脱Excel+脱メールのメリット～取引先との情報共有編～

取引先との業務進行で、メール・FAX・電話以外の選択肢をお持ちですか？
業務上、重要度が高く頻繁なやり取りであっても、取り組みを進めることが難しかった、というのが多くの企業にとって一般的な状況のようです。

特に大企業のお客様では、事業のコアになる業務フローは、基幹系のシステムによって管理されています。また、コミュニケーションはグループウェアなど充実した情報系のシステムで効率よく行われています。それにも関わらず、社外との業務では、EDIなど購買業務に関連したシステムを除くとあまりシステム化が進んでいません。共通のプラットフォームとして広く普及している、「メール」「FAX」「電話」を日常的に利用し、やりとりが複雑になるとメールにExcelを添付する「Excel＋メール」というスタイル以外に選択肢がないのだそうです。

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企業間の業務改善は取り組みづらい？

では、なぜ企業間の業務改善は、システム化が先送りされてしまうのでしょうか？
共通のシステムを使って社外との業務を効率化するためには、まず複数社からアクセスできるセキュアなネットワークの仕組みを準備する必要があります。また、社内向けシステムの充実度と比べると、企業間の利用を想定した製品やサービスのラインナップが多くないため、ニーズに合ったものがなかなか見つからない、ということもありそうです。さらに、各社で利用しているパソコン端末のOSやバージョンが異なるという事態に備えて、複数社で利用するシステムは幅広い動作環境に対応していることが求められます。

こういった事情で、企業間の情報共有の効率化は、社内のシステムを充実させる以上にハードルが高くなってしまうようです。
そこで今回は、取引先との情報共有の悩みを解決した株式会社ベルーナ様の事例をご紹介します。

取引先との情報共有を改善～ベルーナ様の場合～

株式会社ベルーナ様は、40代～60代女性向けアパレル・雑貨などのカタログ通販をはじめ、食品・ワイン・化粧品・サプリメントといった専門通販を幅広く事業展開している通販総合商社です。順調に事業拡大を続けている同社は、ITへの投資も積極的で、2006年に大企業向けグループウェア「サイボウズガルーン」を導入し、社内の情報共有の効率化を図ってきました。「ガルーン」を活用することで、社内の情報共有は部門の壁を越えて活発に行われるようになりましたが、取引先との情報共有には課題が残っていたそうです。

外部の制作会社との情報共有に課題

ベルーナ様の通販事業では、カタログとともにネットショップ（ECサイト）が販売ルートとして重要な役割を果たしています。そのWebサイトを企画・運営するEC事業本部のeデザイン室では、ページの制作進行に「Excel」、「メール」、「電話」を多用し、外部の制作会社とコミュニケーションをとっていました。

ページ制作の依頼書には販売前の商品を含め、多くの機密情報が書かれています。またセールや価格変更も頻繁にあり、スピーディーな画面制作が必要になります。EC事業本部では、セキュリティ上の観点や臨機応変な対応という点において、外部の制作会社とのやり取りに、効率的な仕組み作りの必要性を感じていました。

取引先との情報共有を効率化する方法

そんな取引先との情報共有の課題を解決するために着目されたのが「kintone」でした。導入のポイントは大きく3つあります。

1.スピーディーにExcel＋メールを乗換えられる

「kintone」の特長の一つは、プログラミングなしで業務に合わせたアプリを自由に作れること。
ベルーナ様では、Excelで作成していた依頼書をそのまま再現することを目指してアプリを作成。これまで利用していたExcelファイルを再現することで、ユーザー側の心理的抵抗が少なくツールを移行することができました。

アプリ制作が手軽なこともポイント。入力項目の多いこのExcelの依頼書をわずか2時間で「kintone」アプリにすることができました。

2.データとコミュニケーションの融合で高まる業務効率

「kintone」を利用するようになってから、以前のように依頼書を見ながら電話やメールをするよりも、ずっと効率的にやり取りができているそうです。それを実現したのが、「kintone」のコメント欄。コメント欄を活用することにより、ページ制作依頼の情報に紐づけたやり取りがチャット形式で可能になりました。

依頼書ファイルの増殖による混乱や、メールでのコミュニケーションがなくなり、ひとつの「場」に制作に関する情報が集約されました。依頼者と制作者の担当者間の意思疎通を深めることにも成功しました。

3. セキュアなクラウド環境

「kintone」はクラウドサービスなので、企業間で利用する場合にこそ、その実力を発揮します。
企業間で利用する場合高い機密性が求められるため、ベルーナ様でも自社の内規に準じた運用が可能か、セキュリティ性は担保されているかという点は厳密にチェックされました。その結果、特に問題はないと判断して導入を決めていただきました。

>> cybozu.com のサービスレベル詳細はこちら

いかがでしょうか。

これまで自社システム開発を中心に検討されていた方も多いかと思いますが、セキュアなクラウドサービスの活用を選択肢に入れることで、コストとリスクを抑えた業務システムの開発が可能です。「kintone」であれば比較的「低コスト」「短納期」で企業間の業務フロー改善に取り組むことが可能です。社外との情報共有にお困りの方は、ぜひご相談ください。

サイボウズガルーンプロモーション担当　荒川真実