東洋大学は、1990年代からグループウェアを使っている古株ユーザーなんですよ。当初は事務局の職員だけでサイボウズOfficeを使っていたのですが、当時の理事長が「教授や附属高校、卒業生団体、父母会とも同じ情報を共有できるようにしよう」という方針を打ち出してから使う人が増え、Garoonに乗り換えました。

もちろんありますよ。昔は自分が「便利だ！」と思う機能をごり押しして、冷ややかな目で見られたこともありましたね......。「利用率を上げたい」という思いが先に立ってしまっていたんです。

やはり、「無理強い」はよくないですね。無理にいろいろな機能を勧めても、スタッフは嫌々使うだけで、結局、使わなくなってしまうんです。

現場で困ったことがあったときに、問題を解決する手段として使うと、「あ、便利なんだ」と実感してもらえますね。

スタッフが"使わざるを得ない状況"を作って、「最低限でもいいから使ってもらう」ようにするのも1つのやり方ですね。例えばうちの場合、教授が研究費を申請するための入り口がGaroonにあるんです。そうすると教授はGaroonにアクセスしてくれるようになりますよね。

そうなんですよ。実は入試の試験監督担当も、Garoonで割り当てを連絡しているんです。時々、直前に試験会場が減って試験監督免除のお知らせが入ることがあるんです。だから、日々チェックしていないと、大学に来て「しまった！」ということになる（笑）。そんなふうにしているうちに、自然と使ってくれるようになりましたね。

いやいや（笑）。ここにくれば、必要なものがそろっている――という状況をつくればいいんだと思います。

まさに！　大学には、人事、会計、成績など、さまざまなシステムがあって、「どこからアクセスするんだっけ」と迷う人も多いんです。これらのシステムへのリンクをポータル機能を使ってまとめておけば、スタッフは「何か申請するときにはグループウェアに行けばいい」と思うようになります。

今では、「大学のシステムはGaroonに入らないと使えない」と思い込んでいる人もいるくらいですよ。

Garoonの利用状況のログを、現場と話すきっかけにしているんです。

いやいや、それだけに使うのにはもったいないですよ。ログを定期的に見ていると異変が分かるんです。例えば、普段はあまり発言しない職員のアクセスが増えていたら、「どんな使い方してるんですか？」とインタビューしに行くんです。すると、「こういうふうに、ファイルをためていると便利なんだよね」とか、ぼそっと教えてくれる。

そうなんですよ。よく、"使いすぎの犯人捜しにログを使う"という話を聞きますが、うちはもっぱら「現場と話をするためのネタ探し」に使っていますね。

そんな使い方もあるんですね！　ほかにはどんな使い方がありますか。

ユーザーコミュニティーの事例を調べたりこともありますが、基本的には、日々の仕事の中で何か困ったことがあったときに、機能の限界までいじり倒すことが新たな発見につながっていますね。

そんな集まりがあるんですか、面白そうですね。他の人の活用方法も聞いてみたいから、ぜひ、ご一緒させてください。