社内イベントの準備はメッセージでー創業祭裏話ー

こんにちは！ガルーンプロモーションチームです。毎日暑いですね。先週サイボウズでは19周年を祝う創業祭が開催されました。毎年この時期に行う全社的なイベントで、美味しいお料理や有志による出し物を楽しみます。

＜高級スイーツは早い者勝ちです＞

さて今年の創業祭では、中途社員による出し物のコーナーがあり、ガルーンチームからも筆者含めて何人か参加しました。イベント当日までに、企画を考え、制作物やシナリオを作る必要があるため、結構準備は大変です。このようなイベント準備、しかも有志での企画となるといろんな問題が発生します。例えば・・・

　・　メンバー同士直接会う時間がなく、なかなか企画が決まらない

　・　途中から加わったメンバーと認識のずれが出てしまう

　・　制作物の確認に時間がかかる

　・　社内メール、LINE、facebookなど、連絡手段が分散してしまう

情報共有が進まず、企画が停滞すると、メンバーのモチベーションが段々落ちていき、せっかくのイベントも楽しめなくなってしまいます。そんなときにおすすめなのがガルーンのメッセージ。今回はメッセージのどのような点がイベントの準備に役立ったのか？実際の例をご紹介したいと思います。

まずは連絡用のメッセージを立ち上げ

「新人たちが出し物をやるらしいけど、中途入社の私たちも何かやらない？」

創業祭中途コーナーは、こんな雑談から始まりました。まだ何をやるか決まらないうちに、連絡用として作られたのが、「中途コーナーを盛り上げる会」というメッセージ。イベントの出し物は当日まで、なるべくネタばれをしたくないものですが、メッセージは宛先のメンバーしか見ることができないクローズなツール。秘密の相談をするには最適です。

最初にメッセージを立ち上げたハヤシさんに聞きました。

－ガルーンにはスペースなど他のツールもありますが、メッセージ使ったのはなぜですか？

「今回は小さいプロジェクトだから、スレッドも1つで十分だろうと思いメッセージにしました。イベント全体のプロジェクト管理だったらスペースの方が良いのかもしれませんが、出し物1つくらいならメッセージで十分だと思います。」(ハヤシさん)

メッセージとは

メッセージとは、1つのスレッドにコメント形式で書き込んでいくコミュニケーションツールでサイボウズガルーンに標準で搭載されています。メールと異なり、同じ場所にコメントを書き込んでいくので、やりとりが分散せず、時系列に整理されることが特徴です。

最初は2人。徐々にメンバーを増員。

当初、中途コーナーの担当メンバーは2人だけでしたが、本番が近づくつれて徐々に増えていき、最終的に8人が集まりました。メンバーが途中で増えた場合、通常はそれまでの経緯を共有するために打合せをしたり、改めてメールを送ったりする必要があります。しかしガルーンのメッセージの場合、宛先に追加をすれば、過去のやりとりを、全て見ることができるので、これまでの経緯をすぐに共有できます。既存メンバーが改めて状況説明をする必要はありません。

企画がかなり進んでから参加したイクエさんに感想を聞いてみました。

－途中参加でも情報はキャッチアップできましたか？

「参加した時点でかなりのコメント数があったので、読み返すのが少し大変でしたけど、でも時系列に整理されてたのですぐに状況が把握できました。途中参加でも議論にも加わりやすかったですね。」(イクエさん)

スキマ時間にディスカッション

イベント準備は通常業務と並行で進みますので、全員で集まれる時間はなかなか取れません。そこで、アイディア出しや素材集めなどは先にメッセージで進めることにしました。

「歌や踊りを披露したい」

「いや、時間もないしなるべく短時間で準備できるものがいい」

「全員参加型がいいんじゃないか」

「やっぱり笑いは取らないと」

など、いろんな意見がありましたが、そのような意見はどんどんメッセージに書き込みます。各自の意見が出そろったところで、打合せをすれば短い時間でも全員が納得する意思決定をすることができます。

