「Notes」移行をされたお客様にインタビューしてきました！
2015.01.23
旧バージョンのサポート終了やシステムのWeb化に伴い、「Notes」マイグレーションのニーズは非常に高い状況にあります。 今回は「Notes」から「ガルーン」へ移行をした専門商社であるA社に、なぜ「Notes」から「ガルーン」への移行を決めたのか、実際に移行をしてみての感想などをインタビューしました。それではどうぞ。
移行計画始動―「Notes」からの脱却
（水色：サイボウズ グレー：A社）本日はお時間をいただきましてありがとうございます。早速ですが、「Notes」ではどんな運用を行っていたのか教えていただけますか？
「Notes」は全社導入していて、本社と100％子会社の間で利用していました。おもに掲示板を利用していて、オペレーション管理、社内規程、お知らせなどを発信していました。同時に、「サイボウズ Office 9」（以下「Office 9」）もスケジュールと施設の管理に使っていました。
「Notes」から移行しようと思ったきっかけを教えていただけますか？
「Notes」は10年以上使っているもので、型も古く、時代遅れの感じがしていました。ハードの保守期限が切れることもあり、保守が切れる前に「Notes」を移行しようと考えていました。
なぜ「ガルーン」に移行することを決めたのですか？
サーバーの運用管理をお願いしているパートナーに「Notes」の移行を相談したところ、「ガルーン」を紹介していただきました。また、「Notesマイグレーションはサイボウズ」というWeb広告の内容を見て、移行がうまくできるかもしれないと思いました。
他社からの紹介やWeb広告がきっかけになったのですね。
はい、「ガルーン」がよいと思ったのは、以下のポイントです。
- 「Notes」移行ソリューションがあること
- 既に「サイボウズ Office 9」を導入しており、社員になじみがあること
- コスト的に優れていること
- 掲示板では階層を作って掲示ができること
- 掲示板の階層ごとにアクセス制限をかけることができるなど、セキュリティの面でもしっかりしていること
- 当社が希望していたスケジュールで移行作業が可能であったこと
- クラウド版があること
階層を作ることができる掲示板機能（画像はイメージです）
移行の準備―すべてのデータを移すという決断
データを移行した理由を教えていただけますか？
ハードの保守が切れて、新しいシステムにデータを移行する必要がありました。各部署で徹底的にデータを精査し、詳細な棚卸しを行ってから移行すると、移行コストの削減は期待できますが、リードタイムが非常に長くなってしまい、内部で抱えるコストの増加やプロジェクトの長期化が懸念されました。現在使用していないデータについて、将来絶対必要がないということを判断するのも容易でなかったため、最終的に、蓄積データはすべて「ガルーン」の掲示板に移す決断をしました。
データの棚卸しはどのように行いましたか？
最低限の棚卸しとして、現在使用中のものと使用していないものを事前に分けておいて、移行の際に、現在使用中のものはすぐに使用できるように掲示板に掲示し、使用していないものは管理者が管理するアーカイブというフォルダーに移行し、万が一アーカイブに移行したものが必要となった場合は、管理者の管理のもと掲示板に移せるようにしました。
移行を担当したSEより
A社様の場合、棚卸しをこちらから依頼する前に、シンプルな移行という大まかな方針決定と移行対象データの絞り込みが行われていました。そのため、内部でかかるコストを削減すること、プロジェクト自体の長期化を防ぐことを第一優先しているA社様に対しては、すべての対象データを移行することがベストな提案だと考えました。一方、対象データベースやデータ量が多い場合、移行対象のデータの棚卸しや詳細な移行内容の十分な検討を行うことで、総コストの低減が期待できます。そのため、データの棚卸しを行っていただくことをまずお願いし、有償アセスメントサービスを行うことを第一に勧めています。お客様によってベストな移行方法は異なるので、まずはサイボウズにご相談していただきたいと考えています。
※データ移行については、下記の記事をご参照ください。
移行開始―正式オーダーから３か月で「ガルーン」を全社導入
移行期間について教えていただけますでしょうか？
本格的に移行計画を考え始めたのは2014年の4月頃です。サイボウズの営業に入っていただいたのは5月中旬で、6月下旬にお見積りをいただきました。正式に移行をオーダーしたのが7月で、10月には全社導入しました。スムーズな対応をしていただき、期間はプラン通りでした。
移行費用について教えていただけますか？
予想していた費用の範囲内でした。また、当社で考えていた他の選択肢と費用を比べた場合でも、「ガルーン」の導入がベストでした。
その他の選択肢について教えていただけますか？
- ①に関しては、今の段階で「Notes」に変わるクラウド型の開発プラットフォームシステムの導入の判断が、セキュリティやコストの観点で難しいという結論に至り、断念しました。
- ②に関しては、掲示板だけを移行した場合、新しく一からやろうと思うと膨大なコストがかかると考えました。「ガルーン」へ移行することで、「Notes」の機能と「Office 9」の機能が一元化されることを考えると、他の掲示板ソフトを導入するよりも「ガルーン」を導入したほうがいいということになりました。
- はい。「ガルーン」を導入しなかった場合、2つの選択肢がありました。
- -------------------------------------------------------------------------------
- 選択肢①
- 「Notes」に変わるクラウド型の開発プラットフォームシステムの導入
- -------------------------------------------------------------------------------
- 選択肢②
- 他の掲示板ソフトの導入
- -------------------------------------------------------------------------------
移行後―利用者の反応も良好
なるほど。では、移行後の社員の方の反応を教えていただけますか？
いい意味で、社員からの問い合わせはありませんでした。やはり、親しみやすいUIになっていて、最初から操作方法を教えなくてもユーザーに分かってもらえるのはよかったです。 「ガルーン」では使う機能の絞込みができるので、現在は「Office 9」のときに使っていた機能をヘッダーに表示させていますが、そのこともユーザーの混乱を生み出さなかった要因のように思います。
「ガルーン」の掲示板の使い勝手はいかがでしょうか？
「Notes」の掲示板で行っていたことも、「ガルーン」の掲示板で問題なくできています。また、関係者が通知を受け取る仕組みによって、今後は見逃しをする点は少なくなっていくと思います。掲示板機能のほかに、スペースやワークフローの機能も業務に利用できないかと考えているので、使用を試みています。
今後も貴社で「ガルーン」を活用していただけることを願っております。本日は貴重なお時間をいただきありがとうございました。
ありがとうございました。
まとめ―「Notes」マイグレーションならサイボウズ！
移行対象が絞り込まれていたA社の場合、すべての対象データを移行することが円滑な移行を進めるきっかけになり、本格的な移行計画の開始から一年経たずに移行を終えました。とはいえ、データ量が多いお客様ではそれがベストな移行手段になるとも限りません。お客様が何を優先したいかによって、予算や移行期間も変わってきます。そのため、サイボウズではデータの棚卸しをサポートする有償アセスメントサービスを行い、お客様に合った移行方法をご提案しています。「Notes」からのデータ移行が必要なデータベースについては、データ移行ツールを活用し、高い精度と効率でデータ移行を実現します。「ガルーン」に移行することができない、複雑に作りこまれたデータベースの場合は、「サイボウズ デヂエ」や「kintone」といった製品への移行も可能です。 「Notes」移行をお考えの際は、ぜひ一度サイボウズにご相談ください。 ▼「Notes」移行の詳細はこちら
サイボウズ プロモーション担当 阿部光博
