「ガルキン」連携・併用の基本を解説！ - Garoonプロダクトマネージャー突撃セッション！Cybozu Days レポート
2020.12.23
こんにちは。Garoonマーケティングチームです。
これまで計2回、Cybozu Days 2020 大阪のセッション「Garoon管理者にもユーザーにも聞いて欲しい 機能と事例の最新情報から社内浸透のコツ」の模様をお届けしてきました。最終回は「ガルキン連携」とも呼ばれるGaroonとkintoneの連携についてご紹介。当日取り上げられなかった質問も含めて解説します。
目次
- Garoonとkintoneの標準連携でできることは？
- カスタマイズをするとどんなことができますか？
- 申請を電子化したいです。Garoonのワークフローとkintoneのプロセス管理、どちらがいいでしょうか？
Q. Garoonとkintoneの標準連携でできることは？
標準連携では4つのことができます。
- スケジュール連携：Garoonに登録した予定と、kintoneのアプリで管理している情報を紐づけられます。
- ポータル連携：kintoneで作成したグラフや表を表示し、ダッシュボードのように利用できます。
- スペース連携：スペース内でkintoneアプリを閲覧できます。
- ユーザー情報連携：ユーザー情報は共通管理です。
それぞれの詳細はGaroonの製品サイトのkintone連携ページでご紹介しています。
Q. カスタマイズをするとどんなことができますか？
たとえば、Garoon上の情報を保管するデータベースとしてkintoneを利用できます。
使用例
- Garoon スケジュールの予定の詳細をkintoneにワンクリックで転記し、簡易SFAとして使用
- Garoon ワークフローで承認された申請をkintoneのアプリで管理し、データを二次利用
ガルキン連携のカスタマイズについては、同じく大阪で行ったセッション「kintone連携にテレビ会議連携にカスタマイズまで グループウェアの可能性に再注目！」でもご紹介しました。セッションの様子は「営業支援系カスタマイズ王道3選 - Cybozu Days レポート」もご覧ください。
また、製品サイトのkintone連携カスタマイズ一覧にも連携カスタマイズをまとめて掲載しています。
Q. 申請を電子化したいです。Garoonのワークフローとkintoneのプロセス管理、どちらがよいですか？
両者では申請経路設定の部分が大きく異なるため、利用シーンに応じた使い分けをおすすめします。
Garoonはログインユーザーに応じた上長設定や申請の取り下げ・差し戻しが標準機能として搭載されており、申請経路のメンテナンス工数は少ないです。申請経路の使いまわしもできます。社内のハンコリレーを手軽に電子化したい場合におすすめです。
kintoneのプロセス管理では、作業担当者と作業内容を細かく設定できます。「どの状態（ステータス）で、誰（作業者）が、何をする（アクション）か」を細かく設定すれば、複雑な業務フローでも電子化できます。タスク管理やクレーム処理におすすめです。
利用シーン①：情シスに提出されたパソコンの修理依頼申請について、担当者がそれを引き取って作業し、作業完了の連絡を依頼者にする
Garoonの場合、申請を承認した人を作業担当者として扱うとしても、作業完了の連絡はメッセージなど、別のアプリケーションで別途行う必要があります。
kintoneの場合、アクションや通知の設定を工夫すれば「依頼を引き受けて作業担当者になる」「作業担当者が作業完了を知らせる」といったやりとりをそれぞれワンクリックで、かつ同じレコード上で行えます。
利用シーン②：旅費申請を提出してログインユーザーの上長・本部長・経理に承認してもらう
kintoneで差し戻しや却下も含めた承認フローを整備したい場合、ステータスごとに分岐を設定する必要があります。また承認者の自動入力を行いたい場合、ユーザー情報のカスタマイズをしたり、別アプリを利用した承認ルートの設定をルックアップで取得したりと、複雑な構成になります。
一方Garoonの場合、差し戻しや申請者による取消を一つ一つ設定する必要はありません。上長設定をオンにすればログインユーザーの上長が自動的に承認者に割り当てられます。
Garoon ワークフローとkintoneのプロセス管理、それぞれの強みを生かしてぜひご活用ください。
以上、セッション「Garoon管理者にもユーザーにも聞いて欲しい 機能と事例の最新情報から社内浸透のコツ」の内容をお届けしました。前回、前々回の記事は下記からご覧ください。
①：テレワークでGaroonの使い方は変わった？ - Garoonプロダクトマネージャー突撃セッション！Cybozu Days レポート
②：Garoonを社内に浸透させるには？ - Garoonプロダクトマネージャー突撃セッション！Cybozu Days レポート
Garoon マーケティングチーム
