【徹底解説】グループウェア機能まるわかりガイドースケジュール編

・グループウェアの存在は知っているけど、結局何が便利なの？

・色々な機能があるけど、どうやって使えばいいの？

そんな疑問を解決すべく、「グループウェアNEWS」の新たな取り組みとして、「【徹底解説】グループウェア機能まるわかりガイド」という企画を開始しました。

グループウェアには必須の機能であるスケジュール機能。スケジュールが共有できれば、どのグループウェアでも同じ...そうお考えの方も多いのではないでしょうか。しかし、各社のグループウェアの開発コンセプトによって、スケジュール機能が大きく異なるのはご存知でしたか？サイボウズの提供する大企業向けグループウェア「ガルーン」のスケジュール機能は、日本の大企業で安心して便利に使っていただくことを想定し、設計されています。個人主義ではなく組織で動く日本企業にとって、スケジュールの共有は必要不可欠なことです。今回は、日本組織で働くうえで役に立つ「ガルーン」のスケジュール機能を、業務でよくあるシーンに沿ってご紹介していきます！

【POINT】「ガルーン」スケジュール機能の基礎

「ガルーン」のことをよく知らない方に前提として知っていただきたい、「ガルーン」のスケジュール機能の基礎をご紹介します。

■その１:スケジュールが見やすい

個人やチームの日予定、週予定などを表示することができます。個々人が、いつ、どこで、何をしているのか、スケジュールを見ればひと目で分かります。

予定を色分けすることで、視覚的にスケジュールを捉えることができます

■その２：空き時間が簡単に確認できる

人・モノ・場所の空き時間を簡単に確認できます。ユーザーは、全員の都合のつく時間を見つけ、スケジュールを登録します。万が一全員の予定が合わなかったときは、他の日の空き時間を探すことも簡単にできます。スケジュール調整最終.png

11:00～12:00、14:00～15:00なら全員の予定が空いていますね

スケジュール調整の時間をものの数分にする機能

ビジネスシーンにおいて、会議はつきものです。毎日数十、大企業になれば、数百もの会議が行われています。会議の参加人数が多ければ多いほど、スケジュール調整は比例して困難に。予定を個々人の手帳で管理している場合、一人一人のスケジュールを確認していくだけでも大変です。また、メールでスケジュールを調整する場合、個々人の空いている時間を確認し、なんとかスケジュールを調整。やっと会議の日程を決めたときには、予想以上に時間を割いてしまっていた。そんな経験をされたことのある方は多いのではないでしょうか。「ガルーン」のスケジュール機能なら、上記【POINT】で述べたように、担当者は参加者の空き時間を簡単に確認できます。そして、1つの画面上で、人・モノ・場所を結び付け、マウス操作だけで簡単にスケジュールを管理することができます。

人・モノ・場所のスケジュール調整が一画面でラクラク行えます

さらに、所属組織を横断するプロジェクトや、業務で頻繁に関わるユーザーなど、常にスケジュールを把握しておきたいメンバーがいるときは、Myグループ機能が便利です。Myグループとは、選択したユーザーを、1つのグループにまとめることができる機能です。たとえばMyグループにプロジェクトメンバーを設定しておくと、そのメンバーのスケジュールを簡単に把握することができ、部署をまたいだスケジュール共有やスケジュールの登録がしやすくなります。そのため、急な打ち合わせが必要になった際のスケジュール調整も非常に容易です。煩わしいスケジュール調整を、数分で済ませたい。そんな要望を叶える機能を「ガルーン」は搭載しています。異なる部署のメンバー.png

異なる部署のメンバーの予定も一画面に表示できます

会議に関するメールのやりとりをゼロにできる機能

会議を開催するにあたり、多くの方がメールで連絡を行うのではないでしょうか。たとえそれが社内の会議であったとしても、予定の連絡、詳細内容の連絡、参加可否の連絡、時間の変更連絡...１つの会議に関するメールだけで10を超えてはいないでしょうか。「ガルーン」は、この面倒なメールのやりとりを一掃するためのスケジュール機能になっています。そのスケジュール機能のポイントは3点です。

【POINT】面倒なメールのやりとりを減らす３つの機能

■その１:通知機能

スケジュールの登録と同時に参加者が自動的に通知を受け取るようになっていて、会議の招集の連絡は不要です。

■その２：スケジュールへのコメント機能

スケジュール上で、コメントのやりとりができるという、他のグループウェアにはない機能を備えています。メールで行うと数十通のやりとりにもなりかねない会議内容、参加可否の連絡などを、「ガルーン」をお使いのお客様は、スケジュール上でコメントし合うことでスムーズに処理しています。

■その３：スケジュールへのファイル添付機能

スケジュールにファイルを添付できるので、会議で使う資料もスケジュール上で共有できます。会議の当日、または会議で使った資料を後日閲覧したいとき、メールBOXの中から、ファイルが添付されているメールを探し出す煩わしさがなくなります。

会議の日時と場所、議題、必要な資料をすべてスケジュール上に集約できるので、グループウェアを見ながらメーラーを立ち上げてメールを作成する必要がありません。コメント機能とファイル添付機能を活用することで、会議に関するメールのやりとりをゼロにできるのです。

会議の出欠確認やファイルの共有もスケジュール上で行えます

チーム内の報連相を円滑にする機能

「ガルーン」はスマートフォンから利用できるので、外出先でも上司の予定を検索し、その場でスケジュールを登録できます。たとえば、商談がいい方向に進み、次回は上司も同席した商談の機会を設けたいとします。上司の予定をその場で確認することで、次回スケジュールをすぐに登録することができます。予定が登録されたことは、すぐに上司に通知され、スケジュールに反映されます。また、その商談に関する報告や次回商談に関する打ち合わせの時間を設けることも、会社に戻る電車の中ですぐに行えます。このように、「ガルーン」ならいつでも報連相できる環境が整えられます。縦割りの日本企業において、直属の上司への素早い報連相がしやすくなる環境は大きな強みとなるでしょう。

【ブログ用】モバイルビュー　スケジュール.png

スマートフォンからスケジュールを閲覧、登録できます

まとめ

「ガルーン」のスケジュール機能は、コメントのやりとりからファイル共有までできる、贅沢な仕様となっています。「ちょっと不便で業務に支障も出てるけど、自分ひとりで頑張ればなんとかなる」。日常にいくつもあるそんなシーンをサポートし、他のグループウェアではできない業務効率化を実現しています。その結果、「ガルーン」は、ユーザーアンケートで97%のユーザーから「導入してよかった」という声をいただけています。グループウェアを活用することで、想定していなかった以上のリターンが得られるかもしれません。「ガルーン」の機能の詳細に関しては、

こちらをご覧ください。