はじめに

こんにちは、ガルーンプロモチームです。おそうめんが美味しい季節になりましたね！さて先日の記事でガルーンのスペースを使った日報の書き方をご紹介しました。

【徹底解説】明日からできる！新人を育てる日報の書き方－スペースの活用法①－

しかしスペースは本来、チームで情報共有やコミュニケーションをするための機能。ということで今回は情報システム部でスペースを活用するための秘訣を、サイボウズの情シスと一緒にご紹介します。

情シスの情シスによる情シスのためのスペース

今回協力してもらったのは、サイボウズの情報システム部に所属する鶴村さん(通称：ツルエモン)。最近ウォーキングにはまっているそうです。

＜頼りになる情シス、ツルエモン。一日に歩いた歩数が4万を超えることもあるとか。＞

－ 情報システム部でもスペースを使っていますか？

「使っていますよ！(今使ってるのはkintoneのスペースなんですが、基本的な考え方は同じなのでガルーンのスペースをイメージしてお話しますね。)」

－ (よしなにお願いします。)どんなやりとりがされているんですか？

「社内で運用している製品やサービスについて、運用状況や障害対応に関することが多いです、あと新しく入社される方のアカウントや端末の準備についてのやりとり、日々の連絡事項とかかな。」

－ 幅広い情報が飛び交っているんですね。ディスカッションの分け方にコツはありますか？

「製品やサービスについては、各製品名のディスカッションで議論します。また東京以外のオフィスのインフラ周りは、拠点別にディスカッションを作ります。勉強会や日々の連絡事項は、トピックスごとにディスカッションを立ててます。なるべく1つのディスカッションに複数の議論が混じらないように、結構細かく分けていますね。」

「例えばガルーンで原因不明のエラーが出たときに部内に相談したいときには、「サイボウズ　ガルーン」のディスカッションにこのように書き込みます。」

－ エラー画面はなるべく見ないようにしたいですね・・・。他にポイントはありますか？

「大きなプロジェクト、例えばセキュリティソフトをリプレースしたときには、通常業務用とは別に、専用のスペースを作って進めていました。」

－ 確かに。プロモーションチームでも、大きなイベントは専用スペース作ってます。やりとりが多くなりそうな場合は別スペース立てた方が良いですよね。

「あと、マニュアルなどはファイル管理で管理したり、他部署との連絡は専用のメッセージを使ったりと、ガルーンの他の機能を使うんですが、これらのURLをまとめてスペースのトップに書いておくと便利ですよ。」

－ なるほど！各機能の特色を生かしつつ、スペースに情報を集約するんですね。

－ スペースを使ってよかったことはありますか？

「カテゴリ別に情報が整理されることと、過去のやりとりをすぐに振り返れることだと思います。この現象前にもあったな・・・というときに、対象製品のディスカッションをおいかければ大体見つかります。あと、新人が入った時の教育や、業務引き継ぎにも使えますよね。教科書ではなく、実際に起こったことにどう対応したかが時系列でまとまっているので、読むだけで結構勉強になるんですよね。」

－ リアルタイムでやりとりをするときだけではなく、時間がたってからも情報を活用できるのがポイントですね。

おわりに

スペースを初めて使う方は、どのディスカッションに書き込めばいいのか分からなかったり、コメント形式に慣れなかったりすることもあると思います。しかし慣れてくると、普段のコミュニケーションがカテゴリ別/時系列に自然に整理されていく使いやすさを感じていただけると思います！まずは身近なメンバーで、スペースを使ってみて、自社に合った運用方法を探してみてください。スペース活用法の3回目は部署横断型のプロジェクトについて、ご紹介します。

サイボウズ アシスタントプロダクトマネージャー　山本悠子