こんにちは、ガルーンプロモーションチームです。冬はこたつでみかん。最近は様々な種類がありますよね。私のおススメは愛媛のデコポンです。甘くて果汁たっぷり！とっても美味しいので食べたことがない方はぜひお試しを。

さて、社内ポータル活用、3回目のテーマは社内報です。

社員のこと、対外的な活動などを全社に紹介する社内報。毎号頑張って紙面を作っている社内報担当者が持つ共通の悩み、それは

　見てくれない

そして

　ネタがない

ではないでしょうか。

今回はそんな社内報の2大お悩みを解決するポータルをご紹介します。

「社内報ポータル」を作ってみた

社内報は、紙で配ったり、pdfファイルをメールで配信している方が多いと思います。しかしせっかくガルーンにはポータルがあるので、社内報もポータルで作ってみましょう。こんな感じ。

HTMLポートレットを使って作りました。紙で作った社内報を画像として貼り付け・・・ではなく、HTML/CSSで社内報のようなデザインに仕立てています。

　→HTMLポートレットの作り方を見る　(クラウド版Garoonマニュアル)

「見てくれない」　を解決する

紙で配るとすぐ捨てられてしまう、メールで配信しても他のメールに埋もれて読まれない。社員に情報を届けるって、本当に難しいですよね。

「なんで見てくれないんだろう・・・」

紙もメールも、どんどんと新しいものが流れてくる、いわゆる「フロー」な情報です。届いた瞬間目に入らなければ、すぐに新しい情報に流されてしまいます。一方ガルーンのポータルはいつでもすぐに見つけられる「ストック」な情報。社員の目に留まりやすくなります。

ガルーンにログイン後、すぐに目に入るポータルに社内報を置いておけば、

「見てないよー」

「そんなの来てたっけ？」

という声を減らすことができそうです。

「ネタがない」を解決する

今回作成した社内報ポータルの大きな特徴は、記事の内容をkintoneアプリやガルーンの掲示板から取得しているところです。HTMLポートレットにベタ打ちするよりも、編集が簡単、かつポータルの管理権限を持っていない人でも編集することができるところがポイントです。

例えば各部に1人ずつ編集担当者をおき、ガルーンの掲示板やkintoneアプリで記事を直接書いてもらえば、1人1人の負担が少なくなります。

また、ガルーンなら社内報の感想やコメントを掲示板に書き込んだり、「いいね」ボタン(リアクション機能)で共感を集めたりすることで、読んだ人との双方向のコミュニケーションにもつながります。自分の部のニュースは自分で書く、見た人は発信された情報に意見を述べる。このような文化が根付けば、社内の風通しも良くなりそうです。

どうやって作るの？

今回のサンプルプログラムは「cybozu developer network」に掲載しています。

　→作り方を見る　※

掲載しているサンプルでは、情報取得元を

　・ガルーンの掲示板本文

　・ガルーンの掲示板のコメント

　・kintoneアプリ

と、記事ごとに複数設定していますが、環境に合わせて、どれかに統一する方が運用しやすいと思います。社内報ポータル、ぜひ試してみてください！

※リンク先に記載のサンプルコードは Internet Explorer、Edgeでは動作しません。 Internet Explorer、Edge以外のブラウザでご利用ください。

サイボウズ アシスタントプロダクトマネージャー　ユウコ