こんにちは。Garoon カスタマーサクセスチームです。

Garoonを担当されている皆様、また総務や人事のお仕事をされている皆様は、社員からのお問い合わせ対応に悩まれていらっしゃるのではないでしょうか。

「出張申請はどこにありますか？」

「〇〇システムの使い方が分かりません。来て教えてもらえませんか？」

マニュアルを用意していてもなかなか見てくれず、電話で問い合わせがきてしまう...。

そんな時、Garoonにログインすると最初に目にするポータルで業務マニュアルやFAQへの導線を明確に作ることがおすすめですが、既にポータルを工夫されている方も多くいらっしゃると思います。そこで今回は、意外に知られていない「予定メニュー連携」を利用した導線づくりをご紹介します！

＜目次＞

予定メニュー連携とは
活用例
裏ワザ紹介
おわりに

1. 予定メニュー連携とは

予定メニューは、予定のタイトル前に表示される予定の種類を表す文字列のことです。

例えば、「会議」や「外出」、「休暇」など、利用頻度の高い予定をカテゴリー化して色を設定しておくことで、予定を視覚的に判別しやすくできます。

▶「予定メニューの設定」のヘルプを確認する

予定メニュー連携は、選択された予定メニューに連動して、予め設定しておいた文字列や画像などを、予定の詳細画面に表示できる機能になります。

例えば、下の画像のように、「来訪」という予定メニューを選択したら、来訪に関係する注意事項などを表示することができます。

▶「予定メニュー連携の設定」のヘルプを確認する

いかがでしょうか。スケジュールを利用している社員に「知ってほしいこと」「行動してほしいこと」などを予定メニューというシーンに合わせて伝えることができるので便利です。気になった方はぜひ活用してみてください。

2. 活用例

ここからは、自社でどのように使えるかイメージを持っていただけるように、「出張」という予定メニューを例に使い方をご紹介します。何を伝えるかは、皆様の状況に応じて異なると思いますので、目的別でケーススタディを3つに分けました。

2-1. やることリスト

出張する場合、申請や報告書の提出など社員に対応してもらうことが出てくると思います。そのような作業を忘れずに実行してもらえるように、やることリストにして提示するのはいかがでしょうか。

やることの順番が決まっていれば、数字を振って手順を示すことでより明確になります。

2-2. 注意事項の提示

よく間違いが生じることや質問をいただくことをピックアップして、注意喚起するのも有効です。

色や強調を加えて目立たせることで、より気づきやすくなります。

2-3. リマインド

申請忘れが相次いでいる時には、リマインドとして使えます。

問いかけにすることで、「はっ！」と気づいてもらいやすくなります。

今回は「出張」を例にいくつかの伝え方をご紹介しました。目的に応じて、情報伝達に活用してみてください。

3. 裏ワザ紹介

先にご紹介した予定メニュー連携の活用例は、実はHTMLを記述することで利用ができます。ここで、HTMLの記述と聞いて「使いたいけど気が進まない...」と思われた方、ちょっとお待ちください。

そんな方のために、ここではHTMLポートレットを活用する裏ワザをご紹介します！

なお、HTMLポートレットをご存知でない方は、まずは下記ヘルプページをご参照ください。

▶「HTMLポートレットの管理」のヘルプを確認する

HTMLポートレットの書式編集を活用すると、なんと書式編集で作成した表現が、HTML構文となって出来上がるのです。

これをコピーして、予定メニュー連携のところにペーストすれば、一からHTMLを書かずに利用することができます。

具体的な手順を記載しておきます。

＜手順＞
※システム管理者の各アプリケーションの管理＞ポータル＞HTMLポートレット
①「HTMLポートレットを追加する」をクリック
②「ポートレットの内容」で「書式編集」を選択
③内容を記載　※必要に応じて書式を編集
④出来上がったら「追加する」をクリック
⑤「ポートレットの内容」がHTML構文になっていることを確認し、コピー

※システム管理者の各アプリケーションの管理＞スケジュール＞予定メニュー連携
⑥「予定メニュー連携を追加する」をクリック
⑦「予定メニュー名」が該当のメニューを選択
⑧「ポートレット」の「（ポートレット例）」を選択し、コピーしたものをペースト