これは真似したい!ハイクオリティな社内ポータルまとめ

社内ポータルを活用すれば、社内に散らばる情報を一画面に集約することができます。各部署や拠点、プロジェクトなどさまざまな切り口でポータルを作成すると、大切な情報を発信したり、整理された情報を受け取れるだけではなく、使い方次第で驚きの効果を生み出してくれます。
今回は、そんな社内ポータルの活用事例を23個まとめてご紹介します!

◆INDEX◆
■業務効率アップを実現するポータル
■社員の意識を変える!情報発信の方法
■経営に直結!売上情報ポータル
■すべての業務はここから!他システム連携で実現する利便性

業務効率アップを実現するポータル

「社内手続きMAP」ポータルの導入で、問い合わせ電話が激減

"何か困ったら、まずポータルから社内手続きMAPを確認するという習慣を定着させることができ、総務経理課にかかってくる電話もほとんどなくなった"(株式会社池田模範堂)

重要度や内容ごとに「掲示板」のカテゴリを分けている新着文書ポータル

""新着文書"のポータルに、予め本部側で内容や重要度別に分類された情報が掲示されるようになった。この方法で本社からの通達を受け取るようになってから、限られた時間の中で重要な連絡から優先的に対応することが容易になった。"(株式会社ABC)

外出の多い職員でも、情報確認を迅速に行うことができる

"職員が朝出勤してログイン後、最初に確認する場を設けました。全職員が確認しなければいけない更新情報を素早く見えるよう配置し、現場業務に従事しているメンバーでも一目で情報を確認できます。"(浦添市役所)

社員から情報システム部門への問い合わせ状況を見える化

"問い合わせが多い質問に対しては、メールマガジンの発行やFAQの作成を行っています。その結果、多いときは月に500件ほどあった問い合わせが、150件ほどまで減りました。"(ベッド製造業のお客様)

「RSS ポートレット」でウィルスソフトの更新情報を読み込んで、全社員に通知

"この方法を使うと、手間をかけずに即時連絡することができます。"(機械、金属の製造のお客様)

外資系大手企業14社の顧客ごとのポータルを作成し、顧客軸で拠点ごとの提案内容をシェア

"顧客に対して社内の複数の事業が連携して顧客対応を行っており、主に品質管理・修理・活用支援のメンバーとの連携をしっかり行っています。"Garoon"は顧客対応で活用する情報を集約し、メンバー間の連携を後押しをしてくれる役割を果たしています。"(株式会社 島津製作所)

「迷ったらここポータル」でグループウェアの乗り換えをスムーズに

Too 様では「ガルーン」を導入される前は、別のグループウェアを使われていたので、ユーザーが使い方に迷うことが多々ありました。そこで「迷ったらここ」ポータルを作成し、「ガルーン」に関する質問の掲示板や、「ガルーン」上で行う申請系を、まとめてこちらに集約させ、確認できるようにしています。"(株式会社 Too)

社員の意識を変える!情報発信の方法

ブランド変革に貢献した「CI」ポータル

"MUHIという新しいブランド名やその狙いを、社内、あるいは社外向けに認知を広げる様々なキャンペーンを行っています。その活動状況などの関連情報をポータルへ掲載することで、社内の別部門、あるいは外部の取引先や消費者の方々と接する機会があまりない工場の社員にも確実に伝えられ、CIへの意識を高め、結束を強める効果が得られています。"(株式会社池田模範堂)

従業員一人ひとりが取り組むサービスレベルの向上

"本社が休みの日も自動的にデイリークレドが更新される仕組みになっている。行動指針を定めただけではなく、日々の業務の成功体験を共有することで全従業員が継続的にクレドを意識して行動することができている。"(株式会社ABC)

トップからの社員へのメッセージを伝える全社公開ポータル

"スケジュールをトップに配置し、トップからのメッセージ、別のシステムへの入り口をまとめたリンク集、Webメールの新着通知や最新情報の表示など、業務に必要な情報がまとめて確認できる仕組みにしています。
トップからの社員へのメッセージは、社内用のブログの冒頭を読み込んで表示させています。"(ベッド製造業のお客様)

社内報サーバーに「ガルーン」から簡単にアクセスできる

" グループウェアとは別に wiki を使った社内報も利用しているのですが、システム連携の機能を使うことで、wiki の画面をガルーンに取り込み、タブ切り替えだけで同一画面内に表示させるようにしています。以前に比べ使いやすさが向上したと評判です"(株式会社シーエー・モバイル)

