社内で「案件情報」「顧客情報」「プロジェクトのタスク表」「見積書」「依頼書」などの情報を管理することになった時、とりあえずExcelで作成する方が多く、ファイルサーバーを覗いてみるとExcelの洪水になっている・・・ということに、心当たりはありませんか。

情報やデータを管理する時に、「とりあえずExcelで・・・」となってしまいがちなExcelですが、円滑な業務進行を阻害するリスクが潜んでいます。Excelの4つの問題点と情報システム部門ができる課題解決をひとつずつ見ていきましょう。

1.引き継ぎができない

Excelに詳しい前任者が作成したとても便利なマクロ。前任者は異動で他の部署へ。
Excelは便利なのでそのまま活用しているのは問題ありませんが、法律の改正などにより修正しなければならない部分が出てきた時に、後任の担当者が解読ができず困ることがあります。
個人のスキルに依存してしまい、業務に必要な引き継ぎができないとユーザー部門から情報システム部門へのお問合せはありませんか。

2.経緯がわからない

例えば新入社員が過去の案件管理のExcelを見てた時に、特価対応をしたという「結果」はわかっても、その「経緯」がExcelを見ただけではわからないという課題があります。
やりとりや経緯こそが大切なのに、そのやりとりが個人のメールや口頭ベースで見えないところにあったり残っていなかったりするという課題はありませんか。

3.共有がされていない

例えば、業務に必要な集計のExcelを担当者が作成、共有する必要がなく、自分だけで完結する仕事だからとローカルファイルにしか保存していなかったり、共有していてもファイルサーバーに無造作に保存され、どれが最新版のデータであるかわからなくて困っているという声を聞きませんか。

また、担当者が休んだり、突然の異動により引き継ぎがきちんとされていなかった場合も、そのExcelが業務にとって必要な情報であればあるほど困ることになり、企業にとっても大きな損失になる可能性があります。

4.システム部門でガバナンスがきかない

Excelの運用は各部署に任せることが多く、なかなか全社での統制がしにくいツールです。とは言っても、細かな運用までシステム部門で全て管理するのはとても大変なので、ついつい各部署や個人に任せたExcelの運用になっていませんか。

最低限統制に必要であることはシステム部門で行い、運用は各部署に任せることができる。そんなシステムが大企業にとって安心であり、求められるものであるのではないでしょうか。

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このように大企業においても数々の課題を引き起こしているExcel。
クラウドサービスが多く存在する現在は、扱う情報と利用するシーンに応じてExcelだけではなく様々なツールが選べるようになりました。
無理にExcelを使ったり、なんでもExcelで作りこむ必要はないのです。

以前は、ユーザー部門で部門用にシステムが欲しくても専門知識や技術面・費用面からシステム構築はなかなか困難でした。しかし、今は導入はシステム部門が行い、専門知識が無くても部門の業務担当者が運用を行うことも可能です。これならシステム部門でガバナンスをきかせつつも、負担なく安全で便利に運用することができます。

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サイボウズの業務改善プラットフォームである「kintone」は、導入からアプリケーションの構築までも、専門知識がなくても部門の担当者がExcelを作るように気軽で簡単に行うことができるクラウドサービスです。

Excelで管理していたような情報を「kintone」で簡単に共有することができ、Excelで問題となっていた点も以下のように解決できます。

その他にも、日英中の多言語対応やスマートフォンやタブレットからのアクセスもでき、大手企業での活用に欠かせない機能を多数兼ね備えています。大手企業でExcelの置き換えツールとして「kintone」に乗り換えていただいた例も数多くあります。
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ぜひ一度「kintone」の操作性や使用感をお試しください。

■Excel乗り換えをされた事例：アパレル通信販売　株式会社ベルーナ様

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サイボウズ ガルーン アシスタントプロダクトマネージャー　小原