Garoonをご利用いただいている皆さま、こんにちは。
サイボウズ Garoonカスタマーサクセスチームです。

連載「Garoon 活用への道」では、Garoonの管理者の方向けに、導入時に押さえておきたい機能やGaroon特有の概念をご紹介しています。

Garoon には「掲示板」「メッセージ」「スペース」といった社内コミュニケーションに使える機能があります。

この記事では、「社内コミュニケーションを考える（前編）」と題し、社内で発生するコミュニケーションの特徴と、適したツールを考えてみたいと思います。業務の核となる社内コミュニケーションに Garoon をご検討中の方、メールでのコミュニケーションに限界を感じている方は、ぜひご一読ください！

さまざまな社内コミュニケーション

「社内コミュニケーション」と一口に言っても、挨拶から始まって、業務上の軽い報告、相談とアドバイス、作業の依頼やリマインド、社内のルール変更のお知らせなど、その内容は多岐にわたっていますよね。また、対面でのやりとりだけでなく、電話やメール、チャットなど、コミュニケーションツールを介した会話が増えている方も多いのではないでしょうか。

職場のコミュニケーションを「リアルタイムかどうか」と「社内で完結するかどうか」を軸に分類すると、それぞれのシーンに適した手段が見えてきます。

同期（リアルタイム）の会話は、手段が限定される

リアルタイムで時差なく行うことができるコミュニケーションを「同期コミュニケーション」といいます。文字では難しいニュアンスを伝えたり、相手の反応を見られるのがメリット。対面で会って話すか、電話やオンライン会議を介するなど、おのずと手段が限定されてきます。

やりとりの履歴が自動的に残らないので「言った・言わない」が問題になるのを防いだり、その場にいなかった方へ内容を共有したいときは、議事録を残すか別途機会を設けて共有するなど他の手段を講じる必要があります。

非同期（テキスト）は時間を問わずやりとりできる

一方、非同期のコミュニケーションは、リアルタイムではなく、受け取る側が好きな時間に確認できるのがメリットです。メールや議事録など、主にテキストでのやりとりがこれに当たります。こちらは、もっとも一般的な連絡ツールとして、メールで行っている方が多いのではないでしょうか。

ただ、基本的に「個人対個人」のツールのため、宛先に入っていないメンバーに共有や引継ぎをしにくいといったデメリットがあります。

そこで、社内での非同期（テキスト）コミュニケーションに使いたいのが Garoon。「チームでの情報共有の場」を作ることができるため、オープンに情報をやりとりでき、引継ぎの際に慌てる必要がありません。また、誤送信リスクのあるメールと違ってアカウントを持つメンバーのみがアクセスでき、ユーザーの立場に応じた情報へのアクセス権限を簡単かつ細やかに設定できるため、セキュリティも安心です。

チャットツールとの使い分けは？

最近はテキストかつほぼリアルタイムでのやりとりを行うチャットツールをビジネスシーンで利用するケースも増えています。先程の「同期」「非同期」分類ではちょうど中間に位置していると言えそうですね。

Garoonは、チャットツールと、どのように使い分ければいいでしょうか？情報の性質が「ストック型」か「フロー型」のコミュニケーションのどちらに適しているかに着目して考えてみましょう。

ストック型 ：蓄積されるべき情報。必要な時に見返せるのが大事
フロー型 ：一時的に交わされる情報。鮮度が大事

業務上のコミュニケーションは、後から経緯を見返すことを考え、ストック型でやりとりするのが望ましいと言えるでしょう。この点、Garoonはスペースやファイル管理、掲示板などさまざまなアプリケーションで情報をストックする「場」をつくることができます。

一方、仕事仲間との雑談や一時的な自分の状況の共有は、テキストでありながらリアルタイム性があり、気軽に発信ができる「フロー型の情報共有」が適しています。フロー型のコミュニケーションはチャットツールが最も得意とするところです。なお、Garoonでも後述のコミュニケーション機能を使ってチャットのような「場」を作ることで、フロー型の情報共有をすることもできます。