社内ポータル活用術① ー各部の活動を見える化するー

こんにちは、ガルーンプロモーションチームです。お休み明けは、各地のお土産をいただけるのでおやつが豊か嬉しいこのごろです

さて、グループウェアの中で特に重視されている機能の1つがポータル。昨年開催したサイボウズのイベント、CybozuDaysでもポータルのセッションが人気を集めました。そこで、サイボウズおすすめのポータルの作り方について、全6回でご紹介していきます。

※この連載はCybozuDaysで実施したセミナーの内容を一部修正してご紹介するものです。

意外と知らない自社のこと

本来は誰よりも知っているべき自社の情報ですが、きちんとキャッチアップするのは意外と難しいですよね。

　・　隣の部が何をやってるのか分からない

　・　いろんな人が同じような施策をやってて効率が悪い

　・　自社が出している広告やリリースが把握しきれない

普段このようなことはないでしょうか。「いやいや、うちは定例会議できちんと報告しているよ！」という方もいらっしゃると思いますが、その情報

　・　本当に全員に伝わっていますか？

　・　伝わるまで、タイムラグはないですか？

会議での報告は、どうしても伝達漏れが出たり、タイムラグが発生するリスクを含みます。必要な情報をスピーディーに、確実に届けるには別に仕組みが必要です。

各部でやっていることをリアルタイムに共有するためにどうしたらいいか。ガルーンの場合は掲示板とポータルを組み合わせて使うと効果的です。たとえばこんな感じ。

ポータルに、「各部からのお知らせ用掲示板」を並べて表示しています。

作り方は簡単！

STEP　掲示板を用意する

まず掲示板アプリで部署ごとのカテゴリを作成しします。このとき、なるべく部内のメンバー全員に書き込み権限を付与しておくことをお勧めします。メンバーそれぞれが自分で情報発信できるようにするためです。　

STEP　各部の掲示板を1つにまとめたポータルを用意する

掲示板の準備ができたら、掲示板を1画面で確認できるポータルを作成します。

STEP　掲示板に投稿する

これで準備完了！それぞれの掲示板で情報発信を始めます。

掲示板には、部署ごとに全社で共有したいことを書きこんでいきます。例えば

　・　営業部からは「新規受注のお知らせ」や、「取引先からのご案内」など

　・　マーケティング部からは「広告掲載」や「ニュースリリースのお知らせ」

　・　開発部からは「新製品の開発状況」や「新機能の紹介」

掲示板に書き込めば、自動的にポータルにも表示されるため、リアルタイムで全社に情報が行きわたります。

各部からのお知らせを読んだ後、コメント欄で質疑や感想などを書き込めば、部門間のコミュニケーションにもなりますね。

また、掲示する情報によっては、共有する相手を限定したい場合もあると思います。その場合は、掲示板やポータルでアクセス権を設定すれば安心。

管理職以上に限定した情報発信や、1つの部内に限定した情報共有も可能です。いきなり全社で情報共有するのはちょっと・・・という場合は、まず公開先を限定して運用を始めてみましょう。

って思いますか？そうですよね、既存の全社掲示も見てない人がいるのに、これ以上お知らせが増えたら大事な連絡が届かなくなってしまう可能性があります。そんなお悩みを解決するために、ポータルにもう一工夫！重要なお知らせを必ず目につくように目立たせて表示させるのです。その方法は・・・

第二回へつづく！

サイボウズアシスタントプロダクトマネージャー　ユウコ