自治体がこれから選ぶべきグループウェアとして「サイボウズ ガルーン」をおススメする5つの理由

こんにちは。ガルーンプロモーションチームです。 本日は嬉しいご報告です!おかげさまで、サイボウズのグループウェアは、日経BPガバメントテクノロジー 2016年秋号 自治体ITシステム顧客満足度調査 2016-2017 グループウェア部門において、自治体満足度No.1を獲得しました。4年連続での受賞です。総合満足度で第1位を獲得したことに加え、すべての評価項目で部門平均を上回りました。中でも「信頼性」「運用性」の各項目で高い評価を獲得することができました。 自治体ロゴとポイント.PNG ご評価いただいた皆様に厚く御礼申し上げるとともに、この結果に甘えることなく、今後もより多くのお客様にご満足いただける製品・サービスの提供に取り組んでいきたいと思います。ということで今回は、自治体がこれから選ぶべきグループウェアとして「サイボウズ ガルーン」をおススメする5つの理由を解説いたします。

おススメ理由①:高いセキュリティで、自治体間の共同利用にも有効なLGWAN環境でガルーンの提供を開始するから――

○対策急務!自治体における情報ネットワークのセキュリティ強化

現在自治体においては、サイバー攻撃やインターネットの脅威から重要情報を保護するために、抜本的なセキュリティ対策が求められています。これまで庁内ネットワークにサーバーを置き、オンプレミス型で構築・運用されることが主流であったグループウェアですが、昨今、自治体内の情報システムは、標的型攻撃やマルウェアなどインターネットの脅威に晒されています。各自治体においては情報システムのセキュリティ対策が急務となっており、グループウェアも例外ではありません。 強靭化イラスト.PNG 総務省が推進する「自治体情報システム強靭性向上モデル」において、内部情報系システムはインターネットから分離されたLGWAN接続ネットワークで運用することとされています。各自治体は、セキュリティ要件に沿って整備したネットワーク内で運用するか、LGWANに接続された庁外のデーターセンターで運用する(LGWAN-ASP)か、大きく2つの方法を取ることができます。 強靭性向上モデル.PNG

○「サイボウズ ガルーン for LGWAN」リリース

上記の背景を踏まえ、サイボウズでは、全国の地方自治体を相互に接続するLGWANを経由して利用できる「サイボウズ ガルーン for LGWAN」を2017年4月にリリースしました。一般にLGWAN-ASPを採用することにより、高いセキュリティを保ちつつグループウェアを運用でき、サーバーの運用管理を外部に委託することで、情報システム担当者の管理負担を軽減することができます。また、LGWANを介して自治体間の共同利用も可能になり、自治体間の情報共有や地域連携も実現できます。

サイバー攻撃と情報漏えい.PNG

おススメ理由②:災害時にサイボウズのクラウド版の製品を利用できるBCP対策の支援を予定しているから

今、日本はいつどこでどんな災害や事故が起こるかわからない状況に直面しており、自治体では、緊急事態においてどう業務を継続するか、BCP(業務継続計画)対策は避けて通れない課題となっています。とはいえ、あらゆる被害を想定して事前に準備をすることは、自治体にとって大きな負担となり、必要とは分かっていても、未知の危険に対して適切な投資を行うことのハードルは低くありません。

そこで、サイボウズでは自社で運用するクラウドサービスを最大限に活用し、自治体で普段利用されているグループウェアと同一のサービスを別環境で用意することにより、緊急時にも安心して利用できるようなサービスの提供を検討しております。災害時にオンプレミスのシステムが使えなくなったり、登庁が困難になった際の連絡手段がメールしかなく、しかも全職員がメールアドレスを持っていないという自治体はまだまだ多くあります。そんなときでもインターネットを通じてクラウドサービスにアクセスさえできれば、普段、使い慣れているものと同じグループウエアを通じてスムーズに連絡を取り合うことができます。

