「ゆとり型新入社員を 3 ヶ月で即戦力に変える」グループウェア活用術

4月になると新入社員が入ってくる企業も多いのではないでしょうか。
異なる価値観を持っているため、今までの教育方法ではなかなか分かり合えない「ゆとり世代」。新入社員たちのモチベーションを維持し、育てていくのはいままで以上に難しいものとなっています。

そんな「ゆとり型社員」を即戦力に変えるとっておきの「ガルーン」の活用術がありました。

新入社員に会社の一員と意識させるには

入社したばかりの新入社員。まだまだ社会人としての意識は浅く、会社のこともよく知りません。
そこで企業の情報をひとつに集約したポータルと、掲示板での企業理念や会社のルールの共有が非常に役に立ちます。

・ポータル活用

ポータルは自分宛の更新通知と企業内の情報を一画面に集約します。社内FAQや、規定などの情報をまとめたポータルを作成することで、新しく入社して業務する際に必要なことを「ガルーン」にまとめて表示することができます。
このようなポータルを使えば、名刺作成や勤怠管理、社内のシステムの設定方法や各種申請の依頼もスムーズに行え、これらを教えるための打ち合わせを、特別に設ける必要がなくなります。

ポータル【社内手続きをひとつにまとめたポータル】

・企業理念の共有

日々の業務の教育はもちろんのことですが、会社としてのビジョンや企業理念を共有し、目標を意識させる必要もあります。
しかし、大企業であればあるほど、直接社長や経営層の考えを直接新人に伝えたり、全社の目標を浸透させることは難しいことです。社長や経営層が掲示板で、自らの考えを発信し続け、目標を共有することで新人はもちろん全社員にも考えを届けることができます。それを読んだ新入社員は、双方向のコミュニケーションが取れる場であれば、質問や疑問を掲示板で気軽に聞くこともできます。情報の発信とコミュニケーションによって、お互いの理解が深まるのではないでしょうか。

スクリーンショット 2014-02-27 17.15.36【社長のメッセージを発信するポータル】

飲みニケーションはもう古い!今どきの悩み相談はグループウェアで

とある企業の開発部署に配属されたゆとり型新入社員Aさん。技術力はそこそこあるようなのですが、あまりコミュニケーションが得意ではなく、ゆとり世代によくあるように飲み会にも参加しないため、日々どんなことを考えているのかがあまり見えてきません。

・掲示板で日報を書くことで悩んでいることが一目瞭然

掲示板で日々の業務を日報に書いてもらうことで、行ったことや学び、今どれ位のタスクを抱えているのか、どこで詰まっていて、どんなことに悩んでるのかが見える化します。掲示板は一日ごとに時系列で書き込みが連なっていくので、業務の進捗状況も確認することができます。

・困っているときは他部署の先輩からもアドバイス

掲示板に書いた日報は、あえてアクセス権などを設定せずに全社員が見れるようにオープンにしておきます。日々、新人がどんなことをし、どんなことを考えたり悩んでいるのか全社に見えるようにすると、チューター以外の部署の先輩や他部署の先輩も自由にアドバイスがしやすくなり、全社員で新人の成長を見守り支えることができます。

日報【新入社員の日報に何人もの先輩がコメント。暖かく見守ってもらえる安心感も生まれます。】

初めての商談でも失敗させないコツ

また別の企業の営業部に配属されたゆとり型新入社員Bさん。ゆとり型の特徴とも言われる、言われたことしかできない、お客様先で少しきついことを言われたり、少しの失敗でもすぐに落ち込んでしまう性格のため、すかさずフォローすることが大切です。

グループウェアでは、業務を行う中で、ファイル管理やスペース、マルチレポートなどの各アプリケーションに自然と情報が蓄積されていきます。これが新入社員にとっては、重要なデータベースになります。

・全文検索で過去の提案資料をキーワード検索

複数のアプリケーションを横断して「ガルーン」内に蓄積された情報を検索できます。調べたいキーワードや更新者などから、過去の情報を添付ファイルの中身も含めて検索できます。
これなら言われたことしかできないゆとり型新入社員でも簡単に検索し、過去のノウハウを吸収することができます。

全文検索【アプリケーションを横断して検索できる全文検索は過去の資料を探すのに、なくてはならない存在】

・ファイル管理は参考資料の宝庫に

Bさんは配属されてすぐにお客様からプレゼンを依頼されました。慌てるBさん。しかしファイル管理にアップされている先輩が過去に作った資料や、マーケティングの部署がまとめたデータを「ガルーン」上に発見します。資料の内容だけではなく、構成やパワーポイントの作成技術なども数多くの提案資料を見ることで勉強になります。おかげでBさんは初めての商談とは思えない完成度の高い提案資料を作成でき、お客様からもお褒めの言葉をもらうことができました。日報に書くことで、喜びも共有することができます。

ファイル管理【ファイル管理で過去のノウハウも共有】

・外出先からもスマホでフォローのコメント

「ガルーン」はスマートフォンやタブレットからも快適に利用できます。
Bさんの先輩は出張や外出が多いのですが、スマートフォンから逐一Bさんの業務を確認し、フォローをしています。お客様からのクレームメールの対応もすかさず電話で指示を出せますし、「ガルーン」上でBさんと別部署の先輩のやりとりがうまくいっていないときも、経緯を見た上でフォローのコメントを入れることができます。

KUNAI【スマートフォンアプリのKUNAIで快適に社外からコメントできます。】

直属上司に相談しにくいことはクローズな場で人事からフォローアップ

各部署に配属されてからも数ヶ月に一度、フォローアップの研修を行う企業も多くあるかと思います。そのやりとりに人事と新入社員のスペースを非公開で作成し、自由にやりとりできるクローズドな場を作ります。

・人事とのスペースで疑問を解消

スペースはプロジェクトやイベント単位で「場」を作成し、共有のToDoを管理しながら議論を進め、プロジェクトのタスク推移を視覚的に把握できる機能です。リアクション機能がついているので、facebookの「いいね!」同様に書き込みに対してクリックひとつで「確認しました」といった反応もできます。フォローアップ研修の日程や課題は事前にスペースで連絡できます。研修後に気になったこともスペースで質問できますし、直接の上司には言いにくい相談事項も人事や新人同士で共有することができます。

配属後も人事がしっかりとフォローアップをすることで、悩みを誰にも相談できずに突然会社をやめてしまう・・・ということも防ぐことができます。

人事スペース【非公開の場で人事と双方向にやりとりできる「スペース」】


いかがでしたか。

顔を合わせてのコミュニケーションはもちろん大切ですが、重ねて「ガルーン」を活用することで、日々の業務や活動の進捗も確認でき、困っていそうなことも把握できます。新人の様子を「ガルーン」上で前もって確認しておくことで、対面で行うフィードバックの質もあがり、より効果の高い教育をコストをかけずに提供することができます。3ヶ月後には、どんな社員も社内のナレッジを十分に活用し、会社の即戦力として活躍してくれるはずです。

ぜひ、4月からの新人教育にグループウェアを活用してみてください。


サイボウズ ガルーン アシスタントプロダクトマネージャー 小原