【徹底解説】全部見せますサイボウズの交通費申請～ワークフロー活用術～

こんにちは！ガルーンプロモーションチームです。すっかり秋になりましたね。

今回は、ワークフローのお話です。せっかくグループウェアを使うなら、紙で申請しているあれやこれやをこの機会に電子化したい！とお考えの方も多いと思います。ガルーンに搭載されているワークフローアプリはこちら。

※デザインは「サークル」を使用しています

ワークフローのフォームはGUIベースで簡単に作ることができます。

しかし、初めてワークフローを作成する場合は、どのような項目を準備すればいいのか？フォームはどのようにパターン分けした方が良いのか？と悩まれる方も多いと思います。そこで今回は、最もよく使う交通費の申請について、サイボウズで運用している例をご紹介したいと思います！

国内用の申請フォームは3つ

最近海外へ出張するメンバーも多いサイボウズですが、今回は国内移動の旅費申請フォームをご紹介します。旅費申請は「近郊用」「遠方用」の2種類あります。

「近郊」とは新幹線を使わずに行ける範囲、例えば東京勤務の私なら、都内、神奈川、埼玉等への交通費が該当します。一方、「遠方」は東京⇔大阪など、長距離の出張の際に利用します。また、遠方の場合は事前に「出張申請」も必要になってきます。

近郊用の旅費申請フォーム

近郊の旅費申請は、外出が終わった後に実際にかかった費用を記入して申請します。記入するのは「実施日(外出をした日付)」「訪問先」「交通機関の種別」「経路」「金額」です。

＜旅費申請(近郊)の入力フォーム＞

経路と金額については、ネット連携機能を使って、自動入力されるようになっています。

合計額は自動計算です。特記事項がある場合に記入できるよう、備考欄も用意しています。

遠方用の旅費申請フォーム

遠方への出張の場合は、事前に出張申請が必要です。出張申請では、「日程」「行き先」「目的」と共に、大体の概算コストを入力します。

＜出張申請の入力フォーム＞

総務へ旅券手配を依頼するかどうかを、選べるようにもなっています。また、日程表などの資料を添付する場合もあるので、添付ファイル用のフィールドも用意しています。

これを出張に行く前に申請します。

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出張が終わった後に交通費の申請をするときは、遠方用の旅費申請フォームを使います。近郊用との大きな違いは、「出張申請」のURLを記載するフィールドがあることです。

＜旅費申請(遠方)の入力フォーム＞

これを記入することで、事前申請の情報と、旅費申請の情報を紐づけることができます。また、遠距離出張用の日当を自動計算するフィールドも用意されています。

遠方、近郊、どちらも領収書の提出が必要な場合は、ワークフローの承認画面を印刷して、そこに領収書を張り付けて総務へ提出します。

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「印刷」？！

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結局最後は紙なの？！

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と思ったそこのあなた！分かります。そうなんです。作業の99.9%は電子化したものの、最後の最後だけ、どうしても紙が必要なんです。でも待って。読むの止めないで。100%のペーパーレスが実現できなくても、申請業務を電子化すると大きなメリットがあるんです。

ワークフローを使うことのメリット

その１：スキマ時間の活用

ワークフローを活用するメリットの１つめは「スキマ時間の活用」です。

紙の申請書にハンコを貰う場合、申請者も承認者もオフィスいないといけません。月末、旅費申請をしたいときに限って上司は出張や会議で不在続き。「ハンコお願いします」とふせんを付けて机に置いても音沙汰なし。仕方がないので上司が席に戻ってくるまで、残業しながら待ち構え、戻ったらすかさずかけよって「ハンコお願いします！」と頭を下げる。こういうことを、毎月繰り返していませんか？

＜今日も上司に会えなかった・・・と頭を抱えることありますよね＞

しかし申請作業を電子化すれば、お互いオフィスにいなくても申請・承認を行うことができます。特に承認者の方は、移動中の電車の中や、打合せの待ち時間など、ちょっとしたスキマ時間に承認作業をすることができます。

＜ハンコのために上司を待つ必要もありません！＞

つまり、申請作業を電子化することで、紙を回していたときに発生していた無駄な時間を省き、スキマ時間を有効活用ができようになるのです！事務作業の時間を減らし、より重要な業務に時間を使うことができるようになりますね。

その2：フォームの変更が簡単

2つ目は、申請フォームを変更するときの、手間の削減です。申請フォームは社内規則などの変更により、定期的に更新することが多いと思います。申請を紙で行っていると、フォームが変わるたびに、全社員にメールで通知を出さなくてはいけません。通知を何度出しても、古いフォームを間違って使ってしまうユーザーもいるでしょう。全社員への通知や、間違ったフォームを使うことによる手戻りは、貴重な時間の無駄になってしまいます。