導入実績3,000社を超える「サイボウズ ガルーン」は、幅広い業界で活用いただいています。今回は、地方公共団体での活用事例をピックアップ。話題となっている「自治体クラウド」への取り組みを成功させたお客様事例をご紹介します。

導入数の算出について
各県に記載の導入件数は、市町村・教育委員会の導入数の数字です。 集計時期は「平成の大合併」と呼ばれた時期が終了した2006年1月以降2013年7月末にいたるまでにグループウェア製品（「サイボウズ　Office」および「サイボウズ ガルーン」）をご購入いただいた数です。1つの市に複数導入いただいた場合も、1件と計算しています。

共同利用で節約効果が見込まれる自治体クラウド

「自治体クラウド」ニュースや新聞などで取り上げられることも多いこのキーワードですが、自治体クラウド構想を推進する総務省では以下のように紹介しています。

複数の自治体でひとつのシステムを共同利用する自治体クラウドは、特にコストメリットが大きく、財政難が叫ばれる自治体で確実にコスト削減が見込まれます。

自治体クラウド 導入成功のポイントは「コスト負担割合をしっかり決めること」「関係者が納得いくまで話し合うこと」

このように導入メリットが大きな自治体クラウドの注目度は高く、検討を進める自治体は確実に増えています。しかしながら、いざ検討段階となると複数の自治体の要件を調整するハードルは高く、志半ばで頓挫してしまうケースも少なくないのが実情です。
そこで、3自治体で情報共有基盤として「サイボウズ ガルーン」共同利用を成功させ、自治体クラウドを実践する、高知県中西部電算協議会様（構成3市町 須崎市・中土佐町・四万十町）に、導入成功の秘訣を伺いました。重要なポイントは、コストの負担割合と運用プロセスの統一化をどのように進めるかの2点にあると言います。

1. 利用コストの負担割合は、数字だけに頼らず決める

利害が異なる状況下では「どの自治体でどの程度コストを負担するか」をしっかり決めておくことが重要です。高知県中西部電算協議会様では、様々な指標や事例を参考にしながらも、数字だけには頼らないコミュニケーションで合意形成することができたと言います。

「他の自治体事例を参考に人口やシステム利用ユーザーを指標として負担割合を試算してみたのですが、納得いく金額の配分にはなりませんでした。例えば、3自治体1,000ユーザー分のシステムの見積を利用ユーザー数ごとに負担しようとしても、自治体ごとに面積や人口規模、支所の数も違い、IT担当者の負担も異なるのが実態です。広域での利用となると話し合いをするための移動も一苦労ですし、単純に数だけでは決められないという要素があるのです。このため最終的には提案ベンダーに3自治体の規模感と距離感、担当者の負担を鑑みて負担割合を決めてもらいました。」畠中氏（中土佐町 企画課）

2.運用プロセスの統一は、課題を関係者全員で協議しあう体制に

基幹系システム導入のため約2年にわたり協議を重ね、要件をまとめ上げたノウハウを「サイボウズ ガルーン」導入に展開した高知県中西部電算協議会様。運用の標準化にあたっては、とにかく粘り強く話し合うというコミュニケーションスタイルが成功の秘訣だったそうです。

「機能の使い方やアクセス権制御のポリシー、外部からのアクセス方法など協議を重ねるポイントは多くありました。スムーズな議論を進められたのは上司の理解があったことや3自治体が1箇所に集まり、顔を合わせて協議できる規模感であったことも大きいと思います。」片岡氏（須崎市 企画政策課）

今後は共同利用の取組みを他の活動にも展開していく予定とのことです。

「3自治体に限った話ではありませんが、債権管理やごみ処理など（高幡広域市町村圏事務組合）複数の自治体で取り組んでいる広域行政化も進んでいます。今後においては、防災など自治体が連携して取り組むべき課題もありますので、ＩＴ－ＢＣＰ対策を踏まえ"ガルーン"をうまく活用して組織に囚われないコミュニケーションの流れを強化できるよう検討していきます。」坂本氏（四万十町 企画課）

サイボウズは自治体クラウドへの取り組みを支援しています

自治体クラウドの導入・運用体制は、確実にコスト削減、また住民サービス向上にもつながる取り組みである一方、地域や規模など異なった条件の中での検討となるため、導入成功のためのプロセスも様々です。サイボウズでは自治体様向け専任担当が、グループウェアの共同利用に向けた導入支援を行っております。

▼自治体クラウドへの取り組みを成功させた高知県中西部電算協議会様事例

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サイボウズ プロモーション担当　高田