Garoon使いこなし術~マルチレポート~
2017.06.07
こんにちは。Garoonプロモーションチームです。Garoonの各機能を一つずつ紹介していく「Garoon使いこなし術」、2回目は「マルチレポート」です。
<これですよ!>
※システム設定側で機能を無効にしている場合もあります。もしその場合は管理者の方に問い合わせてみてください。
マルチレポートって・・なによ?
マルチレポートとは、会議の議事録や出張報告を作成、共有できる機能です。作り方は簡単。「マルチレポートのアイコン」>「レポートを作成する」 で必要なフォームを選択して内容を記入するだけ!
<マルチレポートの作り方>
もちろんレポートのフォームは自社に合わせて変更できます。議事録なら「課題」や「TODO」を入力するフィールドを作って次のアクションを明確にすることができますし、イベントレポートなどでは「学び」「所感」のフィールドを作って振り返りに使うこともできます。
<レポートフォームの編集画面>
■参考
・マルチレポートの管理者ガイド(クラウド版Garoonマニュアルより)
・マルチレポートのユーザーガイド(クラウド版Garoonマニュアルより)
メールで議事録を配信するのとなにが違うの?
議事録や報告書はメールで関係者に配信している方も多いと思いますが、マルチレポートを使うと、メールよりも効率的に共有することができます。
ポイント① 作成と同時に共有
マルチレポートが作成されると、参加者、通知先に設定したユーザーには自動で通知が表示されます。いちいちメールを作ることなく関係者に共有ができます。ボタン一つで議事録の「作成」と「共有」が完了する便利さは、一度使ってみると体感できると思います。
ポイント② スケジュールと連携できる
いつも使っているスケジュール画面からもマルチレポートを作成できます。スケジュールに紐づけておけば
「先週の打合せの議事録どこだっけ」
「この前のイベントのレポートを確認したい」
となったときにも、日付から探し出すことができます。メールだと埋もれた情報を探し出すのは一苦労!スケジュールに紐づけることで情報を探す時間を削減できます。
ポイント③ 議事録に対する意見も1画面に集約
マルチレポートでは、レポートの1つ1つにコメントをすることができます。議事録の内容に疑問点や、間違っているところがあった場合はコメントで意見のやりとりができます。メールで個別にやりとりをしていると、議事録の修正が漏れてしまったり、間違った情報が独り歩きしたりしますが、マルチレポートのコメントでやりとりをすれば、そのような失敗を防げます。
裏ワザ編
1つ1つのレポートは、公開/非公開 を選ぶことができますが、公開されているレポートは、「閲覧可能なレポート」から誰でも見ることができます。参加していない打合せやイベントのレポートを眺めていると、他部署がどんな仕事をしているのかをつかめるかも。社内の情報収集にも活用できます。
おわりに
「メールで十分じゃない?」と思いがちな議事録や報告書ですが、マルチレポートを使うことで、正確な情報をスピード感を持って共有することができます。最初はイベントやセミナーの参加報告などから始めるのがオススメ。ぜひ皆様の部署でも使ってみてください!!
サイボウズ アシスタントプロダクトマネージャー ユウコ