こんにちは。ガルーンプロモーションチームです。9月も半ばにさしかかり、3月決算の企業の方は、下期の人事異動の準備真っ只中ではないでしょうか。社内の異動や昇進はもちろん、関連会社への出向・転属、組織の統廃合・・・などなど、やることが山積み！という方も多いと思います。今回はそんな人事異動の際に役立つ、ガルーンのTipsをご紹介します。

組織の事前設定

異動や昇進によって、ユーザーの所属が変わった場合や、組織の名前や構造が変更になった場合にはユーザー情報を変更する必要があります。ガルーンの場合、パッケージ版とクラウド版でそれぞれ下記の設定画面からユーザー情報を更新することができます。

＜パッケージ版ガルーン＞

＜クラウド版ガルーン＞

しかし、期末のように大規模な組織変更や、人事異動の場合その作業は膨大。CSVでデータを読み込めば、ある程度は作業の効率化は可能ですが、それでも月末は夜遅くまで作業しなければいけない・・・というケースも多いと思います。そんなときにぜひ使っていただきたいのがガルーンの「組織の事前設定」です。組織名や所属をあらかじめ設定しておき、10月1日になったら切り替わるように予約しておくことができます。

＜パッケージ版ガルーン＞

＜クラウド版ガルーン＞

「組織の事前設定」で、あらかじめ新しいユーザー情報を登録しておけば、月末に慌てることもなく、余裕をもって準備を進めることができます。

ロール設定

さらにもう１つ、便利な機能をご紹介します。ガルーンには組織とは別に「ロール」という概念があります。役職や組織図にはないグループをあらかじめ設定しておくことができる機能です。

＜パッケージ版ガルーン＞

＜クラウド版ガルーン＞

ロールを設定しておくと、各アプリケーションのアクセス権をロールで設定できるようになります。これを活用すれば、「部長のみが閲覧できる掲示板」を作ったり「セキュリティ管理者だけが見ることのできるフォルダ」などを簡単に作ることができます。

ロールによるアクセス権の設定ができるのは、スケジュール、掲示板、ファイル管理、電話メモ、アドレス帳です。まだ使ったことがない方は、ぜひ使ってみてください。既にご利用中の方は、組織変更をロールにも反映することを忘れないようにしてくださいね！

スペースの活用

人事異動の準備は、人事だけでなく、さまざまな部署のメンバーが連携して進める必要があります。情シス、総務、各部の管理職など、部署をまたいだ情報共有や情報伝達が頻繁に発生します。そこでぜひおすすめしたいのは、関係者で非公開スペースを作る方法です。任意のメンバーで自由に作成でき、テーマごとにディスカッションができるスペースは、異なる部署のメンバーで進めるプロジェクトに適した機能です。

→スペースの使い方の例を読む　(グループウェアNEWS「【徹底解説】情シスの情報共有を考える－スペース活用法②－」)

関係者をメンバーに入れてスペースを作り、人事異動に関する連絡や相談は全てスペース上で行います。非公開設定にすれば、メンバー以外には見られないので、クローズドな環境で情報共有ができます。

例えばスペースの本文に、人事異動時に必要な手続き一覧を記載しておけば、いちいち情報を探す手間がはぶけますし

人事や総務への質問も、スペース内で行えば全員に共有されるので、同じ質問を繰り返すことがなくなります。

このように、関係者全員で情報共有がスピーディーに行えるスペースを使うことで、連絡が重複したり、手戻りが発生するのを防ぐことができます。ITmediaエンタープライズさんでも新年度準備でガルーンのスペースを活用するメリットについて、記事を掲載していますのでこちらもぜひご覧ください。

新年度の準備、いろいろとツラすぎるのですが――頼られ情シスがズバッと解決！　(ITmediaエンタープライズ)

おわりに

組織が大きくなればなるほど、期末の人事異動は複雑で大変な作業になります。「組織の事前設定」「ロール」「スペース」などで無駄な作業を減らし、本来やるべき仕事に集中できる環境を整えましょう。今回ご紹介した機能以外にも、人事異動の時期に便利な機能を過去の記事でご紹介しています。

人事異動の季節、情シスを助ける4つの機能　(グループウェアNEWS)

ガルーンを上手に使って、期末の残業削減をめざしましょう！

サイボウズ アシスタントプロダクトマネージャー　山本悠子