こんにちは。Garoon カスタマーサクセスチームです。

春といえば卒業・入学。桜の開花に心がわくわくする季節ですね。
企業の情シス担当の皆さまにとっては、新入社員のアカウントの設定やIT機材の用意、組織変更の対応など、準備に追われる繁忙期でもあると思います。

そこで今回は、組織変更時に押さえておくと安心のTipsをご紹介します。

CSVファイルを使用した組織情報の一括設定は「上書き」される

通常、GaroonではCSVファイルを使用したデータの登録・更新をする場合、CSVファイルに記載があるデータのみ登録・更新されます。
つまり、CSVファイルに記載が無いデータは一括更新の対象にならず、そのまま残ります。（図１）

ですが、組織情報の更新では、CSVファイルに記載が無い組織は「削除」され、CSVファイルに記載があるデータで「上書き」されることになります。（図２）

そのため、CSVファイルを使用して組織情報を更新する場合は、必要な組織をすべてを記載してから読み込みましょう。

図１：CSVファイルインポート時の挙動（組織情報以外）

図２：CSVファイルインポート時の挙動（組織情報のみ）

サポートでご案内している操作手順とは

組織の変更は、間違いがないよう慎重な作業を行っていると思います。
サポートでは、CSVファイルを利用した組織情報の変更について次の手順をお客様にご案内しています。作業時の手順としてぜひ参考にしてください。

Garoon にログインし、画面右上の歯車アイコンをクリックして「cybozu.com共通管理」を選択する
cybozu.com管理画面が表示されたら「ユーザー管理 > 一括操作 > ファイルへの書き出し」をクリックする
ファイルへの書き出し画面より「ファイルに書き出す項目」ドロップダウンから組織を選択して [書き出す] ボタンをクリックする
書き出された CSV ファイルを新しい組織情報に修正する
【注意】更新しない組織データは、そのまま残しておきましょう！
cybozu.com管理画面より「ユーザー管理 > 一括操作 > ファイルからの読み込み」をクリックする
ファイルからの読み込み画面より「ファイルから読み込む項目」ドロップダウンから組織を選択し、[参照] ボタンをクリックして CSV ファイルを指定する
[読み込む] ボタンをクリックする

既存の組織がCSVファイルの「現組織コード」に記載されていないと、その組織は削除されてしまいます。組織情報をCSVファイルから読み込む場合は、すべての組織情報が記載されているか確認をしましょう。

エラーの発生で確認すること

また、CSVファイルの読み込み時にエラーが発生してファイルが読み込みできない、というお問い合わせをいただくことがあります。
CSVファイルにタイトル行が含まれている場合、ファイルからの読み込み時に「先頭行をスキップする」にチェックを入れる必要があります。
以下のようなエラーが発生する場合は、このチェックを入れることでファイルを読み込むことができます。

例

まさか？誤って組織を削除してしまったら

考えたくないことですが、もしも誤って組織を削除してしまったら...？
残念ながら、削除した組織は元に戻せません。

元のCSVファイルを読み込んだり、削除した組織と同じ名前・組織コードで組織をcybozu.com管理画面から追加したりすると、元に戻せたように見えますが、実はそうではありません。 Garoonのシステム内部では、別のIDが割り振られるため、別の組織として扱われるのです。

組織を削除すると、それまで設定されていたアクセス権が無効化されます。
そのため誤って組織を削除した場合「閲覧を制限していたデータが公開される」「閲覧できていたデータにアクセスできなくなる」といった影響が考えられます。
組織を誤って削除してしまい、その組織を再度（新たに）追加した場合は、すみやかにアクセス権を再設定しましょう。

さいごに

「サイボウズ Garoon システム管理基本セミナー」では、本記事でご案内した内容を含め、基本的なシステム管理の機能についてご説明しています。
新たにGaroonの管理者になられた方をはじめ、ポイントを絞って確認したい時など、ヘルプと併せてご利用ください。

また、今回ご紹介した内容以外にも、人事異動の時期に便利な機能を過去の記事でご紹介しています。どうぞご覧ください。
人事異動の季節、情シスを助ける4つの機能　(グループウェアNEWS)

Garoonカスタマーサクセスチーム