企業向けの業務基盤として長い間利用されてきたIBM Notes/Domino（以下、Notes）ですが、現状のビジネスシーンに合わなくなってきている部分が少なからず存在しています。そんなNotes運用の課題を解決するために役立つのが「サイボウズ ガルーン（以下、ガルーン）」です。Notesにおける7つの課題について紐解いていきながら、その解決策となる「ガルーン」のメリットを連載形式でお伝えしていきます。第一回目では、最近よく要望が寄せられる、Notesのモバイル利用について見ていきます。

グループウェアを多様な利用シーンで使いたいという要望、ありませんか？

モバイル対応を前提に作られていないNotesの限界

スマートフォンやタブレットなどのスマートデバイスが広く普及し、メールチェックやスケジュール確認などにスマートデバイスを利用することは、もはや一般的といえるでしょう。移動中の電車内や客先など外出先から社内の情報にアクセスするだけでなく、自宅などオフィス外で仕事が継続できる環境を整えることでワークスタイル変革を実現している企業も増えています。最近では大きな災害も発生するなど、企業におけるBCP対策は急務となっており、事業継続の視点で考えても、いつでもどこからでも社内の情報に安全かつ手軽にアクセスできる環境づくりは、ビジネスの生命線ともなってきています。だからこそ、多様な利用シーンで手軽に情報へアクセスできる基盤を整備しておく必要があるのです。

どこからでも、どんなデバイスからもアクセスできるクラウド版「ガルーン」

○Notesの場合、モバイルアプリケーション開発を個別で行うことが必要に

情報共有や業務インフラの基盤としてNotesを利用している企業の場合、スマートデバイス対応は個別に行う必要があります。標準で提供されているものとしては、メールやカレンダー、連絡先にアクセスできるデータ同期型の「IBM Notes Traveler」を利用する方法や、ブラウザーからのアクセスを可能にする「iNotes ウルトラライトモード」などを利用する方法があります。 ただし、すべての機能が利用できるわけではなく、限定された情報へのアクセスとなるため、業務によってはNotesと連携するためのモバイルアプリケーション開発を個別に行う必要があります。最近ではWeb技術をパーツ化した開発設計要素「XPages」などを用いて開発することで、モバイルアプリケーション開発の生産性を高めることが可能になっています。ほかにも、サードパーティが提供しているパッケージやサービスを利用することでモバイル対応が可能になります。当然ながら古いNotesのバージョンではスマートデバイス対応が難しいため、新たなものにバージョンアップする必要があります。

グループウェアにかかるコスト比較―中野製薬様の例

このように、もともとスマートデバイスでの活用を前提に開発されているわけではないNotesだけに、必要な機能のモバイル対応を進めようとしても、機能によっては多くの手間と時間が必要です。個別のサービスを利用すれば対応することは可能ですが、将来のバージョンアップや拡張性を考えると、モバイルシフトが進むIT環境を念頭に置きながら、新たな仕組みへの展開を検討すべき時にきているのです。

スマートデバイスに柔軟対応可能な「ガルーン」

大企業向けの業務基盤としてパッケージ化された「ガルーン」は、パッケージとしてブラウザーに標準対応しており、スマートデバイスであってもブラウザーを経由して社内のインフラへ柔軟にアクセス可能です。スケジュールのみならず、掲示板や「ガルーン」上で管理されているファイル情報、ToDoリストなど様々な機能をスマートデバイスから活用できるようになります。また、申請承認業務に利用されるワークフロー機能が社外からでも利用できるため、申請や承認業務のためだけにオフィスに戻らなくても済みます。なお、ガルーンではスマートフォン専用画面も用意されており、スマートフォン利用に最適なUIでメールチェックやスケジュール確認を行うことが可能になります。

タブレット、スマートフォンでも快適な操作性を保てる「ガルーン」

○クラウド環境、オンプレミス環境のどちらでも安全性を確保したままスマートデバイスからのアクセスが可能に

クラウド環境で利用する場合には、信頼性の高いクラウド基盤であるcybozu.comが利用でき、複数の認証プロセスによる高度なセキュリティを実装しながら、障害の自動検知・回復やデータの4重バックアップ体制など様々な形で貴重な情報資産を守ることが可能です。また、オンプレミス環境であっても安全性を確保したまま簡単にスマートデバイスからアクセス可能な「サイボウズ リモートサービス」を提供しています。社内LANのセキュリティ環境を変えることなく、社内LAN内にあるサイボウズ製品やその他のWebシステムへアクセスできるネットワーク環境を整備することが可能です。これは、スマートフォンだけでなく、パソコンや携帯電話などインターネットに接続できるブラウザーを持ったデバイスであれば利用可能です。

○リモートサービスを活用すれば、VPN環境を構築する必要がありません

自社でVPN環境を構築することも可能ですが、VPN装置の設置だけでなく、ネットワークの専門知識が必要になり、かつ運用場面ではファイアウォールを含めた厳重なアクセス管理が求められます。社内の情報システム部門に余裕があれば問題ありませんが、昨今では少人数で社内のインフラ管理を行わざるを得ないケースも多く、できればモバイルアクセス部分は外部に任せてしまいたいところでしょう。 「サイボウズ リモートサービス」を活用すれば、デバイスを意識することなく、自社の環境に応じて、安全に社内の情報が活用できる仕組みが構築できます。

ネットワークの専門知識がなくても、簡単にセキュアな環境での外部アクセスを実現

○万が一の場合に役立つ「セキュアアクセス」オプション

よりセキュリティレベルを高めたい場合は、デバイスに対してクライアント証明書を発行し、IDと証明書の有無によってアクセスできる人を限定することも可能です。オプションの「セキュアアクセス」を利用すれば、クライアント証明書によって本人が持つデバイス以外の不正なアクセスを防止するだけでなく、デバイスを紛失した際には証明書の無効化によって紛失したデバイスからのアクセスを受け付けないようにすることも。情報漏えいリスクの回避にも役立ちます。

まとめ

Notesが社内の業務基盤として活躍していることは間違いありませんが、これからの時代を考えると、新たな環境へ移行していくことが求められるでしょう。その選択肢の1つとして、「ガルーン」を検討されてみてはいかがでしょうか。

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てんとまる社 酒井 洋和