      第14回ユーザー会レポート

どんなシーンで使えるの?

  • 「Garoon」のワークフロー機能を活用することで、現在では、人事、総務、経理から、開発、営業まで、大部分の申請書を電子化。稟議書はもちろん、金型申請書といった専門的なものまで含めて、全部で80程度の申請フォームが使われている。
    株式会社幸和製作所

    株式会社幸和製作所

  • 日常の少額決済や手続きなど、現場レベルで処理するものはガルーンのワークフローを活用し、スピードアップを図っています。
    株式会社ツクイ

    株式会社ツクイ  導入事例

  • 現状は、休暇申請や教育講習の申請など簡易的な用途で使っていますが、他にも使い道を探りたいと思っています。
    検査協会のお客様(第4回ガルーンユーザー会)

    第4回 ユーザー会レポート ワークフローの活用テクニック

  • ワークフローは、各種システムのデータ変更・抽出依頼、ファイルサーバーに関する依頼、ホームページに関する変更依頼に使っています。
    サービス業のお客様(第7回ガルーンユーザー会)

    第7回 ユーザー会レポート ワークフローの活用事例

  • これからワークフローを利用したい。ポイントは?

    1. まずはやってみる

  • 完璧にやりきろうとするとどうしても構えてしまって踏み切れないと思うので、ダメならやめようというくらいの気持ちで始めてはどうでしょうか。
    製造業のお客様(第7回ガルーンユーザー会)

    第7回 ユーザー会レポート ワークフローの活用事例

  • 今ある申請書を電子化するのではなく、新しく申請書が必要になったタイミングでワークフローを使い始めるという方法もあります。当社も初めに導入したのは新しく申請が必要になった「Web規制解除申請」でした。
    製造業のお客様(第7回ガルーンユーザー会)

    第7回 ユーザー会レポート ワークフローの活用事例

  • 半年前に一部の業務だけでワークフローを使い始めたのですが、実際に使ってみることで社内のメンバーにワークフローを活用するメリットが伝わったようです。
    リース業他のお客様(第14回ガルーンユーザー会)

    第14回ユーザー会レポート

  • 2. とにかくシンプルに

  • シンプルに作ることがポイントだと思います。簡単な内容ならテキスト、複雑な場合はWordやExcelのファイルを添付しています。
    製造業のお客様(第7回ガルーンユーザー会)

    第7回 ユーザー会レポート ワークフローの活用事例

  • 元々は非常に複雑な承認経路だったのですが、過去の失敗を考慮して電子化する際に経路をシンプルにしました。承認は直属の上司のみとし、その他の関係者は回覧に入れて確認のみ行なっています。
    製造業のお客様(第7回ガルーンユーザー会)

    第7回 ユーザー会レポート ワークフローの活用事例

  • フォームや経路は、あえて細かい設定を行わず、「複数行テキスト」を使うようにしています。この方法だと、紙の申請書と考え方が近いので、移行しやすいです。
    製造業のお客様(第7回ガルーンユーザー会)

    第7回 ユーザー会レポート ワークフローの活用事例

  • 3. 現場の使いやすさを最優先

  • 本社側の想定と現場が求めることが違うケースがあるのですが、現場優先が大事だと考えているので、そういうものは変更しながら運用しています。
    日拓リアルエステート株式会社(第14回ガルーンユーザー会)

    第14回ユーザー会レポート


  • ワークフローを活用することで、こんなにも多くのメリットが得られるのですね。「試してみたい」と思った方は、ぜひサイボウズまでお問い合わせください!

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    サイボウズ プロモーション担当 荒川 真実