社内業務のシステム化が進んでいる中、よく見ると、ごく一部で紙やFAX、手作業による業務が残っているということは、どんな企業でも少なからずあるのではないでしょうか。

スクラッチでシステムを作り上げるほどコストと時間をかけるほどではない。かといって業務にピッタリ合うパッケージシステムも存在していない。このようなケースでは、業務の効率化やスピードアップの可能性があるのにも関わらず、システム化が見送られてしまいます。

日本の交通の要として活躍する東京国際空港、通称羽田空港でも、限られた時間の中でシステム化を進める必要のある業務フローをお持ちでした。

導入前の迷子案内　～「時間との戦い」を紙とFAXで～

以前の羽田空港では、館内で迷子の子供を発見した際には、巡回案内係が最寄りの案内所までお客さまをご案内し、記入用紙に必要事項を記入した上で、案内所からアナウンス室までFAXを送っていました。しかしこの方法では、案内所までの移動時間や、FAXの送信時間など、様々なタイムラグが発生してしまいます。
「迷子のお子様も、もうすぐ出発の方かもしれない。」飛行機の出発時間を厳守しなければいけない空港内では、一分、一秒の対応時間の差でもお客さまにとっては大きな影響が及びます。そんな環境の中で、よりすばやくお客様をご案内できる方法を模索し始めました。

導入後の迷子案内　～タブレット活用で大幅スピードアップ～

当初は、スクラッチで迷子システムの開発を計画していた羽田空港。ところが、一からシステムを構築するためには、時間とコストがかかることがわかりました。
そこで、導入したのが「kintone」でした。「kintone」は業務に必要なアプリケーションをノンプラグラミングで作成できるクラウドサービスです。スピーディーに運用を開始でき、これまでFAXで行っていたアナウンス室への連絡をiPad上で必要事項を入力する方法に変わりました。既存サーバーとのシステム連携により、情報登録と同時にアナウンス室のパトランプが点灯するしくみを実現し、館内放送までの時間短縮につながりました。導入効果は、業務スピードの向上にとどまらず、ご案内ステータスの確認が関係者で簡単にできることにまで及んでいます。

「kintone」導入から約1ヶ月ほどですが、現場の案内係からは「使いやすくなった」「お客さまへ、タイムリーに情報を提供できるようになった」と喜びの声が上がっています。特に、導入してから1、2週間ほど経った頃には、現場から「もっとここをこうしてほしい」とシステムの改善要望が上がってきたのですが、カスタマイズが本当に簡単なので、そういった要望もすぐに対応できたのが良かったです。」（日本空港ビルデング株式会社 施設・安全本部 施設部 旅客サービス課 主任 吉武様）

　▼日本空港ビルデング株式会社様の事例全文はこちら
　https://kintone.cybozu.com/jp/case/introduction10.html

まとめ　～「kintone」なら GUIで簡単構築～

サイボウズ調べでは、「迷子システム」の専用パッケージソフトは販売されていません。こういった場合、システム化するためにはフルスクラッチでシステムを構築せざるを得ないという状況になってしまいがちですが、「kintone」を使うことで、時間とコストを掛けずに、個々のお客様の業務にピッタリ合ったシステムを作ることができます。

紙やFAX、手作業による業務の改善を検討されているお客様は、ぜひサイボウズまでご相談ください。

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サイボウズ ガルーン プロモーション担当　荒川 真実