「ポータル」を基本から活用事例まで徹底解説！Cybozu Days レポート

こんにちは、Garoonカスタマーサクセスチームです。

この記事では、2021年11月1日に行われたCybozu Days 2021 Tokyo セッション「【Garoonポータルのすべて】基本からサイボウズ社内の最新事例まで徹底解説」の内容をお届けします。

「当日は参加できなかったけど内容を知りたい！」
「ポータルをもっと活用したい！」
「サイボウズ社内のポータル事情を知りたい！」という方、必見です。

セッションの録画や資料は、この記事の最後にリンクを掲載しております！

セッションでは、サイボウズカスタマー本部の齋藤力輝、濱田大輔より、ポータルを設定・使用する様子をご覧いただきながら、基本的な設定から応用的な利用方法まで幅広い内容をご紹介しました。

基本編：Garoonのポータルとは？

ポータルはGaroonのトップ画面です。
部署ごと、拠点ごと、といった用途にあわせて複数のポータルを作成でき、全社へ情報を発信したり、社内の情報を整理したりできます。

セッションでは、まずはシステム管理者が設定できる「システム設定ポータル」と、ユーザーが自分専用に作成できる「Myポータル」について、ポータル作成の流れに沿ってデモを交えてご紹介しました。

■参考情報

・ポータル作成の流れ | クラウド版 Garoon ヘルプ
・Myポータルの追加 | クラウド版 Garoon ヘルプ

発展編：HTMLポートレット

発展編では、HTMLポートレットの編集方法とよくあるトラブルの解決方法、kintoneなどのサイボウズ製品や他社製品との連携をご紹介しました。

続いて、いざポータルを作ってみようと思ってもイメージが湧かない、どんなポータルが作れるのかヒントが欲しい......そんなお悩みを感じている方に向けて、サイボウズがご用意しているテンプレート集「ポータルギャラリー」からのテンプレート追加方法をご紹介しました。

「HTMLは書いたことがないけど、見た目にインパクトのあるポータルを作りたい」という方に向けて、「書式編集」を使ってHTMLポートレットを作成する技も披露しました。

■参考情報

・ポータルギャラリー
・テンプレートを使ったポータルの追加 | クラウド版 Garoon ヘルプ

事例編：サイボウズ社内でのポータル事情

今回のセッションでは特別に、サイボウズ社内で実際に使われているポータルをご紹介しました。作成までの道のりや運用管理権限といった、一歩踏み込んだ内容までお伝えしました。

○Cybozu Compass

サイボウズでは「困ったときはここを見よ！」という場所があります。それが「Cybozu Compass（サイボウズコンパス）」と名付けられた、相談窓口や情報を集めたリンク集のポータルです。

ご覧のとおり、なかなかのリンク数ですよね！

デザインはシンプルに、見やすくしています。コンテンツの増加やメンテナンスコストを考慮した結果、このようなデザインとなりました。このデザインはポータルギャラリーでテンプレートとして公開しておりますので、あわせてチェックしてみてくださいね。

「Cybozu Compass」の担当者はシステム管理者ではないのですが、更新頻度の観点から運用管理権限を付与されています。ポータルを更新したいときに気兼ねなく編集できるようになり、最新情報が網羅された状態を保てています。

○社内イベント一覧・社内動画

コロナ禍をきっかけに刷新したポータルも、改善に至った背景からポータルのデザインまで、余すところなくお伝えしました。

コロナ禍の影響を受け、社内勉強会や懇親会などさまざまなイベントがオンラインで開催されるように。リアルで開催していたときのように誘い合ってイベントに参加する機会が減り、開催自体が認知されにくくなりました。そこで、kintoneで社内イベントをまとめるアプリを作成し、「社内イベント一覧」ポータルに表示するようにしました。

また、イベントをオンラインで開催するようになり、録画や動画コンテンツが増えました。もともとは企業向け動画共有サービスを利用していましたが、動画までぱっとたどり着けず、見つけにくい状態になってしまいました。社内を知ることができる良い動画がたくさんあるのに......。そんな状態を解決すべく、「社内動画」ポータルを設置しました。おかげで動画を簡単に見つけられるようになりました。