人事異動の季節、情シスを助ける4つの機能

あと2週間ほどで今年度も終わり、新入社員が入社したり、人事異動の季節になりますね。

それに伴うシステムの設定変更や問い合わせの対応に追われるシステム部門の方も多いのではないでしょうか。

今回は、そんな多忙な季節にシステム部門の方の業務の手間を減らし、お助けする便利な「サイボウズガルーン」（以下「ガルーン」）の機能を4つご紹介いたします。

まずは、問い合わせコストを減らす機能です。

ポータル

ポータルは自分宛の更新通知と企業内の情報を一画面に集約します。ポータル作成画面で管理者が必要なパーツを選んで、ドラッグアンドドロップで配置していくことで、簡単にその企業や部署に合わせたポータルを作成することができます。社内FAQや規定集などの情報をまとめたポータルを作成することで、新しく入社して業務する際に必要なことを「ガルーン」にまとめて表示することができます。

社内に複数存在するシステムの入り口や、名刺作成や勤怠管理、社内システムやプリンターなどの設定方法や各種申請の依頼、またこんな時にどうしたらいいのかをいう社内のよくある質問をまとめたFAQをひとつのポータルとして一画面に集約し、トップページに表示させることで、まず何か困ったらポータルを見ればわかるというフローを確立することができます。

その結果、社内手続きやわからないことはポータルからと周知させることで、これらを教えるための打ち合わせを、特別に設ける必要がなくなり、習慣として定着させることで、システム部門や総務への問い合わせを激減させることができます。

全文検索

全文検索は「ガルーン」内に蓄積された情報をアプリケーションを横断して、高速検索できる機能です。WordやExcel、PDFなどの添付ファイルの中身まで検索することができます。問い合わせをする前に、まずは過去に同じ質問をしている人がいないか、探している資料を作成している人はいないかなどを全文検索で探すことを習慣化することにより、システム部門や総務への問い合わせコストを下げることができます。

さらに、社内の蓄積したデータの再活用を活性化し、求めている情報を部署を横断してスムーズに探すことができます。その結果、会社としての知的資産の活用と教育コストを減少することができます。

ここからは、システム部門の方の運用の手間を減らし、助ける機能のご紹介です。

組織の事前設定

発令予定の組織図を事前に作成でき、指定した発令日に自動反映することができる機能です。組織を作成したり、ユーザーの追加や変更を事前に設定することができます。未来の組織図を設定しておくことができるので、大規模な組織異動や入退社の多いこの時期に活用いただくことで、システム部門の方の負担を大幅に軽減することができます。