【徹底解説】明日からできる！新人を育てる日報の書き方－スペースの活用法①－

こんにちは！ガルーンプロモーションチームです。7月が始まり、そろそろ新人の配属が決まる時期ですね。今回はフレッシュな新人をデキル社員へ育てる、日報の運用方法をご紹介します。

スペースで日報！？

今回日報に使うのはガルーンの「スペース」機能。任意のメンバーで「議論」「TODO管理」「ファイルの共有」などができる機能です。なぜスペースを使うのか？は後で解説するとして、まずは始めてみましょう。やり方は簡単！

STEP１．日報用のスペースを立ち上げる

タイトルを「○○部日報」などとし、日報を共有したいメンバーを登録して、スペースを作成します。既に部内スペースなどを作成している場合は、それを流用していただいても構いません。

STEP２．1人に1つ、ディスカッションを作る

日報を書くメンバーそれぞれに、専用のディスカッションを作ります「山本の日報」というように、ディスカッションタイトルに名前を入れると分かりやすいです。

STEP３．ディスカッションの本文に日報のフォーマットを書く

新人のうちは、日報にどんなことを書けばいいのか分からないもの。そこでディスカッションの本文に、日報のフォーマットを記載しておきます。こうすることで新人は書き方に迷うことがなくなり、良い日報の書き方を自然に覚えていくことができます。

サイボウズの日報フォーマット

サイボウズ社内でも、ガルーンのスペースで日報を運用しています。フォーマット非常にシンプル。

　　■　本日やったこと

　　■　本日の学び

　　■　明日やること

　　■　所感

　　■　相談・連絡

それぞれ簡潔に書きます。「本日やったこと」は時系列に、かかった時間と合わせて記載する場合が多いです。一番重要視されているのが「所感」。上司によっては「俺は所感しか読んでないよー」なんて人もいたりするとかしないとか？！自分の考えていることを数行でまとめることで、文章力アップのトレーニングにもなっています。

スペースで日報を書く３つのポイント

メールじゃだめなの？ガルーンのメッセージでもいいんじゃない？・・・そう思われる方もいらっしゃるかもしれません。でも違うんです！スペースで日報を書くと、新人も上司も幸せになれるポイントがあるんですよ。

POINT１．見やすい

1人に1つディスカッションを立てることで、個人の日々の活動や上司からのコメントが自動的に時系列に並んでいきます。メールで送ると、バラバラになってしまいがちなこれらの情報を、いつでもまとめて見ることができるので、「今どんな仕事にどれくらい時間をかけているのか」「どんなことを考えているか」が把握しやすくなります。また、直属の上司やチューター以外でも閲覧したりコメントを書くことができるので、チーム全体で新人をバックアップすることができます。チームメンバーそれぞれからフィードバックをもらうことで、新人は自分の仕事の位置づけを理解したり、メンバーそれぞれの仕事のやり方や考え方を学ぶことができます。

ガルーンのメッセージでも似たようなことはできるのですが、スレッドを１つしか作れないので、複数の人の日報が混じってしまいます。1人1人に専用のスレッドを立てられるスペースの方が閲覧性に優れています。

POINT２．書きやすい

一度日報スペースを作ってしまえば、「日報を書く」→「"書き込む"ボタンを押す」の2ステップで日報の提出が完了します。慣れれば5分もかかりません。メールのようにいちいち宛先を確認したり、挨拶文を入れる必要がないので、書き込みの心理的なハードルを下げることができます。上司からのフィードバックも「おつかれさま！」「その調子！」「あとで話そう」など一言から気軽に書き込めるので、無理なく続けることができます。

POINT２．いいね！で応援

スペースにはリアクション機能、いわゆる「いいね！」ボタンがついています。上司がコメントを書く時間がないときには、いいねボタンを押すことで「読みました」「了解です」という意思表示になります。たかがボタン、されどボタン、やっぱり「いいね！」がたくさんつくと嬉しいもの。「明日も良い報告ができるようにがんばろう」というモチベーションに繋げることができます。現状ガルーンでリアクション機能があるのはスペースのみ。これもスペースを使う大きなメリットの１つです。

また、ガルーンはモバイルアクセスも可能なので、外出先からでも日報を入力できます。外出が続いて日報がたまってしまい、つい後回しに・・ということをふせぎます。

新人以外にも効く！日報の効用

サイボウズでは新人に限らず、ベテラン社員も日報を書いているケースが多く、それらは全社員が見られるようになっています。日々の業務を共有することで、タスクの見える化に繋がったり、違う部署の人がどんな仕事をしているのか、把握するための情報源になっています。何気なく他部署の人の日報を眺めていたら、自分の業務と関係のあることが書かれていた、なんてことも。メールやガルーンのメッセージと違って、ガルーンのスペースは、公開にしておけばだれでも閲覧できるので、部署を越えた情報共有が自然と進み、風通しの良い職場づくりに繋がります。異動や中途入社が多く、チームメンバーが頻繁に入れ替わるような場合には、特におすすめです。