あけましておめでとうございます。Garoonプロモーションチームです。

今回は新しい年度のはじまりや、新入社員が入社する春頃に役に立ちそうな、社内ポータルのTipsをご紹介いたします。コードのコピペすら不要。Garoonの機能をポチポチとクリックし、サンプルファイルを読み込むだけで作成できます。

あの情報はどこを確認すればわかるの？

・社内のどこかにあるのは知っている、でもどこにあるんだっけ？

・社内の誰かが知っている、でも誰に聞いたらよいのかな？

こんなことありませんか...？

もちろん、検索をしてドンピシャな結果が得られればそれが一番です。しかし、社内の情報は膨大で、業務ごとにシステムに分かれていることもしばしば。検索する側の単語や記憶があいまいな状態で、すぐにドンピシャな結果に辿り着くことが難しかったりします。

特に新しく入社された方や、異動により業務の内容が変わった方にとって、必要な情報がどこにあるかをキチンと示してくれる社内ポータルはとても重要です。

まずは、実際に非常にうまく運用されているお客様、株式会社池田模範堂様の事例を見てみましょう。

株式会社池田模範堂 様の「社内手続きMAP」

"何か困ったら、まずポータルから社内手続きMAPを確認するという習慣を定着させることができ、総務経理課にかかってくる電話もほとんどなくなった"（株式会社池田模範堂）

また、以前公開した記事、秒速で分かる！「行き先案内ポータル」とはでは、Garoonとkintoneを連携させた社内ポータルの作成・活用法についてご紹介しました。

秒速で分かる！「行き先案内ポータル」

"物品購入申請や交通費の精算フォーム画面、FAQへのリンクを視覚的に分かりやすく作成することで、ユーザーが帳票を探す手間を大幅に省くことが可能です。"

つくりたいけど自分にはちょっとむずかしそう...そう思った方ちょっと待って！

今回はシンプルなポータルをつくるため、すでにほぼ完成された状態のHTMLポートレットをご紹介します。Garoon を既にご利用中のユーザーさんであれば、Garoonの機能を使ってクリック操作のみで自社の環境に適用して試すことができます。

こちらが今回ご紹介するポートレットのイメージです。

実際に Garoon のポータルに設置するとこんな感じになります。

いかがでしょうか？

シンプルですが、どこにどんな情報があるのかがキチンとまとめて表示できます。このポータルにアクセスすれば、新しいユーザーも迷うことが少なくなるはず。情シスへの問い合わせも減らせるでしょう。

では、実際の設定手順を見てみましょう。

設定手順

Garoon にはポータルに設置できるポートレットの 書き出し／読み込み 機能が標準で搭載されています。

つまり、既に作成されたポートレットであれば 書き出し／読み込み 機能を使うことにより、あっという間に自社の環境につくることができるんです。

⓪【事前準備】

書き出したHTMLポートレットのファイルが下記にありますので必ず右クリックしていただき「名前を付けて保存」を選択してダウンロードしてください。

simple_compass1.xml

※本HTMLは Garoon の製品内部で利用する場合のみ利用を許可致します。

①　Garoon のシステム管理画面にログインしてください。

※管理権限が必要になります。管理権限が無い場合、「個人設定」のポータル設定から Myポータル としてつくることができます。

②　システム管理 > 各アプリケーションの管理 > ポータル に移動し「ファイルからの読み込み」をクリックします。

③ 「HTMLポートレットの読み込み」をクリックします。

④ 「参照」をクリックし、【準備】でダウンロードしたファイル " simple_compass1.xml " を選択し、「読み込み」をクリックします。

⑤ システム管理画面 > 各アプリケーションの管理 > ポータル に移動し「HTMLポートレット」をクリックすると、 SimpleCompass というポートレットが追加されています。

⑥ 無事に追加されたら、「表示を確認する」をクリックして正常に表示されるか確認してみましょう。

　 正常に表示されたら「変更する」をクリックして、実際の利用環境に合わせて文言やリンク先などを編集してお使いください。

※HTMLの構造を崩さないようご注意ください。サイボウズではHTMLの記述に関してのサポートは実施しておりません。何卒ご了承ください。

⑦ あとはお好きなポータルに設置すれば完成です！（お疲れ様でした）

今回はシンプルかつ、ポートレットの 読み込み／書き出し 機能を利用したHTMLポートレットの作り方をご紹介しました。
HTMLが書ける人は読み込んだ後に自由に編集していただき、より使いやすく自分好みにカスタマイズしてみてください。

※本HTMLは Garoon の製品内部で利用する場合のみ利用を許可致します。

おわりに

いかがでしたでしょうか？

ポータルに限らず、利用者目線をもって、少しでもわかりやすく・使いやすい工夫をするだけで、システムの利用率や満足度は大きく変わってきます。
システムをちゃんと使ってもらえれば、情報システム部門への無駄な問い合わせも減り、お互い幸せになれますね。

サイボウズ Garoon ビジネスプロダクトマネージャー　イケダ