Garoonを社内に浸透させるには？ - Garoonプロダクトマネージャー突撃セッション！Cybozu Days レポート
2020.12.11
こんにちは。Garoonマーケティングチームです。
前回に引き続き、Cybozu Days 2020 大阪のセッション「Garoon管理者にもユーザーにも聞いて欲しい 機能と事例の最新情報から社内浸透のコツ」の模様をお届けします。
今回は活用浸透について、当日取り上げられなかったできなかった質問も含め、まとめてご紹介します。
聞き手はGaroonチームの中途社員・西潟（写真左）、回答者はプロダクトマネージャー・池田です。
Q：Garoonイチオシ機能は？
池田：全部......だと回答にならないと思うので、挙げるとすればポータルですね。活用されている企業様ではポータルを工夫されています。Garoon、ひいては社内の他システムの入り口としてポータルは機能するので、ツールを浸透させる上でとても重要です。
西潟：8月のアップデートで、クラウド版Garoonにはテンプレート機能もつきましたよね。どんなポータルを作ればいいか困っている方には見ていただきたいです。
Q：スケジュールしか使えていません。次に使う機能は何がいいでしょうか？
池田：スケジュールに関連したアプリケーションである「マルチレポート」がおすすめです。予定と紐づいたレポートを作成できるので、「議事録は文書ファイルで別の場所に保存している」という方にはぜひご活用いただきたいです。
西潟：公開のレポートは参加者以外も閲覧できるんですよね。出られなかった打合せの内容を確認するときに便利です。
池田：スケジュールと連携できる他のアプリケーションとしては「スペース」があります。スペースの共有ToDoで設定した締切はGaroonのスケジュールに表示され、タスク管理に便利です。こちらもぜひご活用ください。
Q：社内にGaroonの利用を浸透させるにはどうしたらいいですか？
池田：現場でのシステム構築やコンサルの経験を踏まえると、トップダウン型の組織では「Garoonにログインしないとできないことを作ってしまう」という手があります。たとえば交通費申請など、業務に必要なものをGaroon内に設置するんです。
西潟：なるほど。でもそういう上からのやり方って、ユーザーさんに嫌がられないですか......？
池田：たしかにこのやり方はユーザーさんから反発を受けることもあります。そういう場合は、総務部や業務部など、社内の関係各所をグループウェア導入のプロジェクトに巻き込むとスムーズです。
西潟：グループウェア導入前から浸透を視野に入れておくことが大事ですね。もうGaroonを導入している場合は、業務に欠かせないものをGaroonでやってもらうようにするしかないのでしょうか？
池田：導入後でもユーザー部署を巻き込んでいくことはできます。ユーザー部署の業務課題をヒアリングし、Garoonを使って一緒に解決していくんです。最近だと「テレワーク上手くできてますか？」といったヒアリングもできそうですね。
西潟：あとはポータルにみんなが見に来てくれるようなコンテンツを置くという手もありそうですね。
池田：そうですね。今なら新型コロナウイルスの感染状況などは関心が高いんじゃないでしょうか？ 見に来てもらえるようなコンテンツを知るためにも、ヒアリングはおすすめしたいです。
西潟：ただ、ヒアリングの時間をもらいづらいという場合もありそうです。
池田：そういうときこそGaroonをご活用いただきたいですね。Garoon上でのテキストコミュニケーションであれば、ヒアリング相手との予定調整は不要ですので。関係者を限定して小さく始めたいときはクローズドなメッセージ、オープンに議論をしたい場合はスペースがおすすめです。
西潟：なかなか意見が出てこない場合はどうしたらいいですか？
池田：書き込んでもらうハードルが高いなら、メッセージやスペースにアイデアなどの候補を書き込んで「いいねと思ったものにリアクションをしてください！」と、疑似アンケートを取るのも手です。
西潟：Garoonのリアクション機能の文言は管理者が変更できるので、「いいね！」が使いづらければ「確認しました」「賛成です」などへ変えてもいいですよね。自分も前職で「いいね！」を押せたかというと怪しいです......。
池田：上の立場の方がGaroon上で積極的に気軽な情報発信を行うと、入社したばかりの人でも発言しやすくなりますね。
西潟：最初からフランクに書くのは難しいと思うのですが、きっかけとしてはなにがいいでしょうか？
池田：まずは気軽に発言できるスペースを作ってみるといいのではないかと思います。「このスペースではこんな風に気軽に書き込んでいいんだよ」と、ハードルを下げることから始めてみてはいかがでしょうか？
以上、セッション「Garoon管理者にもユーザーにも聞いて欲しい 機能と事例の最新情報から社内浸透のコツ」の内容をお届けしました。
同セッションについては後日kintone連携編を公開予定です。こちらもお楽しみに！
Garoon マーケティングチーム
