【徹底解説】社内コミュニケーションの交通整理-掲示板・メッセージ・スペースの使い分けを覚えよう-

こんにちは!ガルーンプロモーションチームです。雨の季節になりました。外にでかけるのが億劫になりますが、サイボウズ東京オフィスは日本橋駅直結!濡れずにオフィスまで行けるのがありがたい毎日です。

さて、今回はガルーンを上手に活用するためのTipsをご紹介します。

ガルーンではメール以外にも社内コミュニケーションに使える機能が豊富にあります。その代表が「掲示板」「メッセージ」「スぺース」。サイボウズ社内では社員同士は電子メールは一切使わず、ガルーンの機能で日常の全てのやりとりをしているほど、業務に欠かせないものになっています。ただ、この3機能は見た目がよく似ていることもあり「どのように使い分けるの?」というご質問をいただくこともあります。そこで今回は、これらの使い分けについてご紹介したいと思います。

おおまかなイメージ

「掲示板」も「メッセージ」も「スペース」も、画面の構造はよく似ています。一番上に「本文欄」があり、その下に「コメント欄」が続きます。このコメントに書き込んで、コミュニケーションを取ります。

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ではどのように使い分けるのか?イメージしやすいように、リアルオフィスのコミュニケーションに例えてみると以下のようになります。

・「掲示板」 → 紙の掲示板

・「メッセージ」 → その辺で立ち話、秘密の相談

・「スペース」 →会議室でのディスカッション

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なぜこのようなイメージになるのか?それぞれの機能に備わっている機能とともにご説明します。

全社通達に適した「掲示板」

「総務から全社員へ健康診断の日程を連絡したい」

「情報システム部から営業部へ、モバイル利用のルールを通達したい」

「社長から全社員へ定期的にメッセージを発信したい」

このように、1人の人/1つの組織から、広く情報公開をしたいときには「掲示板」が適しています。ガルーンの「掲示板」ではあらかじめ部署や役職などのカテゴリー作ることができ、カテゴリー別に情報を配信することができます。また、カテゴリーごとに通知の有無を選べるため、自分に関係のある情報のみを受け取ることができます。

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また、人事異動の発令など公開日時が決まっている掲示は、予約投稿も可能です。あらかじめ記事を作成することで、公開日前日に作業に追われることがなくなります。

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また、閲覧状況の確認もできますので、どの掲示がどれくらい周知できているか常に把握できます。

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「掲示板」にもコメント機能がありますが、これは掲示を見た人から掲載した人へのQ&Aとして利用すると良いでしょう。

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全社掲示、全社通達にはぜひ「掲示板」を使ってみましょう!

「掲示板」を上手に利用されている事例

■SBSホールディングス株式会社様

ホールディングス本社からの「掲示板」、各グループ会社の「掲示板」、社員向けインフォメーションなどカテゴリを分けてポータルで通知しています。カテゴリーごとにアクセス権あり、アクセス権がない掲示はポータルには表示されません。その人に必要な情報のみを届けられるようになっています。→事例を読む

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■株式会社図書館流通センター様

以前はFAXやメールで送っていた全国各地の図書館へのお知らせを、「掲示板」投稿へ変更したことで、作業効率が改善。また、図書館の現場スタッフや館長からの質問へのアドバイスを、「掲示板」のコメントに書き込むことで、よくある質問を全国で共有することができるようになりました。→事例を読む

個人同士やりとりや秘密の相談には「メッセージ」

「上長に、日々の勤怠連絡をしたい」

「これから始めるプロジェクトについて、まずは少人数で内々に相談したい」

「Cさんの誕生日祝いについて、Cさん以外のチームメンバーで相談したい」

このように、個人同士でのちょっとしたやりとりや、クローズな場所でのコミュニケーションには「メッセージ」が適しています。「メッセージ」はLINEのグループのようにメンバーを設定し、コメント形式でやりとりを進めます。

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「メッセージ」は、メンバー以外は閲覧できないようになっているため、メンバー以外には公開したくないことを話したり、会議するほどでもないけどちょっと聞きたい事などを、やりとりするのに適しています。

また、サイボウズ社内でよくあるやり方は、「佐藤←→鈴木の連絡帳」「営業部←→開発部の連絡帳」などのタイトルをつけ、該当のメンバーを登録する方法です。「この人(部署)と話すときはこのメッセージ」とはっきりわかるので、よくやり取りする人/組織同士であらかじめ「メッセージ」を作るところから、始めてみると良いかもしれません。

「メッセージ」を上手に利用されている事例

■日工株式会社様

日工様は、ガルーンのワークフローを使って、以前は書類で行っていた、旅費精算などの処理のシステム化を実現しました。システム化に向けて、まずは一部の関係者でクローズドに相談するときに、「メッセージ」を活用いただきました。→事例を読む

部内の業務管理、プロジェクト管理には「スペース」

「チームで進めている業務の相談をしたい」

「複数部署で進めているプロジェクトについてディスカッションしたい」

「日報や週報をチームメンバーで共有したい」

このようにチームで進めている業務についてのコミュニケーションは「スペース」が適しています。「メッセージ」では1つのグループに1つのスレッドしか持てないのに対し、「スペース」は複数のスレッド(「ディスカッション」と呼びます)を立てることができるので、業務やテーマごとに議論を進めることができます。また「共有TODO」でタスク管理も可能です。

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「スペース」については、様々な活用方法がありますので、次回以降に具体例をいくつかご紹介したいと思います!

「スペース」を上手に利用されている事例

■大分県庁様

大分県庁様では、庁内職員や県立学校の教職員など、合わせて12000名でガルーンをご利用いただいています。庁内の他のシステムとシングルサインオンをするなど、庁内システムの入り口としての役割を担っています。「スペース」はマイナンバー対応のときに、各部の関係者とのやりとりに利用し、今後他の業務でも活用していきたい、とのことです。→事例を読む

おわりに

いかがでしたでしょうか。「掲示板」「メッセージ」「スペース」それぞれの機能の特徴を活かして使い分ければ、社内コミュニケーションがスムーズに進んでいきます。皆さんもぜひ試してみてくださいね!

サイボウズ アシスタントプロダクトマネージャー 山本悠子