もう迷わない!グループウェア移行の進め方(3)データ移行編

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前回はグループウェアの移行プロセスにおける2つのポイント(「機能移行」と「データ移行」)のうち、「機能移行」における課題解決のひとつの方法として挙げられる「カスタマイズ」について、事例を交えながらご紹介しました。
今回は、「データ移行」について説明します。

まずはデータの優先度づけから

既存システムの利用頻度が高い場合や、利用期間が長い場合、社内のノウハウや法律上必要な申請情報などといった貴重なデータが、システム内に蓄積されていきます。それに比例して「データ移行」に対する重要度も高まります。第1回「検討編」で記載したとおり、異なる製品間でのデータ移行は難易度が高いケースが多く、コストやスケジュールへの影響が大きくなりがちです。
そこで、データ移行の検討を行う際は、既存システム内の「どのデータを移行するか」という優先度づけが現実的な移行を進める上で重要になってきます。データによっては、移行対象から除外したり、既存システム内に参照用として残すのみとするといった、「移行しない」選択肢が望ましい場合もあります。
ちなみに、サイボウズのグループウェア「ガルーン」に移行されたとあるお客様は、以下の方針でデータ移行を行いました。

1:専用の移行ツールを開発し、既存システムのファイル共有機能に保存された大量のファイルを、「ガルーン」のファイル管理に移行

2:既存のシステムと「ガルーン」を並行稼動させつつ移行。既存システムからデータは移行せず、新しく登録するデータはガルーンに入力

3:その他のデータについては移行しない

データ移行は5つのポイントに分けて進めよう

どのデータを移行するか決定した後は、既存システムのデータ出力の仕様、移行先システムのデータ入力の仕様を確認し、移行方針を決めていきます。
このプロセスを5つにわけてご紹介します。

スケジュール、掲示板といった機能単位でデータ出力・入力のインターフェースが存在し、データ出力・入力ができる事を確認します。製品によっては一部の機能しかインターフェースがなく、移行ができないケースもあります。

インターフェースの利用方法にも種類がありますので、確認が必要です。
・ブラウザーや、クライアントソフトウェアからデータの入出力を実施
・コマンドラインプログラムからデータの入出力を実施
・APIが公開され、プログラムを開発してデータの入出力を実施
作業の自動化が可能な場合もありますが、難しい場合は手動での作業が求められます。

インターフェースの使い方を確認した後は、出力できる項目と入力できる項目の対応づけを行います。既存システムからデータを出力できても、移行先システムに取り込めない場合や、その逆もありえます。例えば「既存システムからは掲示板のタイトル・本文・作成者の情報を出力できるが、移行先システムには作成者を取り込めない」という事態が考えられます。
また、データの形式(CSV、XML、JSON等)やデータフォーマット(項目の並び順)が異なる場合は変換処理も必要になります。データ量・項目量が少なく、並び順を変えるぐらいであればExcel等を使って手作業で加工する事もできますが、データ量が膨大な場合や、仕様の違いから複雑な変換処理が求められる場合は、変換用のプログラムの開発も必要になります。

移行するデータ量は、移行作業の時間に影響します。データ量が少ない場合は、手作業で移行先のシステムに取り込めるケースもあります。しかし、データ量が多く手作業での移行が現実的でない場合は、移行先システムへ取り込める専用プログラムを開発して対応します。

データをユーザー単位での出力か、まとまった単位(全ユーザー一括、組織ごとに一括等)で出力できるか確認します。一括で出力ができない場合、ユーザー自身にデータ出力作業を依頼するか、ユーザーのアカウントを使って代理で作業するなど手間が増える場合があります。

ちなみにサイボウズ製品の場合は、各製品でデータ出力・入力のインターフェースを搭載し、データ移行にも対応しやすくなっています。
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※詳細は各製品・サービスのドキュメントをご確認下さい
■APIドキュメント
 ・ガルーン
 ・kintone
   
■マニュアル(ブラウザー経由、コマンドラインインターフェース)
 https://manual.cybozu.co.jp/
 https://help.cybozu.com/ja/k/index.html

上記のポイントを確認し、移行方針を決めていきましょう。
データ移行は非常に難しい作業ですが、今回の解説を参考にして、みなさまにスムーズに移行を進めていただきたいと思います。
サイボウズ製品の移行を検討されている場合は、まずはサイボウズへお問い合わせください。

サイボウズ システムコンサルタント 浅賀功次