こんにちは。Garoonカスタマーサクセスチームです。

様々な申請・稟議書を電子化（ペーパーレス化）するワークフローシステム、その導入メリットには

業務上の申請・承認作業を効率化できること
内部統制の強化ができること
データの紛失・改ざんを防ぐこと

が挙げられますが、期待した効果は十分得られているでしょうか？

この記事では、「申請の効率化や負荷軽減」に焦点をあて、ワークフローの利便性を高める4つのポイントについてご紹介します。

＜目次＞

ユーザーに「考えさせない」フォーム設計が肝
承認後の申請を公開する効果とは
運用管理者の設定がもたらす効果
決裁後のデータを使って得られること
さいごに

1. ユーザーに「考えさせない」フォーム設計が肝

UXの専門家 Steve Krug（スティーブ・クリュッグ）氏によると、 UIデザインの原則は「ユーザーに考えさせない」ことだとしています。

ワークフローシステムの申請フォームもシステムのUIの一つであり、単なる紙の置き換えにとどまることなく、申請者の入力を補助することが理想的です。

どのフォームを使うべきなのか、フォームの項目に対して何を入力すればよいのか、書く場所・書く内容において申請者を「迷わせない」「考えさせない」ことが申請フォームの設計で重要になります。ひとつ一つは些細な配慮のようですが、負担の少ない申請フォームはユーザー体験を変え、申請の効率化につながります。

・申請フォームの選択で迷わせない

- 内容を端的に表したカテゴリ名をつける、命名規則で一貫性をもたせる、似たようなカテゴリやフォームを作らない、利用度の高いものを上にする
- アクセス権を設定して、申請者が関係するカテゴリだけが表示される（関係ないものは見せない）
- カテゴリのメモ機能やフォームの説明機能を利用して、利用用途を明らかにする

図１）カテゴリのメモ機能、フォームの説明機能を使って用途を説明する

・フォームに入力する内容を考えさせない

- 入力項目の説明機能を使う
説明欄ではテキストだけでなく、書式編集を使えるため表形式にするなど表現方法を使うことができます。

図２）項目の説明機能で、書式編集機能を使う

- 文字列（複数行）の項目タイプを使って、申請者の記載を求める項目では、初期値を使って記載例を示す。

図３）項目の初期値に記入例を入れる

2. 承認後の申請を公開する効果とは

初めて申請するフォームでは、経験がないためどのように記載するべきなのかわからず時間がかかるものです。書いては消しての繰り返し。そんな困った経験はありませんか？

Garoonのワークフローは、承認後の申請データを公開することができます。承認された申請の内容は、いわばお手本（＝ナレッジ）とも言えます。

公開されている申請データを参考にできると、申請者の時間的・心理的な負担が減らせるだけでなく、自己学習・自己解決ができることになります。

また、ナレッジを参考にした申請は判断ポイントが整理された内容になり、承認者である役職者の承認業務の効率化にもつながります。

例えばシステムのアカウントの払い出し申請や、PC機材の交換申請など、プライバシーや機密情報にあたらない申請類は、公開することの効果を期待できます。

（関連リンク）

▼承認後の申請データの公開（ヘルプ）
https://cybozu.dev/ja/garoon/tips/customize/workflow/create-schedule-after-workflow-approval/

3. 運用管理者の設定がもたらす効果

人事労務、経理処理、ビジネス上の承認など...ワークフローシステムを利用する範囲は多岐にわたります。

法令の改正による申請フォームの修正や、申請が承認された後に発生する処理など、担当部門で対応する方がすみやか、かつ適切に対応できるものがあります。これらをすべて情報システム部門で担っていませんか？

Garoonでは、ワークフロー機能だけを管理できるアプリケーション管理者や、カテゴリ単位で運用管理者を設定できます。

情報システム部門の人手不足が課題となっている企業も少なくない現在、ワークフローに乗せる業務の主幹部門に運用管理権限を付与することで、効率的な運用ができるだけでなく、現場のニーズに即したワークフローの利活用にもつながるのではないでしょうか。

（関連リンク）

▼カテゴリーの運用管理権限の設定（ヘルプ）
https://jp.cybozu.help/g/ja/admin/application/workflow/category/privilege.html

▼アプリケーション管理者を設定する（ヘルプ）
https://jp.cybozu.help/g/ja/admin/system/basic/admin.html#admin_system_basic_admin_04

4. 決裁後のデータを使って得られること

プロセスに従い承認された申請データは、利用していますか？

ワークフローは「承認した」という記録の部分。実際の業務は、その承認したデータをもとにして、次にするべき処理が続きます。

運用管理者を設定していれば、有給休暇の取得申請であれば労務部門の運用管理者が、交通費の清算であれば経理部門の運用管理者が、それぞれ承認されたデータをまとめて出力して集計、処理、計算に利用することができます。

システムの利用申請では、承認後のデータをCSV出力してアカウント作成するまで、自動化されているところもあります。

承認データは次の処理に回す以外に、集計した定量データで効果測定をする・内容や傾向を分析する、といった使い方もできます。
（ワークフローの申請数が電子化の効果測定に利用されている参考事例： https://topics.cybozu.co.jp/news/2023/02/03-18369.html）

ワークフローは他システムとの連携ニーズが高い機能です。
カスタマイズ事例は過去の記事（ /tips000303/index.html）でもご紹介しているので、参考になさってください。

5. さいごに

申請の効率化や負荷軽減を更に期待できる4つのポイントについてご紹介しましたが、取組んでみたいことはありましたでしょうか。

最後に、ワークフローを申請以外で使う例をご紹介します。

業務に必要なルールや法令を学ぶことは良くありますが、個々人の理解度を確認するケースはありませんか？例えば社内の情報を適切に扱うために必要なセキュリティポリシー。社内で動画や資料を使って学習をしているが、その理解度を確認したい。

その場合ワークフローの項目を利用して設問を作り、ラジオボタンで回答を選択させることで、申請者に対する確認テストとしても使うことができます。

図４）理解度テストとして入力するフォーム

図５）承認ステップで、採点結果を入力する

図６）承認されて完了した申請

社外からのリモートアクセスを申請する場合は、ルールを理解した人だけに許可する、という運用もできますね。

このような利活用ができるのも、汎用型ワークフローの特徴といえます。

なお、ワークフローについて体系立てて学べるセミナーをご用意しています。
ワークフローのアプリケーション管理者、運用管理者の方におすすめです。
どうぞご利用ください。

▼2024年7月8日開催：Garoon ワークフロー活用促進セミナー【前編】
https://topics.cybozu.co.jp/seminar/2024/05/post-29870.html

▼2024年7月17日開催：Garoon ワークフロー活用促進セミナー【後編】
https://topics.cybozu.co.jp/seminar/2024/05/post-29877.html

Garoonカスタマーサクセスチーム