イベントレポートcybozu.com カンファレンス 2013「自社開発の常識を超えた、Fastな業務改善事例」
2013.12.03
2013年11月8日にサイボウズの自社イベント「cybozu.com カンファレンス 2013」を開催しました。
1,897名のお客様にお申し込みをいただき、基調講演登壇企業 15 社、分科会 19 (ランチセッション含)を数え、 会場は大きな熱気に包まれました 。「自社開発の常識を超えた、Fastな業務改善事例」のセッションでは、株式会社バルス様と新コスモス電機株式会社様で実現した、"Fastな業務改善"についてそれぞれご紹介いただきました。その様子をレポートします！
2週間で構築した発注残管理システム
株式会社バルス様では、「Francfranc」を始めとするインテリア・雑貨小売販売事業を展開されています。PB（プライベート）商品の納品管理に「kintone」を採用し、わずか2週間という短期間かつ低コストで運用をスタートさせました。
短期間でシステムを構築できた理由は何だったのでしょうか？「kintone」の選定やアプリ構築を担当された、株式会社 バルスの情報システムチームの忽那様にお話しいただきました。
株式会社 バルス 管理本部 情報システムチーム 忽那 一賢 様
①アプリ構築が簡単
バルス様では、これまで利用していた納品管理のExcelをもとに、「kintone」で納品管理アプリを構築したそうです。構築期間はデータ移行も含め、たったの2日間でした。その2日間の中でも、最も時間がかかったのは、複数あるExcelシートのフォーマットを統一する工程で、「kintone」の操作にはほとんど苦労しなかったそうです。Fastな業務改善に成功した理由の一つは、アプリ構築の簡単さだったようです。
②「DataSpider」を使った基幹システム連携で、構築負担を軽減
「kintone」で作成した納品管理アプリの利便性をさらに高めるために行ったのが、基幹システムと「kintone」の連携でした。「kintone」アプリに商品コードを入力すると、基幹システムにある商品マスタのデータを参照して、商品名や価格といった情報を自動的に反映する仕組みや、集計用に前日のデータと比較して、変わったところに色がついたExcelシートを出力する仕組みを構築し、利用者の負担やミスを減らしています。
「kintone」はAPIを公開しているので、プログラムを書いて他システムとデータ連携できます。しかしながら、データ連携の度にプログラムを開発すると、構築に時間がかかってしまいます。そこで、バルス様では別用途ですでに契約していたデータ連携ソフトウェア「DataSpider」で、 「kintone アダプター」を追加導入しました。その結果、わずか２週間で基幹システムとの連携を実現することができました。
▼プレゼン資料はこちらからご覧いただけます（ご利用中の画面も見せていただきました！）
株式会社 バルス
「Francfranc」を始めとするインテリア・雑貨小売販売事業を展開。デザインによって新たな付加価値を創造し（VALUE by DESIGN）、住空間における「文化的で感性豊かなライフスタイル」を提案するという企業理念に基づき、事業を展開しています。
kintoneを活用した営業データベース
新コスモス電機の加藤様には、「kintone」で構築した営業データベースについてお話しいただきました。「kintone」導入のきっかけは、導入したSFAパッケージがうまく活用されず失敗してしまったことだといいます。「kintone」で構築した営業データベースはどうだったのでしょうか。
新コスモス電機株式会社 事業戦略室 インダストリ事業推進部 担当課長 兼 水素プロジェクト担当 加藤 真二 様
①アプリ作成のポイント
新コスモス電機様では、営業活動に役立つ様々なアプリケーションを「kintone」で作成しています。
一般的な活動報告のアプリだけではなく、最新ニュースをピックアップしたアプリや、プレゼン資料や競合情報を集めた資料系のアプリなどを作成し、営業活動に役立つ情報を「kintone」に集約しています。これらのアプリを活用することで、必要な情報が効率よく手に入るようになっています。
「kintone」を選んで良かった点として、IT部門以外が自力で導入できる手軽さと、試行錯誤しながらよいアプリを構築できるところをあげていただきました。業務フローに合わせて後から手軽に変更できることが、Fastな業務改善につながっているようです。
②運用のポイント
新コスモス電機様では、アプリ作成だけではなく、「kintone」の運用面でも様々な工夫をされています。
1.アプリを勝手に作らせない
目的意識を持って「kintone」を活用するため、アプリの作成権限は全員には渡さないルールにしたそうです。アプリ作成の基本は、ユーザーからの希望を聞きながらヘルプデスクの担当者が行うこととし、一部の積極的なユーザーにのみアプリの作成権限を渡す運用にすることで、ガバナンスと利便性を両立することができています。アプリが乱立して収集がつかない、ということもなく、運用の工夫ではこちらが一番手応えがあったそうです。
2.全員参加型のアプリで操作に慣れる
年に一度実施している営業大会のエントリーから発表、また終了後のレポート提出までを「kintone」アプリで行いました。全員が「kintone」のアプリに触る機会が無理なく実現し、親しみやすいシステムのイメージができたそうです。
3.パソコンが得意でない方がサービスデスクを担当
「kintone」は操作が難しいアプリケーションではないので、「kintone」のサポートデスクはパソコンがそれほど得意でない方が担当されているそうです。あえてパソコンが得意ではない方にサポートデスクをお任せすることで、利用者に自分にも使えそう！と思ってもらう効果があるのだそうです。
4.笑顔限定のプロフィール写真
「kintone」に登録するユーザープロフィールの写真は、笑顔限定というルールも設けています。「kintone」では、コメント欄を使ってコミュニケーションをとることができるのですが、このルールは「オンライン上だからこそ、相手の笑顔を見ながらのほうが気持ちよく仕事ができる」という考えからだそうです。素敵ですね。
管理者の加藤様のこのような工夫もあって、「kintone」を活用した営業データベースが少しずつ定着し、業務改善が進んでいます。多くのメンバーに使ってもらうためには、使いやすいアプリを作るというだけではなく、運用の工夫もキーになってくることがわかりました。
▼プレゼン資料はこちらからご覧いただけます（ご利用中の画面も見せていただきました！）
新コスモス電機株式会社
主にガスセンサを利用した保安機器の製造・販売されています。主な事業は、工業用ガス警報器、携帯型ガス検知器、家庭用ガス警報器の3つで、一般家庭をはじめ、工場・プラントなどの工業分野、水素ステーションや宇宙開発事業といった最先端の分野にも使用されています。
プレゼン資料
サイボウズ プロモーション担当 荒川 真実
