これだけは押さえたい「後悔しない」グループウェアの選定ポイント

2014年10月15日（水）から17日（金）の3日間、東京ビッグサイトにて「ITpro EXPO 2014」が開催されました。
サイボウズのブースでは、新しくサイボウズガルーンプロダクトマネージャーとなった池田陽介が、「これからの大企業に求められるグループウェア」をテーマにセミナーを行いました。まもなくリリース予定の「サイボウズガルーン 4」の新機能にも触れた、本セミナーの模様をお伝えします。

これからの企業に求められるグループウェアとは？

サイボウズは、中小企業向けのグループウェアだけでなく、大企業向けのグループウェア「サイボウズガルーン」を開発・販売し、企業におけるコラボレーションや情報共有のあるべき姿を模索してきました。「サイボウズガルーン」は現在、3,000社、153万人を超えるお客様にご利用いただいています。だれにでも使いやすいインターフェースと、大規模運用に耐えられるスケーラビリティを追求してきました。
「ガルーン」は市場やユーザーの声を反映し、定期的な機能追加を行っています。加速するテクノロジーの進化や、社会情勢の変化など、今後もユーザーを取り巻く状況は大きく変わってくると、サイボウズは考えています。導入後も確実に現場で効果を出せる、これからの企業に求められるグループウェアには、以下２つの要素が重要になってきます。

1.ワークスタイル（働き方・デバイス）の変化など多様性に応えられること

サイボウズでは、よりよいサービスが提供できるよう、お客様にユーザーアンケートを行っています。その中で見えてきたのは、社外アクセス需要の高まりです。現在「サイボウズガルーン」のパッケージ版ご利用のお客様は7割以上、クラウド版のお客様は、9割以上が社外から「ガルーン」にアクセスをし、業務を行っています。（ガルーンユーザーアンケートより）少子高齢化に伴う在宅業務環境整備の推進や、グローバル展開が進み海外を飛び回る社員が増えてきている流れを受けて「いつでもどこでも業務が進められる環境づくり」が重要視されてきています。
この働き方の変化に対応していくため、最新版の「ガルーン」ではスマートフォン画面を搭載しました。データを端末に残さず、見やすい画面でセキュアに業務を行えます。

2.自社に最適な提供形態（パッケージ、クラウド）を選択できること

様々なシステムをクラウドに移行し、保守運用をクラウドベンダーにお任せする企業様が増えてきましたが、セキュリティポリシーから、クラウド移行をなかなか容易に進められない企業様もいらっしゃいます。そこで、提供環境を気にすることなくグループウェアを選べるよう、「ガルーン」はパッケージ版とクラウド版の2種類をご用意しています。最新の「ガルーン」を自社の運用ポリシーに合わせて選択し、ご利用いただけます。将来クラウドのニーズが高まってきた時でも、使い勝手をそのままにグループウェアをクラウドに移行できることで、ユーザーの教育コストを考える必要がなくなります。

他にも便利な機能を続々と「ガルーン４」新機能をご紹介！

最新版の「サイボウズガルーン」は、スマートフォン画面だけでなく、ユーザーを多く抱える企業様にとって便利な機能を多数搭載しました。どのような機能が追加されたのか、リリースに先立ってご紹介いたします。

グループウェアのメイン機能であるスケジュールが、更に使いやすくなりました。
最新版の「ガルーン」では、スケジュールの予定メニューを色づけできます。例えば、会議の予定は青、外出はピンク、出張はオレンジ、というように色分けして予定を表示することで、よりスケジュールが見やすくなります。さらに、個人週/個人日予定をドラッグ＆ドロップで変更可能に。また、ご要望の多かったスケジュールの本文へのファイル添付が可能になりました。会議の資料など、事前に共有したい資料をスケジュールと合わせて関係者に知らせることができます。

Webメールの機能も3ペインビューやインクリメンタルサーチを搭載し、操作性が向上しました。さらに、ご要望の多かった受信メールの自動転送機能、未読・既読の切り替え機能も搭載しています。

よりきめ細かなセキュリティの実現と、管理者の負担を軽減できるよう管理機能も強化しています。
組織の事前設定機能では、発令予定の組織図を事前に作成し、発令日に自動反映することができます。大規模な組織異動や入退社の多い時期に活用いただくことで、管理者負担を大幅に軽減します。さらに、アプリケーションごとに利用ユーザーを設定できるようになりました。