今回率先してチームを引っ張ってくれたアイさんに聞いてみました。

－最初はみんなの意見が合わず、苦労しましたよね。

「そうですね。今回集まったメンバーは、所属部署もバックグラウンドも違うので、それぞれ異なる理想を持っています。時間もなかったし、最初はこれでまとまるのかな？と不安になりました。でもメッセージであらかじめ各自の意見を共有したおかげで、短時間の打合せでも建設的な議論ができました。今回、企画が固まるまでに実施した打合せは1時間だけ。先にオンラインで議論しておくことで、Face to Faceでの打合せ時間を最小限にすることができました。」(アイさん)。

また、メンバーの中には、時短勤務中の社員もいました。通常、時短勤務だと、このような出し物に参加するのは難しいものですが、今回は無理なく参加できたとのことです。時短メンバーの1人、モトコさんに聞きました。

－時短勤務でこのような出し物に参加するのは大変だったんじゃないですか？

「メッセージだと、お昼休みのちょっとした時間に書き込みができるので、まとまった時間がなくても参加しやすかったです！自分がいないときのやりとりも共有されるので、一体感を持って進められました！」(モトコさん)

デザインレビューもメッセージで

中途コーナーの出し物は「サイボウズクイズ大会」に決まったのですが、正解数が多かった人には、オリジナルデザインの賞品を用意することにしました。デザインを決めるために、メンバーが作った案を全員でレビューする必要があります。ここでもメッセージを活用。コメントに画像を添付することができますので、デザインレビューをオンラインで行うことができます。

賞品のデザインを担当したマティーニさんに感想を聞きました。

－オンラインでデザインレビューってやりづらくなかったですか？

「今回は簡単なデザインでしたし、直接会う時間もなかったので、メッセージ上でやる方が圧倒的に速かったんです。デザインについて意見を求めると、すぐにメンバーからフィードバックが来ました。時間がないときに、このスピード感はありがたいですね。」(マティーニさん)

自宅でのやりとりもメッセージに集約

本番が近づいてくると、定時後に家で作業することも増えてきます。「自宅作業中の連絡はLINEで」などツールを分散させると、情報が共有できない人が出てきてしまいます。その点ガルーンは家のパソコンやスマホからも安全にアクセスが可能。定時後の連絡もメッセージを使うことで、情報の分散を防ぐことができました。

＜スマホからはモバイルビューでのアクセスが便利＞

定時後も頻繁にやりとりをしていた1人、カズノリさんに聞きました。

－自宅や移動中でもメッセージを使っていましたか？

「通常、退社後はなるべくガルーンを見ないことにしてますが、創業祭は業務時間外で作業をするので、メッセージを確認するようにしていました。イベント直前は急ぎの相談が入ることもあったのですが、そのやりとりも全部メッセージで行っていました。情報が混乱しがちな本番前にツールを一本化できたのは良かったと思います。」(カズノリさん)

メッセージに蓄積した情報は大事な引継ぎ資料

万全の準備のおかげで、当日は大成功！全員で盛り上がることができました。イベントの終了をもって、「中途コーナーを盛り上げる会」のメッセージはいったん運用停止となります。

＜お疲れ様でした＞

ただし、発案から本番までの一連のやりとりが時系列に確認できるメッセージは、来年同じような企画をやる人にとっては重要な引継ぎ資料となります。準備中の生のやり取りを共有できるので、表には見えづらい反省事項なども、リアルに把握することができます。次のイベントでは、よりパワーアップした企画が生み出されることでしょう。

おわりに

有志の企画というと、直前までなかなか企画が固まらず、結局だれか一人に負担が偏ってしまう・・・というケースもありますが、今回はメッセージで常に情報を共有し、議論を進めたことで、そのような事態を避けることができたのでは、と思います。まとまった時間が取りづらい企画にこそ、メッセージなど、グループウェアのツールと相性が良い、とも言えます。ちょっと気が早いかもしれませんが、今年の忘年会用のメッセージ、さっそく立ち上げてみてはいかがでしょうか？

※キャプチャ画像の一部に実際の画面と異なるものがあります。

※人物名は全て仮名です。

サイボウズアシスタントプロダクトマネージャー　山本悠子