顧客サービス向上を支えるNo-Eメールコミュニケーション術とは？複数グループ会社間の連携での「ガルーン」活用

「サイボウズガルーン」をご利用いただくことで業務課題を解決された導入事例をご紹介します。
第3弾は、「くまもん」人気に沸く熊本の観光を支える「九州産業交通ホールディングス」様。

九州産業交通ホールディングス（以下、九州産業交通）は、熊本県の路線バス、高速バス、旅行・ホテル事業など7つの会社を傘下に持つ持株会社です。10年前に「サイボウズ Office」を導入いただき、規模拡大に伴い昨年「ガルーン」に乗換え、現在ではグループ全体1,000名規模で活用いただいています。

路線バスは熊本の重要な交通手段になっている。

Eメールを使わずに、情報共有スピードアップ。グループ全体の連携強化と顧客サービス向上に

一般的には社内の連絡はもちろん、グループ会社間の連絡ツールとしてEメールを活用する企業が多い傾向にあります。とはいえコミュニケーション手段がEメールの場合「やり取りの経緯を追いづらい」、「引継ぎに手間がかかる」、「情報が整理できない」などといった課題も多くあります。そこで九州産業交通ではグループ全体のコミュニケーションを「ガルーン」内に統一することで業務効率を高めています。

九州産業交通では社内の連絡に、Eメールを利用せず「ガルーン」上に集約することにより、各事業会社の情報共有のみならず、グループ全体でのスピーディーな業務連携を実現しています。
例えば、ホテル・バス事業を始めとした24時間体制でサービスを提供する事業においては、関係者全員が状況を把握し議論できる「メッセージ」を活用し、シフトが異なるため顔を合わさないメンバー同士でもスムーズに引継ぎが行われています。
また、100を超えるツアープランにおける旅行会社やバス会社といった複数事業会社間での連携や、新たなシステム開発などの複数事業横断のプロジェクトでは「スペース」と「掲示板」が活用されています。
Eメール上の連絡では難しいプロジェクトの進捗状況を、関係者全員でもれなく共有することにより、各ツアーのスムーズな運営をはじめ、より良い顧客サービスの提供にもつながっています。（図1参照）

（図1）グループ内の活用イメージ

「事業ごとに分社し、グループ会社間の会社を超えたやりとりが多いのですが、情報共有はスムーズです。例えば、旅行プランは、バス事業部と旅行事業部がガルーン上で旅行の企画案を共有、ディスカッションしてできあがっていきます。その他、ハウステンボスに常駐する弊社のスタッフが、イベント情報などを全社員に伝え、バスガイドへの説明に盛り込むといったことも行っています。グループ間の積極的な情報共有が、顧客に満足のいくサービスを提供することにつながっています。」（IT推進グループ　主任　三池利彦氏）