・グループウェアの存在は知っているけど、結局何が便利なの？

・色々な機能があるけど、どうやって使えばいいの？

そんな疑問を解決すべく、「グループウェアNEWS」の新たな取り組みとして、 「【徹底解説】グループウェア機能まるわかりガイド」という企画を開始しました。
待望の第2弾は掲示板編となります。

エンタープライズ型グループウェアである「ガルーン」の掲示板は、組織ごとにカテゴリを分け、社内の連絡事項を伝える機能です。緊急の連絡や、全社的に発信したいお知らせがあるとき、掲示板を効率的に活用することで、速やかに情報共有を図っていくことができます。今回は「ガルーン」の掲示板機能を活用シーンに沿ってご紹介します。

掲示があったことを知らせたい

・重要なお知らせは紙で掲示しているものの、情報共有がうまくいかない

・webの掲示板ツールを利用したものの、掲示の見落としがひどい

このような問題はありませんか？

「ガルーン」なら通知機能を利用して、最新情報を受け取ることができます。また、ポータルの「最新情報ポートレット」や「掲示板ポートレット」を利用することで、Webの掲示板ツールを開き、わざわざ掲示を確認しに行かずとも、ポータルから掲示を確認することができます。

<ベルの形をした通知機能をクリックし、最新情報を確認>

<ポートレットを利用して掲示板の状況を確認>

掲示が読まれているかを確認したい

・重要な掲示をしたにも関わらず、リアクションがない

・掲示がきちんと読まれているのか不安になる

このような問題には、閲覧状況を確認する機能が便利です。この機能を使えば、通知対象者の閲覧状況を把握することができるので、掲示がきちんと読まれているのかをひと目で確認することができます。掲示を閲覧していない人が少数の場合には、個別でリマインドをはかったり、掲示を閲覧しているユーザーが少ない場合には、再度掲示板でリマインドをはかるのが効果的でしょう。

一定期間だけ掲示を載せたい

「ガルーン」の掲示板では、掲示期間を指定して掲示を掲載することができます。定期メンテナンスのお知らせや社内イベントの開催告知など、掲載が必要な期間がある程度決まっているものに対して利用することが有効的です。また、掲示板の自動公開も設定可能なので、あらかじめ掲示開始地点を選び、掲示予定のものを登録しておくことで、適切な時期に掲示を公開することができます。

<掲示期間の設定もラクラク>

部署限定で情報を共有したい

部署ごとにアクセス権を設定できるので、営業部や情報システム部など、組織別に情報を共有することができます。また、カテゴリに設定しているアクセス権や通知の設定情報を他のカテゴリに一括反映することができます。例えば同じメンバーでやりとりをする機会が多くある場合、この機能を使えば、アクセス権や通知の設定をし直す必要がなくなり、管理者の手間を軽減することができます。他に、"営業本部>公共営業部&営業推進チーム"といったように奥深くまで階層を分け、本当に情報が必要な人だけに絞って掲示をすることが可能です。通知もカテゴリごとに設定できるので、自分に関係のある通知だけを受け取ることができます。

<アクセス権を設定した部署ごとの掲示板を作成>

重要度別に掲示を分けたい

・重要な掲示をしているにも関わらず、全くユーザーに読まれていない。

・重要な掲示とそうではない掲示が混ざり、どの掲示を読むべきなのか分からない。

・重要な掲示が埋もれてしまう。

このような問題は、掲示の仕方をひと工夫することで解決できるかもしれません。株式会社ABC様では、指示文書、通達文書、連絡文書、お知らせという各項目を作り、上から順番に重要度の高いものをポータルに並べるという方法を採用しています。あらかじめ内容や重要度別に分類された掲示をすることにより、限られた時間の中で重要な連絡から優先的に対応することが容易になったそうです。

< 掲示の仕方をひと工夫することで、情報が整理されます>

まとめ

掲示板を利用することによって全社的な情報共有から部署やチームごとの情報共有まで、様々な形の情報共有をすることが可能です。紙で掲示を行うよりも正確に、スムーズに情報が浸透していきます。また、活用例にあるように、購読を義務付ける掲示板とそうでない掲示板を作るなど、掲示板の活用ルールをひと工夫することで、情報が埋もれてしまうことや伝達漏れをより一層防ぐことができるようになります。「ガルーン」の掲示板をフル活用することで、社内の情報共有はさらに円滑なものになるでしょう。

サイボウズ プロモーション担当 阿部光博