こんにちは。Garoon カスタマーサクセスチームです。

スペースを運用し、利用が活発になると「あのスペースはどこにあった？」「似たようなスペースが複数あって、どこに書き込んだら/どこを読んだら良いか判らない」「スペースからの通知がたくさん来て重要な通知が埋もれてしまう」「ディスカッションも同様に探しづらい」といった悩み事はありませんか？

今回はこれらの悩み事を解消するための、スペース運用のTipsをご紹介します。

＜目次＞
Tips1：スペースを探しやすくする
 Tips2：スペースからの通知量を減らす
 Tips3：ディスカッションをフォルダーで整理する
 おわりに

Tips1：スペースを探しやすくする

スペースの数が増えると目的のスペースが探せない、というお困り事が出てきます。
原因には次のことが挙げられます。

事前に用意したカテゴリーの中に、スペースが作成されない
類似名称のスペースが並び、目的のスペースかどうか開いてみないと判らない

このような場合には、次の3つの方法をおすすめします。
①・②は視覚的に探しやすくする方法、③はスペースが乱立しないよう作成場所を限定する方法です。

① 利用部門（プロジェクト・チーム）名をスペース名の頭に記す

スペース名に利用部門を記入することで、視覚的に判断しやすくなります。
例えば、【】内に組織・チーム名を記入し、その後に目的を記します。
表記例：【総務部】タスク管理スペース
（【】などの記号を使って目立たせるのがおすすめです。）

② 各部門で使用するアイコンを統一する

アイコンを使い分けるのも、視覚的に判断しやすくなります。

各部門で用いるスペースのアイコンの割り当てイメージ

このように、スペースの命名と使用するアイコンをルール化することで、視覚的にどの部門がどのようなスペースを作成・運用しているかを把握しやすくなります。また、カテゴリーを設定されている場合は適切なカテゴリーへの移動を促しやすくなります。

利用中のスペースの視認性が向上すると目的のスペースを探しやすくなり、類似した名称のスペースが作成される可能性は低くなるでしょう。

スペースの命名と使用するアイコンをルール化したイメージ

③ ポータルを活用する

ポータルにスペース作成ルールを掲載するほか、カテゴリーを事前に設定したスペースの新規作成リンクを設置します。そうすることで、作成するスペースを特定のカテゴリー下に配置する仕組みがつくれます。

ポータルにルールの掲載と、スペース新規作成リンクを設置したイメージ

Tips2：スペースからの通知量を減らす

参加しているスペースが多くなると、ユーザーにとって悩ましいのは押し寄せる通知の山ではないでしょうか。

相手に伝えたい情報を伝える・自分に必要な情報のみを受け取るためにも、ディスカッション、コメントでは「宛先指定」を使いましょう。そうすることで、関係性の高い通知が流通します。なお、スペースの参加メンバーを見直すことも有効です。

また、自分自身にとって関係性が低いと判断したディスカッションについてはフォローを解除しましょう。自身で通知量を減らすことができます。

Tips3：ディスカッションをフォルダーで整理する

スペース内のディスカッションは更新日時によってソートされるため、目的のディスカッションを見つけにくいと感じる方もいらっしゃるかもしれません。

その場合、フォルダーを活用するのはいかがでしょうか。ディスカッションはフォルダーで整理することができます。

フォルダーは表示順を設定することが可能なので、目的のディスカッションの探しやすさが向上します。

スペース内のディスカッションを、フォルダーの表示順を用いて整理したイメージ

設定の詳細は「フォルダーの設定」をご参照ください。

また、ディスカッション内でコメントが活発に書き込まれると、時には主旨からかけ離れるような書き込みが発生することも珍しくありません。

その場合は、新たなディスカッションを作成してディスカッション本文に「〇〇については新規にディスカッションを立てました」と記載し、枝分かれしたディスカッションのURL を掲載して新規ディスカッションに誘導します。

枝分かれしたディスカッションへの誘導イメージ

おわりに

この3点を実施することで、スペースをより活用しやすくできます。

作成したスペースの利用部門を明確にするルールの制定と、ポータルの活用
スペースの参加者を最小限にして、コメントには「宛先指定」を用いる工夫
関係性の低いディスカッションのフォローを解除して、通知量をコントロールする設定
ディスカッションでフォルダーを作成、表示順の設定を行って整理

皆様のお困り事の解消にぜひお役立てください。

Garoonカスタマーサクセスチーム