2016年のガルーンチームの夏休み〜全員揃う日は月の半分以下でもガルーンを使えば通常営業!〜

こんにちは。ガルーンプロモーションチームです。
早くも9月最終週にはいってしまいました。ふた桁月にはいると、途端に年末を意識してしまいますね。今回は、いつものブログとはちょっと趣向をかえてコラム風にお届けしたいと思います。

7月に「ガルーンで実践!チームメンバーの休暇を見える化する「お休み共有方法」〜ガルーンチーム調べ、いろんな会社の夏休みパターン調査結果も発表〜」の記事で、夏休み予定をスケジュールに登録する運用例と企業の夏休み事情ランキングをご紹介しました。
今回は、わたしたちガルーンプロモーションチームの実際の事例をご紹介します。

7,8,9月の3ヶ月で全員が社内に揃うのは毎月7営業日

ガルーンプロモーションチームはビジネスプロダクトマネージャーとプロモーション担当で合計5名のメンバーで構成されています。普段は向かい合わせに座って仕事をしています。

サイボウズの夏休みは7,8,9月に3日間好きなときに取得できるようになっています。ガルーンプロモチームのメンバーも7月の初旬には各々の夏休みの予定を立て始めました。

この記事を書いているわたしは、小学校と保育園に通う子どもがおり子ども達に少しでも夏休み気分を味わってもらいたくて「7,8月は夏休み用シフト(週一で時差在宅)で勤務したい」という希望をだしておりました。実は昨年も同様の希望をだしたのですが、わたしの意思が弱すぎて仕事の調整不足もあり在宅勤務ができたのは8月に2回だけでした。小学校に入って「お母さんが家にいる家庭」の存在を知った娘は「学童楽しいけど、、わたしも夏休み朝寝坊とかしたい」とポツリと言っていました。今年こそは週に一度でいいから「学童に行かない夏休み(の平日)」を作ってあげたいと思っていました。

また、プロマネのIさんは勤続5年ごとに与えられるリフレッシュ休暇もこの時期に取得可能で、「7月に夏休み、9月にリフレッシュ休暇をとる」ということも宣言されていました。

そして、各々の夏休み、出張、研修、在宅勤などを共有した結果、メンバー全員が社内に揃う日が7,8,9の3ヶ月間では約1/3ということなりました。

お休み.png
<計算したかのように、毎月7日間!>

連続して出社しない期間が長かったのは、わたしの夏休み(6日)+在宅勤務(4日)+土日(5日)で15日間でした。

メンバーが揃わない。さてどうなる!?

ひと月だけならまだしも、3ヶ月連続でチームメンバーが揃う日が1/3となると、業務への影響はどうなるのか?意思決定や他社とのやり取りも多い職種なので、対応急務なトラブルが発生したら・・・業務が滞ってしまうという問題が発生するような気がしますよね。

このブログを書いている9月下旬ですが、結論としてはチーム内の業務はまったくもって平常運転でした。毎週開催しているチームの定例MTGでも「夏はなかなか全員揃わないねー。笑」と言いつつも、「とにかく急いで◯◯さんと連絡をとらなきゃ!」という事態には一度もなりませんでした。

各々が担当している業務については自分でやりくりして休めるように準備し、代理で進めてもらう必要があるもののみ引き継ぎ。在宅勤務時にいたっては、出社しているのと変わらぬ時の流れでした。私たちのチームの基本コミュニケーションがほぼ全て「ガルーンと週一の定例会議」に集約されていることで困らなかったのだと思います。

成功の鍵は日常的なスペースでの情報共有

「ガルーン」でもっとも使い込んでいるのは「スペース」で、非公開のチームスペースがあり日々の報告・連絡・相談事項はトピック毎にやり取りしています。そして、週一の定例会議では「スケジュール」に各自話し合いたい議題を書き込んだり、関連する資料を添付したりして事前に共有し、他メンバーの議題に関して情報を持っている場合は定例会議にまでに回答を準備します。会議や座席で口頭で話したことも、その日の内にはチームスペースの関連トピックに「今日、口頭で話した件ですがテキストでも残しておきますね・・・」というはじまりのもと、スペースで履歴として残すのがお作法になっています。

口頭でも.png
<でました!(口頭でも・・・)>
定例の様子.png
<大きなことから小さなことまでコメントに議題登録>

さらに、サイボウズには昨年新オフィスに移転してから、とても快適なテレビ会議システムが導入されました。おかげで、出張先の他拠点や自宅からでも社内の会議に参加するのは全くストレスがありません。東京オフィスー大阪オフィスー自宅の3拠点会議も滞りなく済みました。

おわりに

実は、今年の夏休み予定を決める前にチーム内では、最近注目の「ワークスタイル変革」の文脈で自分たちでも何かチャレンジしたいね、という話をしていました。
そこで、メンバーが自分のワークライフバランスを最優先で考えて出社スケジュールを組んでみたらどうなるのか?を実践してみることにしました。その結果、同時に出社する日が月の1/3になったけど業務にほとんど支障はなかったね。という実体験を得ることができました。

これからは今まで以上に自信を持って「グループウェアでできるワークスタイル変革(の一部)をお客様にも紹介していける!」という手応えを感じることができた、2016年の夏でした。

サイボウズ ガルーン プロモーション担当 山口ほだか