昨今、企業のみならず自治体においても情報共有インフラの重要性が一段と高まるっています。そこで、サイボウズでは民間企業とは異なる自治体ならではの固有のニーズも取り入れながら、機能改善に取り組んできました。現在では、市町村、県庁、中央省庁を含め現在では500以上の自治体にサイボウズのグループウェアをご利用いただいています。

●全国自治体導入実績 502：導入MAP

導入数の算出について 各県に記載の導入件数は、市町村・教育委員会の導入数の数字です。集計時期は「平成の大合併」と呼ばれた時期が終了した2006年以降現在にいたるまでに グループウェア製品（「サイボウズ　Office」および「サイボウズ ガルーン」）をご購入いただいた数です。1つの市に複数導入いただいた場合も、1と計算しています。

また、おかげさまで、日経BPガバメントテクノロジー 2014年秋号 自治体ITシステム満足度調査 2014-2015 グループウエア部門において、第1位を獲得することができました。その調査結果においては、すべての評価項目で部門平均を上回る結果となり、機能性や使い勝手のみならず導入後のサポートまで総合的に高い評価をいただきました。

そこで今回は、多くの自治体に支持いただいているグループウェア「サイボウズ ガルーン」の機能性や、自治体向けに行っているサイボウズの取り組みを一挙にご紹介します。

1　快適な操作性と機能性を備え、IT管理業務の負担は最小限に

「ガルーン」は、快適にご利用いただくための機能が充実しています。活用頻度の高い施設や会議の調整はもちろん、部・課単位でのコミュニケーションを支援するアプリケーションや、全庁向けの見やすいポータル画面など、様々な業務シーンに合わせて展開できます。また、組織や役職、働き方などの単位できめ細かなアクセス権を設定できます。

「ガルーン」のトップページ：必要な情報にスムーズにたどり着けるインターフェースを備え、ITリテラシーを問わず機能を十分に活用いただける設計です。

運用管理が容易なことも、「ガルーン」の特徴の一つです。大規模な自治体における共通の課題として、ジョブローテーションが頻繁で、IT担当者の育成が難しいという声が聞かれます。実際、IT部門に限らず、年度単位での人事異動が多く発生しますが、「ガルーン」は親しみやすいユーザーインターフェースで直感的に操作できるので、管理に慣れていない担当の方でも少ない負担でご利用いただけます。また、アプリケーションごとや、フォルダごとなど、一部の管理権限を委譲する機能を活用すれば、管理負担をさらに減らすことができます。

高い汎用性を持ちながらも、自治体固有のニーズにも対応できる機能性が、長年にわたり支持されてきた理由です。

２　セキュアなモバイルアクセスで多様なワークスタイルにも対応

最近では庁外からも必要な情報にアクセスできる要件が増えており、PCはもちろん、タブレットやスマートフォン経由で利用できる点を重視される自治体も増えています。サイボウズでは、セキュアな環境でスマートフォンやタブレットからもご利用いただける機能を備えています。利用アプリケーションを制限することもできるので、用途に合わせた柔軟な運用が実現できます。

３　緊急時のBCP対策にも有効。大規模自治体向け災害対策協定

近年重要度が高まっている災害対策にもグループウェアは有効です。普段から利用することが習慣化されているグループウェアだからこそ、緊急時にも情報が集まりやすく、また発信もしやすいシステムとして効果を発揮します。台風、洪水、地震など緊急時の職員の安否確認はもちろん、住民の避難に関わる指示や通達などの初動対応にも適しています。

さらに、サイボウズでは緊急時、地域を支える自治体様の活動をIT面からも支援する取り組みとして『災害対策協定』の制度をスタートする予定です。これは、サイボウズが緊急時に自治体職員の方が庁外からもリモートでグループウェア「ガルーン」にアクセスできる環境を提供するものです。すでに須崎市・中土佐町・四万十町の3自治体で構成する高知県中西部電算協議会様とは、万一の災害時に職員が庁外からリモートで「ガルーン」にアクセスできる環境を提供することで合意しています。

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自治体におけるグループウェア活用にかかわるニーズはますます高度化・多様化していくことが予想されていますが、最適なソリューションを提供できるよう今後も自治体様向けの取り組みを強化していく予定です。

※「災害対策協定」の詳細条件についてはお問い合わせください。

関西エリアプロモーション担当 高田 嘉代