新入社員のうちから覚えて欲しいグループウェアの使い方

こんにちは。ガルーンプロモーションチームです。

４月ですね。皆さんの会社にも、フレッシュな新入社員が入社されましたでしょうか。サイボウズにも28名の新入社員が仲間入りしました。面接を担当した子も数名入社してきて嬉しい限りです。4月はがっつりと研修しているので、わたし自身が新入社員と触れ合う機会はほぼないのですが、心でエールを送っています。

新入社員は、当然ですが、入社と同時に社内のグループウェアにアカウントが作成されます。サイボウズでは、個別に非公開で登録している予定以外は、全員スケジュールが公開されているのでちょっと覗いてみたところ、すでに予定はいっぱいのようです。

<わたしより予定がびっしり詰まっている新入社員さん＞

さて、今回は今年サイボウズで２度目のリフレッシュ休暇を取得した10年社員のわたしから、ガルーンを利用している企業の全ての新入社員へ送る「新入社員のうちから覚えて欲しいグループウェアの使い方」を３つご紹介します。

新入社員に覚えて欲しい、グループウェアの3つの使い方

１.検索

グループウェアには、チャットのタイムラインのように日々のやりとりで流れていく情報もあれば、1年後2年後・・・あるいはもっと経ってからも見返すことがある溜めておく情報もあります。どちらにしろ、グループウェアの良いところは「情報が残る」ことで「後から検索できる」ことです。会話のようなやり取りも企画書や議事録のような文書も、グループウェアの中には全て蓄積されています。今後、配属が決まってから自身の業務を進行していくにあたって、過去の情報は役に立つこと間違いなしです。そこでまずは、情報を検索する術を覚えることをお勧めします。

＜検索上手は「仕事が早い人」と言われること間違いなし＞

Garoonには「全文検索」という、便利な検索機能が搭載されています。（※パッケージ版の場合はオプションとなります）。こちらの全文検索は、その名の通りGaroonに書き込みされた情報の全てを対象に目的の文字列を検索します。メールや掲示板に添付された添付ファイルの中身まで検索してくれます。アプリケーション単位、指定した期間内、など条件を付けて検索対象を絞り込むことで、探している情報をより高い確率で見つけ出すことができるかもしれません。

2.発信と反応

LINE、Instagram、facebook等のSNSツールが当たり前の世代なので、情報発信には慣れている思いますが、プライベートとビジネスでは勝手が違うもの。全社に通知がとんでしまう掲示板で質問するには少し気がひける。入社して１ヶ月、どうやらグループウェア上で頻繁に発言する人は限られていて、オープンに発言する人は意外と少ない・・・と感じることがあるかもしれません。まずは自分と関わりのある人からでいいので、積極的にグループウェア上でのやり取りをして欲しいと思います。

＜気軽な返信や「いいね」ボタンでリアクションしよう＞

Face to face でコミュニケーションすることは、会社に馴染むためにもとても大切で必要ですが、グループウェア（オンライン）上でコミュニケーションをとることができるようになることも、いまワークスタイル変革を目指す企業にとっては必要不可欠です。SNSを華麗に使いこなす世代として、「グループウェアに繋がっていれば、どこにいたって仕事はできますよ」とサラリと言ってのけるビジネスマンになってください。そのためにも、グループウェア上で発信すること、誰かの発信に反応することを身につけましょう。

3.自分流カスタマイズ

グループウェアには、日々大量の書き込みがされます。自分に直接関係のあることもあれば、ないこともあります。目を通しておいたほうがいい議事録、調べてから返信をしなくてはならないメッセージなど、それらの情報をいかに抜け漏れなく効率よくさばけるかはグループウェアの情報整理の仕方によって異なります。そこで、自分にとって使いやすい画面へのカスタマイズに挑戦してみましょう。

＜ポータルの作り方で見え方が全然違う＞

Garoonでは「Myポータル」という機能を使って、画面をカスタマイズすることができます。例えば、先輩方の動きを見て学びたい！という人は「先輩のスケジュールを集めたMyポータル」を作ってみるのもいいですね。業界の情報収集もぬかりなくやりたい！という人は、日頃チェックしているニュースサイトの新着通知を受け取るポートレットを作ってみるものオススメです。

さいごに

社内にはグループウェアだけでなく、様々なシステムがあり用途と使い方を覚えるだけでも最初のうちはアタフタしてしまうかもしれません。ですが先輩は陰ながら応援しておりますので新入社員の皆さん頑張ってください！そして「これがこうだったいいのに」「ここはこうなっているほうが使いやすいのに」という感想があれば、お気軽にご連絡ください。