災害時イラスト.PNG

おススメ理由③:継続的な支援を提供しているから

人事異動が頻繁に行われる自治体では、導入時に一通りの操作研修などを受けていても、それが次期担当者に引き継がれないケースが少なくありません。結果、新任の運用担当者は、不慣れな業務で問題に直面することが多いという事情があります。そこで、サイボウズでは新任の担当者向けに、新規導入、他社グループウェアからの移行、担当者変更による新担当者へのレクチャーなど、継続的な支援を提供しています。自治体選任の担当者による相談窓口を設けているので、ぜひお気軽に相談してみてください。

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おススメ理由④:自治体特有の業務をサポートする機能群があるから

ガルーンの誰にとっても管理運用しやすい製品設計は、自治体の多くのお客様から好評をいただいております。今回はそのなかでも、異動の多い自治体の管理業務を効率化する機能、庁内の情報を効率的に整理する機能、個人のインターネットメール廃止に役立つ機能を紹介します。

○組織の事前設定機能

ユーザー情報を組織図にし、階層化したグループを表現できます。GUI操作に加え、ユーザー情報、組織情報、所属情報は、CSVの入出力機能も搭載。組織変更後の組織情報を、日時を指定して反映もできるので、あらかじめ新しいユーザー情報を登録しておけば、月末に慌てることもなく、余裕をもって準備を進めることができます。 組織の事前設定機能.PNG

○ポータル機能

職員宛ての告示をカテゴライズして時系列に表示することができる「掲示板」や、特定の職員とのやり取りをタイムライン形式で行える「メッセージ」、部門をまたいで進行するプロジェクトの進捗を共有できる「スペース」など、扱う情報と関係者に応じて、最適なアプリケーションを選択できます。トップページに最新情報が通知されるので、散財する情報もひとまとめに確認できます。 ガルーントップ1.PNG また、シングルサインオンを使って庁内の他システムへのログインも可能です。ITシステム毎にログインIDとパスワードを入力する手間を軽減します。

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大分県庁様の導入事例より

○グループメール機能

グループメールは複数の担当者でメール対応を分担できる、共有アドレス専用のアプリケーションです。共有機能が搭載されており、メールの処理状況や、担当者が一目でわかります。また、共有アドレスごとにアプリケーション画面を切り替えられるため、例えば市民課、情報政策課など担当ごとにメールを把握しやすくなります。

グループメール1.PNG グループメール2.PNG

○メッセージ機能

宛先に指定した特定の庁内のメンバーとやり取りが可能な庁内メールです。庁内宛のE-mailをメッセージに変更することで、データサイズの圧縮、メール確認の煩雑さを解消します。また、ガルーンユーザーの中から宛先を選択する仕組みになっているメッセージでは、庁外へ誤って情報を送信してしまうリスクを大幅に軽減できます。

メッセージ機能.PNG

おススメ理由⑤:実績と信頼があるから

冒頭でお伝えしたように、サイボウズのグループウェアは、自治体ITシステム顧客満足度No.1を4年連続で受賞しています。日々の情報共有はもちろん、BCP対策や情報システム部門の担当者の人事異動など、自治体ならではのニーズにもしっかり対応しているため、約一万人が利用する大分県庁や横浜市といった大規模な自治体から300名前後の市町村まで、幅広くサイボウズの製品が利用されています。そして現在、全国544の自治体でサイボウズの製品が導入されています。

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導入数の算出:各都道府県に記載の導入件数は、都道府県・市町村・教育委員会の導入数の数字です。
グループウェア製品(「サイボウズ Office」および「サイボウズ ガルーン」)の
ライセンス出荷数です。ひとつの自治体に複数購入いただいた場合も1と計算しています

まとめ

いかがでしたか。簡単にまとめますと、

・総務省の推進する「自治体情報システム強靱性向上モデル」を考慮したサービス提供

・BCP対策への支援

・自治体特有の業務に合わせたサービスやサポートの提供

・導入した後も安心して使い続けられる

などが、自治体の皆様にガルーンをオススメしたいポイントです。少しでも気になることがありましたら、お気軽にお問合せ先までご連絡ください。皆様からのご相談をお待ちしております!

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サイボウズ ガルーン プロモーション担当 阿部