プロジェクト管理成功の秘訣!スペース活用事例まとめ

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全体の進捗をすばやく正確に把握したい、タスクの抜け漏れを防ぎたい、メンバーとの情報共有をもっと円滑に行いたい...プロジェクトの管理には悩みがつきません。

効率的なプロジェクト管理のために、ツールやシステムを導入されるお客様も多くいらっしゃいます。しかし、誰もが簡単に使えるツールでなければ、定着せずにプロジェクトが管理できないことも、ざらではありません。使い慣れたグループウェア上で、円滑なプロジェクト管理を行っていただけるよう、「ガルーン」は、「スペース」という機能を搭載しています。
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スペース機能は、掲示板のように議論ができる「ディスカッション」、メンバーのタスクと期限を共有し見える化できる「共有ToDo」、関係する資料を集約して共有する「ファイル共有」を備えています。
プロジェクト単位で情報を集約し、「誰が、いつ、何をするか」を明確化することで、プロジェクト業務の効率化を支援します。

今回は、「スペース」機能を使ったプロジェクト管理術を、実際の画面やお客様事例を交えながら紹介します!

部内のコミュニケーションの活性化に

チーム内で進行している複数のプロジェクト管理に!

普段から顔を合わせて仕事をするメンバーとの業務の管理には、「スペース」機能が役立ちます。例えば複数名で大企業のお客様へ製品提案を行っているプロジェクトの場合、子会社での提案の状況や、提案に使った資料を「スペース」にまとめておけば、進捗状況を全員で共有しながら業務を進められ、必要な情報もすぐに取得できます
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引き継ぎプロジェクトの管理に!

異動、転勤、産休といった引き継ぎが発生した際にも、「スペース」機能が役立ちます。引き継ぐ業務ごとにディスカッションを立て、業務の概要をドキュメントとして残したり、気になることを事前にディスカッション上でやりとりしておけば、引き継がれる相手も、迷わずに業務に取り組めます。
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部署間のコミュニケーションに

「スペース」機能の強みは、部署を超えたプロジェクト管理もかんたんに行えること。続いては、部署を超えたプロジェクト管理術について紹介します。

店舗開発プロジェクトの管理に

脱毛サロン「ミュゼ・プラチナム」でおなじみの、株式会社ジンコーポレーション様では、新しい店舗を出店する際のプロジェクト管理に「スペース」機能を活用されています。出店の決定からオープンまでには、物件の契約、スタッフ求人と研修、機材準備、システム環境の設定といった複数の業務が同時に進み、部門間での連携が欠かせなくなります。「スペース」機能を使って業務進捗を可視化し、抜けもれのリスクを軽減しています。
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Garoon on cybozu.com導入事例 株式会社 ジン・コーポレーション

店舗間でのノウハウ共有に!

「明光義塾」を運営されている株式会社明光ネットワーク様では、スタッフのノウハウ共有に「スペース」を使われています。各地に散らばる教室長たちが、業務で培ってきたノウハウの共有や、教室運営について相談を「スペース」を使って行っています。お互いの成果を報告し合うことで、モチベーションの向上にも寄与しています。
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サイボウズ ガルーン 導入事例 株式会社明光ネットワーク

イベント運営プロジェクトの管理に!

営業部とマーケティング部の強いチームワークが欠かせないイベント運営。こういった部署間で連携するプロジェクトの管理にも、「スペース」機能が役立ちます。
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チーム全体でやるべきタスクとその状況を、一覧で把握することができるので
マネジメントが非常にしやすくなっています。
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人事による、新入社員のフォローアップに!

各部署に配属された新人が円滑に業務に取り組むには、人事によるフォローアップが欠かせません。それぞれの部署に配属された後も、新人のフォローアップに「スペース」を活用できます。「スペース」機能は非公開での運用も可能なので、直属の上司には相談しにくい内容も、人事や新人同士で共有することができます。
人事スペース

応用編

社員旅行プロジェクト管理に!

活用が進めば、全社員の社員旅行にも、スペースを使えるかもしれません。
社員旅行(2014年9月20日~9月23日)
画像の出典元はこちらです:グアムの風景写真

「スペース」はじめて利用するには?

どんなに使いやすくても、新しいツールを社内のスタッフに定着させるのは大変...
「スペース」の使い方をスタッフに覚えていただくために、サイボウズでは以下の2つの利用方法を、「スペース」活用の第一歩としておすすめしています。

日報

メンバーごとにディスカッションを立て、それぞれの業務内容や所感を閲覧できます。
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「スペース」機能のよいところは、リアクション機能がついていること。
頑張っているメンバーに対して、「いいね!」で応援することができます。
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悩んでいるメンバーがいれば、コメント機能でアドバイスすることも。
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部内Wiki

「スペース」機能は、ディスカッション機能を使い、簡単なindexを作成できるので、かんたんな部内Wikiとして運用いただくこともできます。株式会社Too様では、システム担当向けのWikiとして「スペース」機能を使われています。
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Garoon on cybozu .com 導入事例 株式会社 Too

「ガルーン」のスペース機能をフル活用して、効率的なプロジェクト業務を実践しましょう。何か気になる点があれば、ぜひサイボウズまでご相談ください。
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サイボウズ プロモーション担当 大滝 空