はじめに

こんにちは！ガルーン プロモーションチームです。先日のブログでもご紹介しましたとおり、クラウドコンピューティングEXPOではワークフローに関するご質問を多くいただきました。そこで今回は、より複雑なワークフローを実現するために役立つ、アライアンス製品をご紹介します。

ガルーンのワークフローでできることと、できないこと

ガルーンには標準でワークフロー機能があり、代理承認や承認者の条件分岐、役職による承認者設定、などの機能が備わっています。

ガルーンのワークフローは

・交通費申請

・押印申請

・休暇申請

など比較的シンプルな申請には向いているのですが、業務に深く関わるような複雑なワークフロー、例えば、

・取引先の与信審査

・開発仕様の審査

・予算稟議

などでは、実現が難しいケースもあります。申請中に申請内容を編集できる必要があったり、途中変更された内容に合わせて承認者をリアルタイムで変える必要があったりと、高度な要件が含まれている場合があるためです。

ではガルーンでは複雑なワークフローを運用することはできないのか・・・？というと、そんなことはありません！ガルーンと連携可能なワークフロー専用製品を使うことで、複雑な運用も可能です。今回は、その1つとして、コラボフローをご紹介します。

コラボフローとは？

コラボフローは株式会社コラボスタイル様(以下、コラボスタイル)が提供するWebワークフローシステムです。その特徴は主に以下の3つ。

申請フォームをエクセルで作成！

ワークフローの申請画面は使い慣れたエクセルで作ることができます。複雑なプログラミングや専用のデザインツールは必要ありません。エクセルで作成した申請フォームは、ワンクリックでwebフォーム化することができます。

申請経路の設計はパズル感覚で！

承認者の設定や条件分岐など、あらかじめ用意された経路パーツをパズル感覚で並べていくだけで、設計することができます。

充実のワークフロー機能！

例えば承認段階ごとに入力項目を制限したり、「設定したメンバーの1/2や1/3以上が承認したら承認とする」といった議決承認設定ができるなど、細かい設定が可能です。また、申請途中で承認者が内容を編集し、その内容に応じてその後の承認フローをリアルタイムで変更する、などのように、複雑な運用も可能です。(詳しい機能はコラボスタイルのHPをご覧ください)

ガルーンとはポータルで連携！

ガルーンとコラボフローはポータルで連携することができます。ガルーンに自分が確認するべき申請書の一覧を表示させることができるので、ガルーンさえ確認していれば承認依頼を見落とすことがありません。シングルサインオンにも対応しているので、確認したい申請書をワンクリックで表示することができます。新規申請や申請書の検索ボタンもガルーンのポータルに表示されるため、まるでガルーンの一部のように扱えます。

kintoneとも連携！

さらにコラボフローはサイボウズのビジネスアプリ作成プラットフォームkintoneとも連携することもできます。コラボフローで承認されたデータをkintoneに自動登録したり

kintoneに登録したマスタデータをコラボフローから呼び出したりすることができます。

ガルーンを全ての社内システムの入り口として利用し、ワークフローはコラボフロー、データの蓄積や分析はkintone、というように、それぞれのシステムの強みを生かすことで、単体で利用する場合より柔軟で使いやすいシステムを構築することができるのです。

コラボスタイル・サイボウズによるNotesマイグレーションセミナー開催！

コラボフロー、ガルーンについてもっと詳しい情報が知りたい！という方におすすめしたいのが、コラボスタイルとサイボウズによる「Notesマイグレーションセミナー」。6月9日(木)14時から、日本橋のサイボウズ本社で開催します。それぞれの製品担当がデモを交えながら製品機能や事例をご説明します。Notesを使っていないお客様でもご参加いただけますので、お時間の合う方はぜひお越しください！（セミナーのお申し込みはこちらから）

サイボウズ アシスタントプロダクトマネージャー　山本悠子