こんにちは、ガルーンプロモーションチームです。スーパーに行くと、菜の花、新じゃが、新玉ねぎが並んでいて、そろそろ春だなあと感じるこの頃です。

さて、社内ポータル活用、4回目のテーマは「社内のことを知る」です。

意外と知らない社内のこと

自分の仕事のことや同じチームの人のことは分かる。でも普段かかわりの少ない部署の人と打合せをすると

「この略語はなんのことだろう」

「この人初めて話すなあ、普段どんな仕事をしているんだろう」

などなど、意外と知らないことがあることに気づきませんか。社内の情報をエクセルなどでまとめている場合もあると思いますが、なかなか普段は見る機会は少ないもの。いざ調べたいときにはどこにあるか分からなくなってしまった・・・という経験をした方もいらっしゃると思います。

＜これはなんの略語だろう・・・そう思っているうちに話が進んでしまうことありますよね＞

社内の知識を幅広く身に着けるにはどうしたら良いでしょうか。今回はkintoneとGaroonのポータルで解決策を探ってみます。

まずは社内の情報をkintoneに集めよう

まずは、社員紹介や社内用語などの情報を一か所にまとめましょう。エクセルでも良いですが、ここはぜひkintoneで！項目の作成が簡単だし、どこからでもアクセスできるので社内での共有がしやすくなります。例えば社員紹介ならこんな感じ

名前、写真、自己紹介だけでも十分。仕事の得意分野や、趣味を書けば、話しかけるきっかけにもできそうです。

また、社内用語もkintoneでアプリを作り、単語ごとにレコードを追加していくと便利です。ちなみに、サイボウズでは社内用語を貯めておく「Bozupedia」というアプリがあります。

＜カフェ部の活動が気になります・・＞

会議室の名前から、社員のあだ名、IT用語まで幅広くカバーしており、新人や中途社員にとってなくてはならないアプリになっています。

毎日目に入る仕組みをポータルで作ろう

kintoneで社員紹介や社内用語アプリを作っても、他の社員が見てくれなければ作った人が報われません。ここで(ようやく)ポータルの出番です！HTMLポートレットを使って、Garoonのポータルに社員紹介や社内用語アプリを表示させてみます。こんな感じ。

スケジュールや最新情報などと同じポータルに、これらのアプリを表示させれば、日々の業務の中でおのずと目に入ります。表示されているレコードは、ランダムに入れ替わるようにすることもできます。企業ブログなどの外部向けのサイトを表示させても良いですね。

スケジュールを確認したとき、通知を見たとき、ついでに目に入る社員紹介や社内用語。

　「最近こんな人入ったんだ。」

　「開発が良く言ってる○○ってそういう意味だったのか」

こんな感じに新しい発見が日々生まれるはず！この他にも、資格試験の例題アプリを作って表示させれば試験対策にもなるし、お客様の声アプリを表示させれば、バックオフィスメンバーがお客様のことを知るきっかけにもできます。いろんな応用ができそうですね。

詳しい作り方はこちら！

今回ご紹介したポートレットは、cybozu developer networkにサンプルプログラムを掲載しています。ぜひご利用中のGaroonの環境で試してみてください。

→社員紹介ポートレットの作り方を見る

→社内用語ポートレットの作り方を見る

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サイボウズ アシスタントプロダクトマネージャー　ユウコ