こんにちは、ガルーンチームです。先週(11月9日-10日)開催された、サイボウズ最大のイベント「Cybozu Days 2016 東京」。今年は会場を幕張メッセに移し、期間も2日間に拡大。沢山のお客様にお越しいただきました。

ありがとうございました！

そんなCybozu Days東京のDay1で、ガルーンチーム総力を上げてお届けしたのが「俺たちのポータル」。ガルーンのポータル機能だけを70分語りつくすという、大変マニアックなセッションです。ポータルだけで70分もつのか？お客様は来てくださるのか？そんな不安を打ち消し、当日は多くのガルーンユーザー様にお越しいただきました。

ありがとうございました！

いや、幕張遠いよ！行けなかったよ！V〇wareカンファレンス行っちゃったよ！というそんなあなたのために！今回は「俺たちのポータル」の内容を3分で解説しちゃいます。

■3分すら惜しい人のためのざっくりまとめ

　・　ポータルはカスタマイズできます。

　・　情報共有の課題には、ポータル活用がお勧めです。

　・　ちょっとした工夫で、業務効率も上がります。

ポータルはカスタマイズできます

ポータルとはガルーンにログインしたときに最初に表示される画面のこと。「ポートレット」と呼ばれるパーツの組み合わせでできています。

ポートレットは表示場所を変えたり、表示する内容や順番をカスタマイズすることができます。また、HTMLポートレットやPHPポートレットを使えば、よりデザイン性の高いものや動的なポートレットを作ることもできます。

■参考情報

　・　ポータルのカスタマイズ方法 (クラウド版Garoonのマニュアルより)

　・　ポートレット開発の概要 (ユーザー会レポートより)

情報共有の課題には、ポータル活用がお勧めです

社内の情報共有について、こんな課題はないでしょうか

「早く言ってよ・・・！」

という某CMのようなこれらのシーン。実はポータルを工夫すれば防ぐことができます。

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例えばこちらは、各部からのお知らせ用の掲示板を、1画面にまとめたポータルです。

営業部の掲示板では最近の注目案件について報告したり、広報からは直近のニュースリリースを報告するなど、各部の活動を全社で共有することができます。所属部署以外でどのような活動をしているのか見えやすくなり、「同じ会社なのに知らなかった・・」という事態を防ぎます。

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また、こちらは営業メンバー用に特化したポータルです。

売上管理をしているシステムと連携し、日時の売上速報を表示させれば、最新の数字を常に見える化することができます。メール等で送るよりも、毎日目にするポータルに掲載する方が、社員の目に入りやすく、いざというときに探しやすい。必要な情報に迷わずアクセスすることができます。

ちょっとした工夫で、業務効率も上がります

ポータルのカスタマイズは全社ポータルだけの話ではありません。サイボウズ社員にポータルを見せてもらうと、自分専用の「Myポータル」を作っている人にしばしば出会います。例えば社内外でやりとりの多い営業の場合は

メッセージとメールのポートレットをポータル上部に配置し、見逃しがないようにしています。逆に「新着通知」ポートレットにはメッセージとメールは表示しないよう設定を変えています。また、通常ポータルに必須と思われるスケジュールはあえて配置していません。その理由は「スケジュールは朝に一度見れば十分。それよりメッセージやメールを見逃さない方が大事だから」とのこと。営業ならではの使い方です。

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一方社内業務が多い開発PMの場合は

一番目につく左上にTODOを配置。その下にスケジュールを「日」表示で配置しています。社内タスクや打合せが多いので、見落としがないようにしているのが分かります。また、一番上のアプリアイコンを非表示にして、画面を広く使っています。このように業務の特性に合わせて、Myポータルをカスタマイズすることができます。

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当日のセッションでは、この他にも様々ポータルの使い方や、サイボウズ社員のポータルカスタマイズ例をご紹介しました！講演中、メモを取られている方、スライドを写真に撮っていただいている方も多く、お客様の中にはその日の夜にカスタマイズに着手された方もいらっしゃったとか。ポータルカスタマイズに高い関心を持っていただいていることを、私たちも強く感じたセッションでした。

おわりに

ポータルのカスタマイズというと難しいように聞こえますが

　・　自分が良く見るものをポータルの一番見やすい位置に配置する

　・　不要な通知は表示させない

などを実行するだけでも仕事がしやすくなります。全社ポータルは管理者の方が設計しますが、Myポータルはユーザー自身でカスタマイズできます。まずは設定画面を開いて、いろいろと触ってみてください(Myポータルの追加方法はこちら)。このブログでも、ポータルの活用方法について今後も紹介していきたいと思いますのでお楽しみに！

■kintoneを使ったポータルの活用方法はこちら(過去のグループウェアNEWSより)

・【Garoon×kintone連携】秒速で分かる！行き先案内ポータルとは　

・【社内ポータル活用第2弾！】ガルーンとkintoneを連携して社員紹介ポータルを作ってみた

サイボウズ アシスタントプロダクトマネージャー　山本悠子