トップからのメッセージも確認できる社内ホームページ

"実行したい機能のほぼすべて、1つの Web ブラウザウインドウ上で扱えるので便利だと、社内の評判も上々です。『ガルーン 3』のアプリケーションとしては、掲示板やスケジュール、電話メモなどをよく使っています。これらを Web 画面の中で使いやすいように工夫して表示させることにより、社内の情報が"見える化"することで、多忙な上司のスケジュールがわかって電話がつながりやすくなるなど、業務がスムーズになっています。"(日本ビジネスコンピューター株式会社)

PDF形式でポータルに張り付けている「社内報ポータル」

"内容は、新年や新年度の社長からのあいさつなどです。紙で作るのと比べて、コスト削減の効果がありました。"(機械、金属の製造のお客様)

新聞風に読みやすくアレンジされた社内報ポータル

"社内報は新聞らしいデザインや読みやすいレイアウトが大切だと考えています。ただテキストを並べるだけでは楽しくありません。そこで当社では新聞風にアレンジした社内報をPDFに変換し、「ガルーン 2」のポータルで公開しているのです。"(株式会社JM (なおしや又兵衛))

会社間の課題を解決!FC(フランチャイズ)会ポータル

"いままではなかったフランチャイジー会社や協力会社のみで結成した FC 会のポータルをガルーン上に配置し、会社間の抱える問題を共有できる部会を作られました。部会で話し合われたことを「ガルーン」のポータルで共有しています。"(株式会社JM (なおしや又兵衛))

経営に直結!売上情報ポータル

毎日更新される売上ポータル

"ExcelをHTMLファイルに書き出して、一日一回のバッチ処理で反映させています。このポータルは、経営層や営業は毎日必ず見ています。「ガルーン」を導入する前は、経営陣は紙にその日の売上状況を印刷したものを回覧していました。"(ダイナパック株式会社)

売上達成率がひとめでわかる販促ポータル

"各種の販促活動が動いているのですが、このポータルを見ると、どの販促の売上が何 % 達成できているか、ひとめでわかるようになっています。各販促の担当者から週一でばらばらと報告が来るので、その都度手動でポータルの運用者が数字を変更しています。また販促の期間や締め切りをすぐに確認できるよう「販促スケジュール」をポータルに載せ、ユーザーにわかりやすく伝えています。"(株式会社 Too)

すべての業務はここから!他システム連携で実現する利便性

業務に必要な情報が集まるポータル

"基幹システムへの入り口をまとめたポータル、など複数のポータルを公開しています。なるべく情報を集めて、「ガルーン」にアクセスしてもらうような仕組みを作っています。
また、「ガルーン」以外にも複数のシステムを使っているのですが、できる限りシングルサインオンでアクセスできるように設定しています。"(半導体製造機器の製造のお客様)

業務に必要なシステムを集約することのできる「社内ポータル」

"別システムのワークフローや勤怠管理システム、Web会議システムと連携した標準ポータル。業務に必要な情報は全て『ガルーン』のポータル上で確認できるようになり、効率良く情報共有を行えています。"(株式会社明光ネットワークジャパン )

救急医療を支える電子カルテと「ガルーン」の連携

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"2大基幹システムである患者の診療情報を集約するデータベースと、入退院・診療報酬情報などを扱う医事情報データベースの情報を、リアルタイムに表示している。"(社会医療法人 近森病院)

業務に必要な情報を一つのポータルに表示

"名古屋鉄道ポータルには、スケジュールや、掲示板、「ガルーン」のマニュアル、別のシステムへのリンクなど業務に必要な情報を一つのポータルに表示しています。"(名古屋鉄道株式会社(株式会社 メイテツコム))


いかがでしたか?
「このポータルはどうやって作るの?」「こんなポータルも作りたいんだけど、ガルーンで実現できる?」など、気になる点があれば、ぜひサイボウズまでご相談ください。
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また、ポータルに関連する記事としておすすめなのが、【社内ポータル活用で業務効率アップ!】秒速で分かる!行き先案内ポータルとはです。今やポータルもkintoneで作る時代。kintoneを使えば、社内の情報が一目で分かる行き先案内ポータルも簡単に作ることができます。

ポータルがもっと作りやすくなる!新機能を搭載

2014年2月のアップデートで、クラウド版「Garoon」の機能追加を行います。ドラッグ&ドロップによるポータル設計、幅の指定が可能になり、これまでよりポータル作成を手軽に行えるようになります。

https://garoon.cybozu.com/jp/whatsnew/140209/index.html


サイボウズ プロモーション担当 荒川 真実