会社にあるIT資産の管理に悩んでいませんか？

　・部署ごとの台帳があり、情報が分散している
　・入退社による所有者の移管を追跡しきれていない
　・台帳管理が属人化しており、情報が正しいかどうかが分からない

などの課題があり、毎年棚卸の時期になると気が重い方もいらっしゃるのではないでしょうか。

本記事では、IT資産管理のキモである「IT資産台帳」の適切な構成・運用方法と、それを実現する方法としてノーコード・ローコードツールをおすすめしたい理由について、ご紹介します。

IT資産管理のお悩み

IT資産と一口にいっても、ハードウェア、ソフトウェア、ライセンスなどがありますが、本記事ではハードウェア資産を例として扱います。

ハードウェア資産の管理では、以下のような課題をお持ちの方が多いのではないでしょうか。

実はこれらの課題は大きく3つに分類することができます。大きな3つの課題と、それぞれの解決のポイントを見てみましょう。

解決のポイントとその重要性

問題：一元管理ができていない
解決のポイント：マスタとなる台帳やデータベースを作成しましょう

台帳を一元管理することは、たとえばインシデント管理や問題管理といった他のITILプロセスにおいて、影響を受けるITアセットや構成情報を一意に紐づけるために重要です。また重複管理をしていると、セキュリティの是正漏れなどを見落とすリスクが高まります。

問題：最新の情報を維持できない
解決のポイント：更新が必要なタイミングを見逃さない仕組みを設けましょう

IT資産台帳を常に最新の状態にし、情報の信頼性を保つことは、コスト管理の面でも重要です。無駄な出費を明確にし、遊休資産を有効活用することで、ITコストを最適化します。変更に関するやりとりはコミュニケーションの方法を予め決めておき、対応漏れを防ぐことが重要です。また、レンタル料の支払いやライセンスの更新漏れを防ぐためにも、リマインダー機能などをうまく使い適切なタイミングで棚卸できると良いでしょう。

問題：入力ルール・管理方法が人に依存している
解決のポイント：誰でも簡単に扱えるツールを利用しましょう

例えば台帳がエクセルの場合、表記揺れや転記ミスに気付かないケースもあるのではないでしょうか。また関数を作り込んでいる、入力規則が分かりにくいなどの理由で、特定の担当者だけが管理できる状況になっていませんか？IT資産台帳は、長期に渡り運用がつづきます。データ入力も、台帳のメンテナンスも、誰でもできるようにしておくことが重要です。

ノーコードツールであるkintoneをおすすめしたい理由

上記のポイントを満たすツールの一つとして、kintoneはとてもおすすめです。kintoneは、ノーコードで業務アプリケーションを作成できるクラウドサービスですが、これらのポイントをすべて標準機能でカバーすることができます。

• マスタとなる台帳やデータベースで管理
  kintoneはWEBデータベースとして利用することができます。他のDBでも同じデータを利用したい場合は、簡単に参照したり関連づけることのできるルックアップや関連レコードという機能があるので、例えばパソコンの所有者変更などが発生した場合に、複数箇所に同じ情報をコピーする必要がありません。またCSVでデータの書き出し・読み込みが可能なため、現在のIT資産管理台帳のデータを活かすことができます。

• 更新が必要なタイミングを見逃さない仕組み
  kintoneでは、データはレコード単位で格納されます。このレコードごとにコメント機能があり、レコードに関するコミュニケーションを行うことができます。人事異動、故障や紛失など、IT資産に関するやりとりをこのコメント機能に集約することで、台帳を更新すべきタイミングを見逃しません。ライセンス更新など、定期的な更新が必要な場合は、設定した日にリマインドを通知することもできます。またレコードの変更履歴も残せるため、過去のバージョンを参照したり、誤ったデータを入力した場合に切り戻すことも可能です。

• 誰でも簡単に扱えるノーコードツール
  kintoneはノーコードツールです。DBのフィールドは、デフォルトで用意されているフィールドをドラッグ＆ドロップで自由に配置できるため、DBやプログラミングの知識がない人でも直観的にDBを作成できます。入力フィールドは、数値のみ、テキストのみのように入力可能なデータを制限したり、チェックボックスやラジオボタンで入力させることもできます。例えば型番入力の場面で、半角英数で入力すべきところ全角文字が入ったり、人によってハイフンを入れる・入れないの表記揺れを防ぐことができます。データは統一されたフォーマットで登録されるため、グラフ化・集計もスムーズです。
  また排他制御機能により、複数人による更新のバッティングを防ぎます。

kintoneでIT資産管理アプリを作成してみよう

IT資産管理アプリを作るときのポイント

kintoneは様々な業務アプリをノーコードで作成できるツールです。DBだけでなく、チケット管理システム、ワークフロー、ファイル管理などとして利用できますが、これらは用途に関わらずすべて「アプリ」と呼びます。

本記事では、一例として、ハードウェア資産の管理アプリ（＝管理DB）をご紹介しています。

ハードウェア資産管理アプリは、管理のしやすさの観点で、複数のアプリに分割するのもおすすめです。たとえば、ハードウェアの種類によってアプリを分けるのもよいでしょう。（例：サーバー、PC、モバイル端末、記憶媒体、周辺備品など）

kintoneでは、アプリストアからアプリのひな型を無償でダウンロードすることができます。「レンタル機器管理アプリ」をベースに、フィールド項目は自社用にカスタマイズするのがおすすめです。

IT資産管理に必要な項目は企業ごとに異なります。以下の代表的な項目から必要なものを利用すると良いでしょう。

社員情報を紐づけてみましょう

PCやモバイル端末の場合、社員情報と紐づけておくと、入退社や異動による所有者移管、IT資産の返却手続きをスムーズに行うことができます。kintoneで作成した社員マスタアプリと紐づけることで、この資産を誰が利用しているか一目で分かるようになります。

社員マスタアプリは、サンプルアプリの「社員名簿」を利用できます。

サイボウズの情シスでの実際の活用例をご紹介します。

社員名簿と紐づけることで、一覧利用者を表示することができます。

端末情報とそれに関するやりとりを同じ画面で確認できます。

コストを見える化してみましょう

kintoneは、グラフ化や集計も得意です。社員あたりにかかっているIT資産費用、リース料、減価償却費など、IT資産に関わるコストを簡単に集計できます。

サイボウズでの実際の活用例をご紹介します。

1人当たりのITコストを算出します。このレコードは社員全員が閲覧できるため、無駄なコストに対する抑止力にもなっています。

他の業務にも展開してみましょう

同様のアプリの構成で、IT機器に限らず、ソフトウェア管理やIPアドレス管理、オフィス内の備品管理などにも利用できます。棚卸業務をバーコードで行っている場合は、kintoneとバーコードを組み合わせて利用することもできます。

▼kintoneapp BLOG
kintoneでQRコードを生成・読み取りできるプラグイン5選！活用例も紹介

おわりに

いかがでしたでしょうか？
台帳管理はkintoneの得意分野です。IT資産管理に限らず、ぜひ他の業務にも適用してみてくださいね！

関連情報

▼kintone製品サイト
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