Garoonで出来る！セキュリティに関する依頼の社内通達術

情シスの皆様、こんにちは！
Garoonプロモーションチームです。

突然ですが、質問です！
たとえば、ベンダーからOSの緊急セキュリティ対応が案内されたので、全社員にOSのアップデート実施を依頼する時、どのような対応をしますか？

　・社内掲示板やメールで一度通達を出す
　・日が経ってから数回リマインドで掲示する
　・それでも未対応な社員を洗い出す
　・洗い出した社員に個別連絡する
　・ギリギリまで未対応の社員に個別でリマインドする　

このように重要なセキュリティ対応の依頼では、社内通達から社員の対応状況の管理や催促まで、多くの手間や時間がかかり大変ですよね。

そこで、この一連のプロセスをざっくり「社内通達」と「進捗管理や催促」に分類し、「セキュリティに関する重要通知の社内周知」をより効率よくするためのポイントをご紹介します！

今回はGaroonで効果的に「社内通達」する方法を解説します。「進捗管理や催促」については別の記事でご紹介したいと思います。

セキュリティに関する社内周知の重要性

法令遵守やセキュリティリスクの回避ができる仕組みを整備することは、ITガバナンスの実践につながります。
もし社内通達が行き届かず、セキュリティの脆弱性が解決されないまま放置されると、ウイルス感染、情報漏えいなどのリスクが高まります。その結果、企業として法令やコンプライアンスの違反となるだけでなく、顧客からの信頼も失ってしまうでしょう。
そのため、セキュリティに関する社内通達は欠かせない業務です。

なぜ社内通達を出しても見てもらえないのか？

上記のような重要な通達を、社内掲示板やメールで何度出しても社員が見てくれないのはなぜでしょうか？その理由について、重要だと考える2点を以下で解説します。

情報整理ができていない
社内掲示は情シスが掲載するセキュリティに関する通達だけではありません。売上、人事異動、健康診断や社内イベントのお知らせなど定期的な掲示も多いです。自分とは関係ない情報が高頻度で流れていると、社員は積極的に掲示板を見てくれなくなります。
情報の掲載場所がバラバラ
情報が整理されていても、情報の掲載場所がバラバラしていませんか？重要な情報がメールや掲示板、会議での周知などに分散していると、社員が混乱してしまいます。

情報を受け取る側が混乱しないように、情報の整理とそれにあう掲載場所を検討することが大切です。

Garoonで社内通達をより効果的にするポイント

ここでは、Garoonでセキュリティに関する社内通達をより効果的にする方法を解説します。

情報を整理する

自分に関係ある情報をわかりやすくするために、発信する情報を以下の切り口から整理します。
・通達する範囲
たとえば、全社員に見てほしい「全社へのお知らせ」と、該当する部署の人に見てほしい「各部署へのお知らせ」で分けられます。

・「依頼」or「お知らせ」
OSのアップデート対応のお願いは、通達を受け取った側の対応が必要になるので「依頼」にあたります。新しいツールの紹介や勉強会の案内など対応が不要なものは「お知らせ」に分けられます。

・緊急度
すぐにでも対応してほしいものと、対応完了時期まで猶予があるものでも分けられます。
情報の掲載場所を検討する
Garoonでは社内通達に最適な機能として、「掲示板」と「ポータル」があります。
それぞれの特徴に合わせて、情報の掲載場所を検討します。

掲示板の特徴
・蓄積された過去の情報を検索できる
・最新情報が積み重なると古い情報は流れてしまう
たとえば、掲載後にまた検索や閲覧される可能性のある情報は、掲示板に掲載すると良いでしょう。掲示板の情報が流れやすい特性を活用して、常に新しい情報を手に入れられるように、最新情報を掲示板に掲載するのも効果的です。

ポータルの特徴
・社内情報やツールの入り口として全社員が見るので目に留まりやすい
・情報が流れることなく固定で掲載される
・部署ごとのポータルを作成すれば、必要な人だけに情報を表示できる
たとえば、「全社ポータル」には全従業員に関係する情報、「各部署のポータル」には部署の固有の情報を出します。このように、ポータルごとに掲載する情報を分ける運用もできます。

ポータルを複数作成すると、「全社と各部署のポータルをそれぞれ見てくれるかな...」「自分と一番関係ある各部署のポータルしか見てくれなくなりそう...」という心配もあるかと思います。
「全社ポータル」をGaroonにログインした時に、最初に表示するポータルとして設定することで解決できます。
さらに、「全社向けお知らせ」ポートレットを配置したポータルテンプレート「全社お知らせ発信（HTML）」を無料でご提供しています。たとえば、「セキュリティに関する対応依頼」をどの部署のポータルにも表示させたい時に、このテンプレートが活躍します。